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人力资源管理工具：新员工入职引导模板

适用情境

适用于企业新员工入职全流程管理，涵盖从入职准备到试用期跟踪的标准化操作，帮助HR部门与用人部门协同完成新员工融入，保证入职流程高效、规范，同时提升新员工对企业的认同感与归属感。适用于中小型企业及大型集团标准化入职场景。

操作流程详解

第一步：入职前准备（入职前3个工作日）

HR部门职责：

确认新员工入职日期与岗位，同步至用人部门负责人*经理；

准备入职材料：劳动合同（一式两份）、员工手册、工牌、门禁卡、办公用品（工位、电脑、文具等）；

开通企业内部系统账号：邮箱、OA系统、考勤系统等，并设置初始密码；

通知新员工入职需携带的资料（证件号码原件及复印件、学历证明原件及复印件、银行卡复印件等），通过邮件或短信提前发送清单。

用人部门职责：

安排导师或对接人（如*主管），明确其引导职责；

准备岗位说明书、部门架构说明、近期工作计划等资料，放置于新员工工位；

协调部门内部成员，提前告知新员工入职信息，营造欢迎氛围。

第二步：入职当天办理（入职首日）

HR部门接待流程：

新员工到岗后，HR专员*引导至会议室，核对入职资料，保证材料齐全、信息准确；

指导新员工填写《员工入职登记表》（见参考模板），收集并复印相关资料，原件返还新员工；

签订劳动合同，讲解合同条款，明确试用期、岗位职责、薪资结构等内容，双方签字盖章后留存；

办理工牌、门禁卡，发放办公用品，引导至工位，介绍部门同事。

用人部门引导流程：

部门负责人*主管或导师与新员工进行30分钟一对一沟通，介绍部门职能、团队文化、近期工作目标；

带领新员工熟悉办公环境：会议室、茶水间、卫生间、安全通道等；

安排岗位技能培训：讲解工作流程、系统操作规范、常用工具使用方法等；

明确首周工作计划，分配简单任务，帮助新员工快速上手。

第三步：入职一周内跟进

HR部门跟进：

入职第3天，HR专员*电话回访新员工，知晓入职适应情况，解答疑问（如考勤规则、福利政策等）；

入职第7天，收集新员工《入职一周反馈表》，重点关注对工作内容、团队氛围、办公环境的感受，反馈至用人部门。

用人部门跟进：

导师每日与新员工沟通工作进展，及时解决遇到的问题；

部门负责人每周与新员工进行1次简短沟通，知晓其工作状态与需求，调整培养计划。

第四步：试用期跟踪与评估（试用期1-3个月）

HR部门职责：

试用期第1个月末，组织新员工与用人部门负责人召开试用期评估会，评估岗位匹配度、工作表现；

试用期结束前10天，提醒用人部门提交《试用期转正评估表》，确认是否同意转正、延长试用期或终止试用；

对转正员工，办理转正手续，更新员工信息；对未通过员工，沟通反馈原因，协助办理离职手续。

用人部门职责：

每月记录新员工工作表现（任务完成情况、学习能力、团队协作等），填写《试用期跟踪记录表》；

根据评估结果，向HR部门提出转正、延期或终止试用的建议，并附具体说明。

参考模板

表1：员工入职登记表

项目

内容

基本信息

姓名（*）、性别、出生日期、民族、政治面貌、联系方式、电子邮箱

学历与工作经历

最高学历、毕业院校及专业、工作年限（年）、上一任职单位及岗位

岗位信息

入职岗位、所属部门、入职日期、试用期时长、直接上级（*主管）

紧急联系人

姓名（*）、关系、联系方式

资料提交清单

□证件号码复印件□学历证明复印件□银行卡复印件□体检报告□其他：________

签字确认

员工签字：_________日期：_________HR签字：_________日期：_________

表2：试用期转正评估表

评估维度

评分标准（1-5分）

具体表现描述

岗位技能掌握

1-5分（5分为熟练）

例如：能独立完成任务，操作系统无障碍

工作态度

1-5分（5分为积极）

例如：主动学习新知识，积极配合团队协作

团队融入度

1-5分（5分为良好）

例如：与同事沟通顺畅，参与部门活动积极

任务完成质量

1-5分（5分为优秀）

例如：本月分配的3项任务均按时完成，差错率低

综合评价与建议

□同意转正□延长试用期□建议终止试用

评价说明：_________________________部门负责人签字：_________日期：_________

关键提示

信息准确性：入职登记表中的个人信息需与证件号码、学历证明等资料一致，避免因信息错误导致后续社保、公积金办理问题；

合规性：劳动合同签订时间需在入职后1个月内，试用期时长需符合《劳动合同法》规定（如劳动合同期限3个月以上不满1年的，试用期不得超过1个月）；

沟通及时性：HR与用人部门需保持密切沟通，对新员工反馈的问题24小时内响应，避免因信息滞后影响入职体验；

资料保密：新员工的证件号码复印件、银行卡复印件等敏感资料需妥善保管，使用后及时归档，防止信息泄露