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企业会议纪要编写及存档管理工具

适用工作场景

本工具适用于企业各类正式会议的纪要编写与后续存档管理，包括但不限于：

常规例会：如部门周会、月度总结会、季度规划会；

项目推进会议：如项目启动会、阶段评审会、问题协调会；

专题研讨会：如新业务可行性分析、流程优化讨论、技术方案评审；

跨部门协调会：如资源调配、协作分工、冲突解决会议；

决策审批会议：如重大事项决议、预算审批、人事任免等需留痕存档的会议。

全流程操作步骤

一、会前：准备阶段——奠定纪要基础

明确会议核心目的

与会议主持人（经理/项目负责人）确认会议主题、需达成的目标及预期成果（如“确定Q3营销方案”“解决项目A的技术瓶颈”），保证纪要方向与会议一致。

确定参会人员与分工

列出必须参会人员（决策层、执行层、相关部门代表）及列席人员，提前发送会议通知（含时间、地点、议程）；

指定记录人（通常为会议组织者或指定专员），明确记录职责（重点记录讨论要点、决议、行动项）。

准备会议资料与框架

收集会议背景资料（如上次会议纪要、项目方案、数据报表），供参会人提前熟悉；

创建会议纪要基础框架（含“基本信息、议题讨论、决议事项、行动项、后续计划”等模块），预留空白区域记录实时内容。

二、会中：记录阶段——保证信息完整

实时记录关键信息

基础信息：会议名称、时间（起止时刻）、地点（会议室/线上会议）、主持人（某）、记录人（某）、参会人员（签到表或名单）、缺席人员及原因；

议题讨论：按议程顺序记录各议题的讨论过程，重点标注不同观点（如“市场部建议线上推广，技术部认为需优先完善功能”），避免主观评价，客观呈现各方意见；

决议事项：对会议达成的共识进行清晰记录，明确“决议内容、依据（如数据/政策）、决策人”；

行动项：逐条记录需执行的任务，包含“任务描述、负责人、协助人（如有）、完成时限、交付成果”（如“完成竞品分析报告——负责人：某，协助人：某，时限：2024年X月X日，交付成果：PPT及数据表格”）。

辅助记录技巧

使用“关键词+缩写”提高记录速度（如“决议→决”“行动项→动项”），会后2小时内整理为完整文字；

对存疑内容（如数据、专业术语）及时向参会人确认，避免信息偏差；

重要决议或行动项可请主持人重复强调，保证无遗漏。

三、会后：整理阶段——形成规范纪要

梳理纪要初稿

按会前框架将会中记录补充完整，逻辑顺序调整为“会议基本信息→会议主题与目标→议题讨论概要→关键决议→行动项清单→后续安排”；

语言简洁、专业，避免口语化表述（如将“我觉得这个方案可行”改为“经讨论，一致认为该方案具备可行性”）。

核对与补充信息

与主持人（某）核对决议事项和行动项，保证责任主体、时限、成果描述准确无误；

补充会中未记录但需明确的背景信息（如“因政策调整，原方案需补充合规性审查”）。

审核与分发

初稿完成后提交部门负责人（经理）审核，重点检查信息完整性、决议合规性、行动项可执行性；

审核通过后，在24小时内通过企业内部系统（如OA、钉钉）发送给所有参会人，并抄送相关领导及存档部门。

四、存档：管理阶段——保障可追溯性

分类存储与编号

按会议类型（如“例会”“项目会”）、部门（如“市场部”“研发部”）、时间（年/月）进行分类，建立统一命名规则（如“202406-市场部-Q3营销方案研讨会纪要-001”）；

每份纪要分配唯一编号，关联会议主题、日期、负责人，便于检索。

电子与纸质归档

电子归档：将最终版纪要（PDF格式）、原始记录稿、会议通知、签到表等资料存入企业指定服务器或云盘，设置“只读”权限，防止篡改；

纸质归档：重要会议纪要（如决策审批会）需打印签字版（主持人、记录人签字后），交由行政部门统一存入档案柜，保存期限不少于3年（涉密会议按企业保密规定执行）。

借阅与更新管理

建立借阅登记制度，记录借阅人、借阅时间、用途，重要纪要需经部门负责人审批；

若会议决议或行动项后续有变更，需及时发布“纪要补充说明”并更新存档版本，注明修订日期、内容及原因。

核心模板工具包

表1：会议基本信息表

项目

内容示例

填写说明

会议名称

2024年Q3产品规划研讨会

需体现会议核心主题

会议时间

2024年6月15日14:00-16:30

起止时间精确到分钟

会议地点

公司总部3楼第一会议室/腾讯会议（会议号：*）

线上会议需注明平台及

主持人

某（产品总监）

填写实际主持人姓名

记录人

某（产品部专员）

填写实际记录人姓名

参会人员

某（研发总监）、某（市场经理）、某（测试主管）等

列出所有参会人员姓名及职务

缺席人员

某（运营经理，因客户拜访缺席）

注明缺席原因

会议主题

确定Q3产品迭代核心功能及开发排期

需与会议通知一致

会议目标

1.明确Q3用户需求优先级；2.制定功能开发时间表

列出1-3项核心目标

表2：