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财务档案销毁审批管理制度

财务档案销毁审批管理制度

一、总则

为了加强财务档案管理，规范财务档案销毁审批流程，确保财务档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。

本制度适用于本单位及所属各部门的财务档案销毁审批工作。本制度所指的财务档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料，以及其他与财务相关的档案资料。

二、财务档案销毁的原则

1.合法性原则：财务档案的销毁必须严格遵守国家有关法律法规和本单位的规章制度，确保销毁行为合法合规。任何违反法律法规的销毁行为都将受到严肃处理。

2.真实性原则：在销毁财务档案前，必须对档案的真实性进行严格审核，确保档案所记录的经济业务真实、准确。严禁销毁虚假或伪造的财务档案。

3.完整性原则：财务档案的销毁应保证档案内容的完整性，不得随意抽取或遗漏档案中的重要信息。对于涉及重要经济业务或具有特殊保存价值的档案，应进行单独评估和处理。

4.安全性原则：在财务档案销毁过程中，要采取必要的安全措施，确保档案信息不被泄露、篡改或丢失。销毁过程应进行全程监控，防止出现安全事故。

三、财务档案销毁的条件

1.保管期限已满：按照国家规定的财务档案保管期限，对于已达到保管期限且无继续保存价值的财务档案，可以申请销毁。具体保管期限可参考《会计档案管理办法》等相关规定。

2.无保存价值：对于一些因业务变化、政策调整等原因，导致档案内容已失去实际意义，且无继续保存必要的财务档案，经相关部门审核确认后，可以进行销毁。

3.其他特殊情况：因自然灾害、不可抗力等原因造成档案严重损坏，无法修复且无保存价值的，或者经上级主管部门批准同意销毁的财务档案，可按照规定程序进行销毁。

四、财务档案销毁的审批流程

1.档案清查与鉴定

财务部门应定期对财务档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查过程中，要对档案的保管情况、完整性、准确性等进行详细检查，并做好记录。

成立由财务部门、档案管理部门、审计部门等相关人员组成的档案鉴定小组，对达到保管期限或认为无保存价值的财务档案进行鉴定。鉴定小组应根据档案的实际情况，提出是否销毁的意见，并形成书面鉴定报告。

2.销毁申请

经鉴定小组鉴定可以销毁的财务档案，由财务部门填写《财务档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、数量、起止时间、保管期限等信息，并附档案鉴定报告。

《财务档案销毁申请表》应经财务部门负责人审核签字后，报单位分管领导审批。

3.上级主管部门审批

对于涉及重要经济业务或金额较大的财务档案销毁申请，单位分管领导审批同意后，还需报上级主管部门审批。上级主管部门应在收到申请后的[X]个工作日内作出审批决定。

上级主管部门审批通过后，应出具《财务档案销毁审批意见书》，明确同意销毁的档案范围和数量。

4.销毁准备

财务部门在收到上级主管部门的审批意见书后，应组织人员对拟销毁的财务档案进行整理和造册，编制《财务档案销毁清册》。清册应详细记录档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号等内容。

安排专人负责销毁档案的运输和保管，确保档案在销毁前的安全。

5.销毁实施

选择具有合法资质的档案销毁机构进行财务档案销毁工作。在销毁前，财务部门应与销毁机构签订《档案销毁服务合同》，明确双方的权利和义务。

销毁机构应按照合同约定的时间和方式进行档案销毁，并在销毁过程中进行全程录像。财务部门应安排至少两名工作人员到现场监督销毁过程，确保档案被彻底销毁。

6.销毁记录与报告

销毁工作完成后，销毁机构应出具《档案销毁证明》，证明档案已按照规定进行销毁。现场监督人员应在《档案销毁证明》上签字确认。

财务部门应将《财务档案销毁申请表》《财务档案销毁清册》《档案销毁证明》等相关资料整理归档，作为档案销毁的原始记录保存。同时，将档案销毁情况以书面报告的形式报单位领导和上级主管部门。

五、财务档案销毁的监督与检查

1.内部监督

单位内部审计部门应定期对财务档案销毁工作进行审计监督，检查销毁审批流程是否合规、销毁记录是否完整等。审计部门应每年至少进行一次专项审计，并出具审计报告。

财务部门和档案管理部门应建立健全内部监督机制，加强对档案销毁工作的日常监督，确保销毁工作严格按照本制度执行。

2.外部监督

接受上级主管部门、财政部门、审计机关等外部监管部门的监督检查。对于外部监管部门提出的问题和整改要求，单位应及时进行整改，并将整改情况反馈给相关部门。

六、责任追究

1.对于违反本制度规定，有下列行为之一的，将追究相关人员的责任

未经审批擅自销毁财务档案的；

销毁档案过程中故意