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中小企业声明函

一、中小企业声明函的核心定义与作用

中小企业声明函，是指中小企业（或其授权代表）就特定事实、法律关系、商业意图或立场，向特定对象或不特定公众作出的正式书面陈述。其核心作用在于：

*澄清事实，消除误解：针对市场流言、不实信息或合作中可能产生的歧义，通过声明函进行权威澄清，以正视听。

*规范合作，明确权责：在商业合作中，对合同未尽事宜、特殊约定或需特别强调的权利义务关系进行补充声明，避免后续纠纷。

*保护权益，防范风险：在面临侵权指控、不合理要求或可能损害企业利益的情况时，通过声明函表明立场，警示相关方，维护自身合法权益。

*传递信息，树立形象：就企业战略调整、重要决策或社会责任等事项发布声明，向外界传递积极信号，塑造良好企业形象。

二、中小企业声明函的常见应用场景

声明函的应用场景广泛，中小企业在运营过程中可能遇到以下几种典型情况：

*澄清类声明：如针对产品质量谣言、企业经营状况不实报道、员工不当言论的澄清。

*规范类声明：如对经销商行为规范的声明、对特定服务条款的解释与强调、对知识产权保护的声明。

*告知类声明：如企业名称变更、地址搬迁、联系方式更新、重要人事变动的告知。

*维权类声明：如针对不正当竞争行为的警告、针对商标侵权的声明、针对合同违约的严正声明。

*合作类声明：如与某方终止合作的声明、建立战略合作伙伴关系的联合声明（若适用）。

三、撰写中小企业声明函的关键要素与注意事项

一份有效的声明函，需在内容与形式上均做到专业、严谨。以下是撰写时需重点关注的要素：

1.明确的声明主体：

*清晰列明声明方的全称，并加盖企业公章。若由授权代表签署，需同时注明授权代表的姓名、职务及授权范围。

*确保声明主体具有合法的民事行为能力和相应的权利。

2.清晰的声明事由：

*在声明函开头，应简明扼要地说明发出本声明的背景、目的和针对的具体事项。避免模糊不清或让人产生歧义。

3.客观的事实陈述：

*基于客观事实进行陈述，避免主观臆断、夸大其词或情绪化表达。

*关键事实应准确无误，必要时可附上相关证据材料作为支撑（或在声明中注明可提供）。

4.鲜明的声明立场：

*针对声明事由，明确表达企业的立场、观点、要求或承诺。态度应坚定、明确，避免模棱两可。

*例如，“本公司严正声明...”、“本公司特此澄清...”、“本公司郑重承诺...”等。

5.合法的声明依据：

*声明的内容和主张应符合国家法律法规、行业规范及企业内部规章制度。如有必要，可引用相关法律条文或合同条款作为依据。

6.规范的格式与语言：

*格式：通常包括标题（如“声明函”、“严正声明”）、称谓（致送对象，如“各合作伙伴”、“社会各界朋友”、“尊敬的客户”等，若面向公众可省略或泛化）、正文（事由、事实、立场、要求等）、落款（声明方全称、公章、日期）。

*语言：应使用规范、正式的书面语言，逻辑清晰，措辞精准、简练、庄重。避免使用口语化、戏谑性或攻击性词语。

7.必要的法律审查：

*对于涉及重大权益、可能引发法律风险或复杂法律问题的声明函，建议在发出前咨询法律顾问或专业律师的意见，确保内容合法合规，最大限度降低风险。

8.审慎的发布与送达：

*根据声明的目的和对象，选择合适的发布渠道（如企业官网、官方公众号、合作媒体、指定函件等）。

*若为特定对象，建议采用可追溯的送达方式（如快递签收、邮件送达并要求回执）。

四、中小企业声明函的撰写框架参考

以下提供一个通用的声明函撰写框架，企业可根据具体情况进行调整和填充：

标题：关于[具体事由]的声明函(或：严正声明/澄清声明等)

称谓：[致：XX公司/各合作伙伴/社会各界朋友/尊敬的客户等，根据实际情况选择或省略]

正文：

*引言/背景：简述为何发出本声明。例如：“近期，本公司关注到关于[具体事项]的相关信息/报道/传言，为澄清事实，维护正常的商业秩序/本公司合法权益，特作如下声明：”或“为规范[某行为]，明确双方权利义务，本公司现就[合作事项]声明如下：”

*事实陈述：客观、准确地陈述相关事实经过或背景情况。

*核心声明内容/立场：清晰、明确地表达企业的核心观点、立场、要求或承诺。这部分是声明函的灵魂，应分点阐述（若内容较多），逻辑清晰。

*例如：“一、本公司严正声明，所谓‘[谣言内容]’纯属不实信息，与事实严重不符。”

*例如：“二、本公司始终坚持[某种原则/标准]，并已采取[具体措施]确保[某事项]的合规性。”

*例如：“三、对于任何捏造、散布虚假信息，损害本公司名誉及合法权益的行为，本公司保留追究