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销售合同标准化管理工具风险控制版

一、适用业务场景

本工具适用于各类企业（含制造业、服务业、商贸企业等）在销售合同全生命周期管理中的风险控制需求，具体场景包括：

新客户合作前：对客户主体资格、履约能力进行初步评估，降低签约风险；

合同拟定与审批：标准化合同条款，保证核心要素（如标的、金额、违约责任）无遗漏，规避法律与财务风险；

合同履行监控：跟踪交付、验收、付款等关键节点，及时发觉并处理履约异常；

合同变更与终止：规范变更流程，明确双方权利义务，防止因口头约定或条款模糊引发纠纷；

历史合同复盘：通过归档数据统计风险高发条款，优化后续合同模板与管理流程。

二、标准化操作流程

（一）合同准备阶段：明确需求与基础信息

目标：保证合同需求清晰、基础信息准确，为后续审核与签订奠定基础。

步骤：

需求收集与确认

销售人员与客户沟通，明确合同标的（产品/服务名称、规格型号）、数量、质量标准、交付时间、付款方式、交货地点等核心要素；

填写《销售合同需求确认单》（见“核心工具表单”），经销售经理*审核确认，避免需求理解偏差。

客户主体资格初审

销售人员收集客户营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约非法定代表人），核实客户是否为合法存续企业，经营范围是否包含合同标的；

对新客户或大额合同（如金额超50万元），通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业信用记录，重点关注是否存在经营异常、严重违法失信等情况。

合同模板选择与信息录入

根据合同类型（如产品销售、服务外包、定制开发等）选择企业标准化合同模板（模板需经法务部门预先审核）；

在《销售合同基本信息表》（见“核心工具表单”）中录入合同双方名称、统一社会信用代码、地址、联系方式等基础信息，保证与客户提供资料一致。

（二）合同审核阶段：多维度风险排查

目标：通过多部门协同审核，识别并规避法律、财务、业务条款风险。

步骤：

业务条款审核（销售部门）

审核标的物描述、数量、交付时间、质量标准等是否与《需求确认单》一致，是否存在无法履约的承诺（如“100%保证合格”等绝对化表述）；

确认客户特殊需求（如定制化功能、附加服务）是否已明确写入合同附件，避免后续争议。

财务条款审核（财务部门）

审核合同金额、付款方式（如预付款比例、分期节点、账期）、开票信息等是否符合企业财务制度；

重点核查大额合同（如超100万元）的付款安排是否与企业现金流匹配，避免垫资风险；

明确违约责任中逾期付款的违约金计算方式（如“按LPR的1.5倍计算”），保证标准统一。

法律与合规审核（法务/风控部门）

审核合同条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款（如“格式条款未显著提示”）；

检查争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖地）、不可抗力定义、知识产权归属等核心条款是否完整、明确；

对客户提供的格式合同（如大型企业标准合同），逐条审核权利义务对等性，必要时增加“本合同与附件具有同等法律效力”等补充条款。

审核意见汇总与反馈

各部门在《合同风险审核专项表》（见“核心工具表单”）中填写审核意见，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”及修改理由；

销售人员根据审核意见与客户协商修订合同，修订后需再次提交原审核部门确认，直至所有部门“同意”后方可进入签订环节。

（三）合同签订阶段：规范签署与用印管理

目标：保证合同签署合法有效，避免因形式瑕疵导致合同效力争议。

步骤：

合同最终版本确认

法务部门汇总各部门审核意见，形成合同最终版本，标注“最终稿”及生效日期（如“本合同自双方法定代表人或授权代表签字并盖章之日起生效”）；

销售人员与客户核对最终版本内容，保证双方无异议，并由客户授权代表签字并加盖公章（合同专用章优先）。

用印申请与管理

销售人员填写《合同用印申请表》，附合同最终版本、客户主体资格材料、审核表等资料，经部门负责人、法务负责人审批；

行政部门核对用印资料与申请内容一致后，加盖企业公章或合同专用章，严禁“先盖章后补资料”或“空白章盖章”。

合同文本分发与存档

签订后，正本合同（一式两份及以上）由企业与客户各执一份，副本（含电子版）分发至销售、财务、法务部门；

销售人员在《合同归档清单》（见“核心工具表单”）中登记合同编号、签订日期、双方联系人等信息，同步提交至档案管理部门。

（四）合同履行阶段：动态监控与异常处理

目标：实时跟踪合同履行进度，及时处理履约异常，降低违约风险。

步骤：

履行节点跟踪

销售人员根据合同约定，在交付前7日、付款前3日等关键节点，通过电话、邮件或系统提醒客户配合；

在《合同履行跟踪表》（见“核心工具表单”）中记录交付时间、验收结果、付款进度等信息，同步物流单、验收单等凭证。

异常情况处理

若客户逾期付款，销售人员发送《催款函》（模板需包含逾期金额、违约