餐饮企业合同管理指南与归档规范管理制度.docxVIP

餐饮企业合同管理指南与归档规范管理制度

一、合同管理概述

餐饮企业在日常运营中涉及众多合同，合同管理对于企业的稳定发展至关重要。合同管理涵盖合同的签订、履行、变更、终止等全过程，旨在保障企业合法权益，降低法律风险，提高经济效益。有效的合同管理能够规范企业与供应商、合作伙伴、员工等各方的权利义务关系，避免纠纷的发生。

二、合同管理部门与职责

1.合同管理部门

设立专门的合同管理部门或指定专人负责合同管理工作。该部门应具备法律专业知识和合同管理经验，能够对合同的合法性、完整性和可行性进行审查。

2.部门职责

制定和完善合同管理制度，确保合同管理工作有章可循。

组织合同的起草、审核、签订等工作，对合同文本进行严格把关。

监督合同的履行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。

建立合同档案，对合同进行分类、编号、归档和保管，便于查询和使用。

负责处理合同纠纷，与相关部门和外部律师合作，维护企业的合法权益。

三、合同签订管理

1.合同签订流程

需求提出：业务部门根据餐饮企业的经营需要，提出签订合同的需求，并填写《合同签订申请表》，详细说明合同的基本信息、对方当事人情况、合同主要内容等。

供应商选择：对于采购合同等涉及外部合作方的合同，合同管理部门应协助业务部门对供应商进行评估和选择。评估内容包括供应商的信誉、资质、产品质量、价格等方面。通过招标、询价等方式确定合适的供应商，并要求供应商提供相关的证明文件和资料。

合同起草：根据合同的性质和内容，由业务部门或合同管理部门负责起草合同文本。合同文本应遵循法律法规的规定，明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价格、履行期限、违约责任等主要条款。对于一些常见的合同类型，企业可以制定标准合同模板，以提高合同起草的效率和质量。

合同审核：合同起草完成后，应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门主要从法律角度对合同进行审查，确保合同条款合法合规，避免出现法律风险。同时，还应组织相关部门对合同进行会签，如财务部门审核合同的资金支付条款，采购部门审核合同的采购内容等。会签过程中，各部门应提出明确的审核意见，对于不符合要求的合同条款，应及时进行修改。

合同签订：经过审核通过的合同，由企业法定代表人或其授权代表与对方当事人签订合同。签订合同时，应确保合同文本的份数符合要求，双方当事人签字、盖章齐全。对于需要公证或备案的合同，应按照相关规定办理公证或备案手续。

2.合同签订注意事项

主体资格审查：在签订合同前，必须对对方当事人的主体资格进行审查。对于企业法人，要查看其营业执照、税务登记证等相关证件，确保其具有合法的经营资格和履约能力。对于自然人，要核实其身份证明和相关资质。

合同条款明确：合同条款应具体、明确，避免使用模糊不清或容易产生歧义的语言。对于质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等重要条款，要详细约定，以减少纠纷的发生。

授权委托：如果企业法定代表人不能亲自签订合同，应出具授权委托书，明确授权范围和期限。被授权人应在授权范围内签订合同，否则企业可能不承担相应的法律责任。

四、合同履行管理

1.合同履行跟踪

合同签订后，合同管理部门应建立合同履行跟踪机制，定期对合同的履行情况进行检查和监督。业务部门应及时向合同管理部门反馈合同履行过程中的信息，如对方当事人的履约情况、合同变更情况等。合同管理部门可以通过建立合同履行台账的方式，对合同的履行进度、付款情况、交货情况等进行详细记录。

2.合同变更与解除

变更与解除条件：在合同履行过程中，如出现法定或约定的变更、解除条件，双方当事人可以协商变更或解除合同。例如，因不可抗力导致合同无法履行，或双方当事人协商一致同意变更合同条款等。

变更与解除程序：变更或解除合同应遵循一定的程序。首先，由提出变更或解除合同的一方以书面形式通知对方当事人，并说明变更或解除的原因和要求。对方当事人应在规定的时间内作出答复，双方达成一致意见后，签订变更或解除合同的协议。对于重大合同的变更或解除，还应经过企业内部的审批程序。

3.合同纠纷处理

纠纷预防：为了减少合同纠纷的发生，企业应在合同签订和履行过程中加强管理，严格按照合同约定履行义务。同时，要注意收集和保存与合同相关的证据，如合同文本、往来函件、送货单、发票等。

纠纷解决方式：当发生合同纠纷时，企业应根据纠纷的性质和具体情况选择合适的解决方式。一般来说，纠纷解决方式包括协商、调解、仲裁和诉讼。协商是解决纠纷的首选方式，双方当事人可以通过友好协商达成和解协议。如果协商不成，可以申请第三方调解机构进行调解。仲裁和诉讼是较为正式的纠纷解决方式，企业应根据合同中的仲裁条款或法律规定选择合适的仲裁机构或法院进行处理。

五、合同档案管理

1.合同档案分类

按合同类型分类：可分为采购合同、租赁合同、劳动合同、合作协议等。