会议管理议程及执行情况反馈表单.docVIP

会议管理议程及执行情况反馈表单工具模板

一、适用范围与场景

本工具模板适用于企业、团队或组织各类会议的规范化管理，包括但不限于：

常规例会：如周例会、月度总结会、季度规划会，用于同步工作进展、明确阶段性目标；

专项会议：如项目启动会、问题研讨会、跨部门协调会，聚焦特定议题的讨论与决策；

临时会议：如突发事项处理会、紧急任务部署会，保证快速响应与高效执行。

通过标准化议程设计与执行反馈，可提升会议效率、明确责任分工、推动问题解决，同时为后续工作复盘与改进提供依据。

二、使用步骤详解

1.会前准备：明确目标与框架

第一步：确定会议核心目标

根据会议类型（如决策型、沟通型、执行型），明确本次会议需达成的具体结果（如“确定项目方案”“解决问题”“分配任务”），避免目标模糊导致会议偏离方向。

第二步：制定详细议程

围绕核心目标，梳理会议议题，按优先级排序，明确每个议题的讨论重点、预计时长及负责人。议程需提前至少1天发送至参会人员，保证大家有充足时间准备。

第三步：分配会务任务

指定专人负责会议记录（需记录关键讨论、决策结果、行动项）、时间控制（提醒各议题按时推进）及材料准备（如数据报表、方案文档等）。

第四步：通知参会人员

通过邮件、即时通讯工具等渠道发送会议通知，包含会议时间、地点（或线上会议）、议程、参会人员名单及需提前准备的资料，保证相关人员准时参与。

2.会中执行：聚焦讨论与行动

第一步：开场与议程确认

主持人开场时重申会议目标及议程，征求参会人员对议程调整的意见（如需），保证大家对会议内容达成共识。

第二步：按议程推进讨论

各议题负责人引导讨论，鼓励参会人员充分发表意见，避免跑题或长时间争论。记录员实时记录关键信息（如不同观点、决策依据、待解决问题），控制员关注时间进度，必要时提醒“剩余5分钟”。

第三步：明确行动项

每个议题讨论结束后，需明确“做什么（任务内容）”“谁负责（责任人）”“何时完成（截止时间）”“交付标准（成果形式）”，避免责任模糊。例如：“完成客户需求调研报告——*主管——2024年X月X日前——提交PDF版报告及数据汇总表”。

第四步：总结与闭会

主持人总结会议成果（已达成共识的决策、需推进的行动项），明确下次会议时间（如需），感谢参会人员参与。

3.会后反馈：跟踪与复盘

第一步：整理会议记录

会议结束后24小时内，记录员整理会议纪要，内容包括：会议基本信息、各议题讨论摘要、决策结果、行动项（含责任人、截止时间），并发送给所有参会人员确认。

第二步：填写执行情况反馈表

参会人员根据分工，在行动项截止时间后1-2天内，通过反馈表提交执行情况，包括：任务完成度（100%/80%/未完成）、遇到的问题、需要的支持及改进建议。

第三步：跟踪与催办

会议组织者（如项目经理/行政人员）每周汇总行动项执行进度，对逾期未完成的任务及时与责任人沟通，协调资源解决障碍，保证任务落地。

第四步：复盘与优化

定期（如每月）回顾会议执行情况，分析高频问题（如“议程超时”“行动项未闭环”），优化会议流程或模板，持续提升会议管理效率。

三、模板表单结构

1.会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：项目周例会

会议时间

2024年X月X日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A（或腾讯会议号：X–）

主持人

*经理

参会人员

主管、专员、同事、助理

记录人

*助理

会议主题

同步项目当前进展，协调下一阶段资源分配

2.会议议程安排表

序号

议题

负责人

计划时间

实际时间

完成情况（□已完成□进行中□未开始）

备注（关键讨论/决策）

1

项目进度汇报

*主管

14:00-14:30

14:00-14:25

□已完成

当前完成60%，需增加2名开发人员支持

2

客户需求变更讨论

*专员

14:30-15:00

14:25-15:10

□进行中

需进一步确认客户核心需求，3日内反馈

3

资源分配方案确定

*经理

15:00-15:30

15:10-15:40

□已完成

同意增派1名测试人员，下周到位

4

下周工作计划同步

*同事

15:30-16:00

15:40-15:55

□未开始

需结合客户需求变更结果调整

3.执行情况反馈表

行动项内容

责任人

截止时间

完成情况（□100%□80%以下□未完成）

执行结果简述（如“完成报告初稿，待客户确认需求细节”）

遇到的问题

需要的支持/改进建议

客户需求调研报告

*专员

2024-4-10

□80%以下

完成80%，客户反馈部分需求需进一步明确

客户对接人出差，延迟沟通

建议提前与客户预约固定沟通时间

开发人员需求提报

*主管

2024-4-12

□100%

提报3名开发人员名单，符合项目进度要求

无

无

测试人员到岗协调

*经理

2024-4-15

□未完成