商业合同标准化审查与执行流程.docVIP

商业合同标准化审查与执行流程工具指南

一、适用业务场景

本流程适用于企业各类商业合同的规范化管理，涵盖但不限于以下场景：

采购与销售：原材料采购、产品销售、设备采购等合同；

服务合作：外包服务（如IT、物流、咨询）、技术服务、运营支持等合同；

项目合作：联合开发、工程项目、长期合作项目等合同；

知识产权：专利许可、商标转让、著作权合作等合同；

其他商业安排：租赁、代理、分销、合资等合同。

通过标准化流程，可保证合同条款合规、权责清晰，有效防范法律风险，保障企业权益。

二、标准化操作流程

（一）合同需求提出与立项

需求发起：业务部门根据业务发展需要，填写《合同审查申请表》，明确合同类型、合作方基本信息、合同标的、核心诉求（如价格、交付周期、质量标准）及预期目标，并附相关背景资料（如合作方资质、技术参数、需求说明书等）。

内部审批：业务部门负责人*经理对需求合理性进行审核，确认符合企业战略及业务规划后，签字批准并提交合同管理部门。

（二）合同起草与初步审核

合同起草：业务部门根据审批通过的需求，参考企业标准合同模板起草合同初稿，内容需包含：

双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表）；

合同标的（名称、规格、数量、质量标准等）；

权利义务（交付、验收、付款、保密、知识产权等）；

违约责任（违约情形、赔偿范围、争议解决方式）；

合同期限、变更与解除条件、不可抗力条款等。

初步审核：合同管理部门接收初稿后，进行形式审核，重点检查：

合同文本完整性（是否包含核心条款）；

格式规范性（字体、排版、编号等）；

与需求的一致性（是否满足审批时提出的核心诉求）。

审核通过后反馈至业务部门，不通过则提出修改意见并要求调整。

（三）多部门联合审查

合同初稿调整后，需通过法务、财务、业务三部门联合审查，保证全面风险防控：

法务审查（法务专员*法务负责）：

主体资格：合作方是否为合法注册企业，是否具备相应资质（如行业许可证、安全生产证），授权代表是否持有有效授权委托书；

合法合规性：条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求；

法律风险：是否存在歧义条款、权利义务不对等、违约责任不明确等风险，提出修改建议。

财务审查（财务主管*财务负责）：

财务条款：付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、税费承担、合规收款凭证要求、定价依据（如成本核算、市场公允价）是否合理；

资金风险：是否存在大额预付款、超长账期等可能引发资金风险的条款，评估对方履约能力（如财务报表、信用记录）。

业务审查（业务部门*业务经理负责）：

业务可行性：标的、交付周期、质量标准等是否与实际业务需求匹配；

履约能力：合作方在技术、产能、服务经验等方面是否满足项目要求；

补充条款：根据业务特性，增加特殊约定（如售后服务、保密范围等）。

各部门形成书面审查意见，合同管理部门汇总后反馈至业务部门，综合各方意见修改形成合同三稿。

（四）外部专业审核（如需）

若合同涉及以下特殊情形，需委托外部律师或专业机构进行专项审核：

合同标的金额巨大（如超过企业年度采购/销售总额10%）；

涉及特殊行业（如金融、医疗、建筑）需审批；

包含复杂知识产权、跨境交易、反垄断等法律问题。

外部审核机构出具《法律意见书》，业务部门根据意见调整合同，形成最终稿。

（五）合同谈判与最终确认

谈判准备：业务部门组织谈判团队（含业务、法务、财务人员），明确谈判底线（如价格浮动范围、违约责任上限）、核心诉求及备选方案。

谈判执行：与对方就合同条款逐条协商，重点聚焦争议条款（如付款节点、违约金比例、争议解决方式），谈判过程需形成《会议纪要》，记录双方主要观点及共识。

最终确认：谈判达成一致后，双方在合同最终稿上签字盖章（若为电子合同，符合《电子签名法》要求），合同生效。

（六）合同签署与用印

内部审批：最终稿经企业法定代表人或授权代表*授权代表审批后，提交企业行政部门按用印流程加盖合同专用章或公章（严禁空白合同盖章）。

用印规范：签署时需核实对方签字人身份及授权权限（核对证件号码、授权委托书），保证签署页与内容一致，避免涂改。合同签署后，原件至少一式两份，双方各执一份，我方原件由合同管理部门统一保管。

（七）合同履行与监控

履行计划：业务部门作为履行主体，制定《合同履行计划》，明确各阶段节点（如交付时间、验收节点、付款日期）、责任人*项目负责人及完成标准。

过程监控：

业务部门按计划跟踪履行进度，留存履行证据（如交付签收单、验收报告、沟通函件）；

财务部门根据合同约定审核付款申请，保证付款节点与履行进度匹配；

合同管理部门定期（如每月）汇总履行情况，填写《合同履行跟踪表》，发觉履约风险（如对方延期交付、质量不达标）及时上报，启动风险应对程序。

争议处理：履行中发生争议时，优先通过友好协商解决；协