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公文写作中的“读者思维”

引言

公文作为党政机关、企事业单位传递政策、部署工作、沟通信息的重要工具，其核心价值在于“有效传递”。然而，现实中不少公文存在“自说自话”的现象：或是语言晦涩难懂，让基层工作人员反复研读仍不得要领；或是信息冗余杂乱，关键要求被淹没在长篇大论中；或是脱离实际需求，上级文件与下级执行场景严重脱节。这些问题的根源，往往在于写作者忽视了一个最基本的逻辑——公文的最终指向是“读者”。所谓“读者思维”，即是以读者的认知特点、实际需求、接收场景为中心，重构公文的内容组织、语言表达与逻辑架构，让公文从“写得规范”转向“读得明白、用得顺手”。本文将从读者思维的内涵、核心要素、实践路径与常见误区入手，系统探讨如何将这一思维贯穿公文写作全过程。

一、读者思维：公文写作的底层逻辑重构

（一）从“作者中心”到“读者中心”的范式转变

传统公文写作往往强调“格式规范”与“权威表达”，写作者更关注是否符合《党政机关公文处理工作条例》的体例要求，是否使用了“特此通知”“妥否，请批示”等标准用语，却容易陷入“为规范而规范”的误区。例如，某单位下发的《关于推进数字化转型的实施意见》，全文充斥“构建智慧化生态体系”“打造数字孪生平台”等专业术语，基层员工反馈“每句话都认识，但连起来不知道要做什么”。这种“作者中心”的写作模式，本质上是将公文视为“任务交付”，而非“信息传递工具”。

读者思维的提出，正是对这一范式的重构。它要求写作者跳出“我要写什么”的局限，转向“读者需要知道什么”“读者能理解什么”“读者拿到这份公文后会怎么做”的思考。以一份面向社区工作人员的《疫情防控工作指南》为例，若写作者仅罗列“落实四方责任”“加强重点人群排查”等宏观要求，社区工作者可能因缺乏具体操作指引而无从下手；而采用读者思维的写作者会进一步细化：“重点人群包括近7日有高风险地区旅居史人员、与确诊病例轨迹重叠人员，排查方式为通过社区网格群收集行程信息+入户核查，每日18时前将排查结果报送至街道防控办”。这种从“抽象指令”到“具体行动指南”的转变，正是读者思维的典型体现。

（二）读者思维与公文效力的内在关联

公文的效力不仅源于发文单位的权威性，更依赖于读者的“有效接收”与“准确执行”。一份无法被读者理解的公文，即使格式再规范、措辞再严谨，也只是“纸上谈兵”。例如，某县下发《关于做好春耕生产保障工作的通知》，其中“强化农资市场监管”部分仅提到“严厉打击哄抬物价行为”，但未明确“哄抬物价”的认定标准（如超过市场价多少属于违规）、监管责任主体（农业农村局还是市场监管局）、举报渠道（电话、线上平台）等关键信息。基层执法人员在实际操作中因标准模糊而不敢轻易处罚，导致政策执行效果大打折扣。

反之，当公文写作融入读者思维时，信息传递的效率会显著提升。某街道办发布的《老旧小区改造居民告知书》，针对居民最关心的“施工时间”“噪音影响”“临时安置方案”等问题，用加粗字体标注关键信息，并用“问答形式”列举常见问题（如“改造期间能否正常用水用电？”“一楼住户窗户更换是否需要自费？”），居民反馈“看完一遍就清楚了，不用反复打电话询问”。这说明，读者思维不仅是一种写作技巧，更是提升公文执行力、增强政府公信力的重要抓手。

二、读者思维的核心要素：从认知到需求的精准把握

（一）读者身份：明确“谁在看”是第一步

读者身份的差异，直接决定了公文的内容重点与表达风格。根据公文的主送对象，可将读者分为三类：

上级机关：这类读者更关注工作的宏观成效、政策的落实难点及需要协调的资源。例如，向上级报送的《关于乡村振兴示范村建设进展的报告》，应重点突出“已完成目标的百分比”“存在的资金缺口”“需要上级协调的土地审批问题”，而非详细描述每一项具体工作的操作流程。

平级单位：平级读者需要的是信息对等与协作支持，公文应注重逻辑清晰、数据准确，避免主观评价。如《关于联合开展校园安全检查的函》，需明确“检查时间、范围、双方职责分工”等关键信息，确保对方能快速理解协作需求。

下级单位或群众：这类读者更需要具体的操作指引与明确的执行标准。例如，面向企业的《惠企政策申报指南》，需用“步骤一：登录申报平台→步骤二：填写企业基本信息→步骤三：上传营业执照复印件”等流程化表述，避免使用“按相关规定办理”等模糊表述。

（二）认知水平：匹配“能理解什么”的表达边界

读者的认知水平受教育背景、专业领域、工作经验等因素影响，直接决定了公文语言的复杂度。若读者为基层工作人员或普通群众，应避免使用专业术语或行业黑话；若读者为行业专家或专业部门，则可适当使用术语以提升表达效率。

例如，某环保部门向社区居民发布《垃圾分类指导手册》，若使用“可回收物指适宜回收利用和资源化利用的生活废弃物”这样的定义，居民可能难以理解；而改用“可回收物包括纸类（如快递盒、