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供应商信息档案建立与维护手册

一、适用情境与核心价值

本手册适用于企业采购、供应链管理、法务、质量等相关岗位人员，旨在规范供应商全生命周期信息管理。具体场景包括：新供应商合作前的信息采集与建档、现有供应商关键信息变更后的档案更新、年度供应商资质复核、合作终止后档案归档等。通过标准化流程，保证供应商信息的准确性、完整性、时效性，为供应商评估、合作决策、风险管控提供数据支撑，降低因信息不全或滞后导致的管理风险。

二、供应商信息建档全流程指南

（一）前期准备与资料收集

明确建档需求：根据供应商类型（如生产型、贸易型、服务型）及合作业务（如原材料采购、外包服务、设备供应），确定需采集的核心信息字段（如基础资质、生产能力、财务状况、合作条款等）。

准备资料清单：向供应商发送《供应商信息资料清单》（见模板），要求提供以下材料（加盖公章）：

基础资质：营业执照、组织机构代码证、税务登记证（或三证合一的营业执照）；

行业许可：如食品经营许可证、ISO质量管理体系认证、特种设备生产许可证等（根据行业要求）；

法人及联系人信息：法定代表人证件号码明、授权委托书（如非法人对接）、主要对接人联系方式及职务；

生产/服务能力：生产规模说明、设备清单、技术参数、服务流程文档（如适用）；

财务与信用资料：近2年财务报表（资产负债表、利润表）、银行资信证明、无重大违法记录声明。

资料接收与初步审核：指定专人（如采购专员某）接收供应商提交的纸质/电子资料，核对资料完整性，缺失部分及时反馈供应商补充。

（二）供应商信息录入与建档

登录档案管理系统：进入企业供应商管理平台（或ERP系统供应商模块），选择“新建供应商档案”功能。

填写基础信息：根据资料清单，逐项录入以下字段：

供应商基本信息：供应商全称、简称、统一社会信用代码、注册地址、实际经营地址、邮政编码、联系方式、传真、电子邮箱、成立日期、注册资本、企业类型（如有限责任公司、股份有限公司）、所属行业、法定代表人姓名及联系方式。

资质文件信息：营业执照、行业许可证等资质文件的扫描件（命名格式：“文件类型-编号-日期”，如“营业执照20240101”），记录发证机关、发证日期、有效期至。

合作信息：合作产品/服务类别、合作起始日期、合同编号（如有）、合同期限、年度采购额（预估）、主要合作项目、付款方式（如月结30天）、合作状态（“在谈”“已合作”“暂停合作”“终止合作”）。

联系人信息：主要对接人姓名、职务、联系方式、邮箱（备用），补充其他对接人（如技术、售后、财务）的联系方式及职责分工。

系统自动校验：录入完成后，系统自动校验关键字段（如统一社会信用代码格式、手机号/邮箱格式、资质文件有效期），校验不通过时提示修正。

（三）信息审核与确认

多级审核流程：

一级审核（采购部门）：采购经理某审核信息的完整性、与合作需求的匹配度（如生产规模是否满足订单需求、资质是否覆盖业务范围），确认后提交至法务部门。

二级审核（法务部门）：法务专员某审核资质文件的合规性（如许可证是否在有效期内、经营范围是否包含合作业务）、合同条款的法律风险，确认后提交至质量部门（如涉及产品类供应商）。

三级审核（质量部门）：质量工程师某审核供应商质量体系认证（如ISO9001）、产品检测报告（如适用）、过往质量履约记录，确认后完成建档。

审核结果反馈：审核通过后，系统自动“供应商档案编号”（规则：“年份+行业代码+序号”，如“2024-GZ-001”）；审核不通过的，注明原因并退回采购专员，要求供应商补充资料或修正信息后重新提交。

（四）档案动态维护

触发维护的情形：

供应商基础信息变更（如名称、地址、法定代表人、联系方式）；

资质文件到期或更新（如营业执照续期、许可证升级、体系认证复评）；

合作信息调整（如合作产品范围扩大、合同条款变更、年度采购额变化）；

履约情况记录（如质量投诉、交期延迟、服务评价更新）。

维护操作流程：

变更申请：采购专员某接收供应商变更申请（或内部监测到变更需求后发起），要求提供变更证明材料（如名称变更需提供工商局核准通知书）。

信息更新：在档案管理系统中选择“供应商信息维护”功能，录入变更内容及证明文件，提交原审核流程（如资质更新需重新经法务、质量部门审核）。

结果确认：审核通过后，系统更新档案信息并记录变更时间、变更人；审核不通过的，反馈原因并要求补充材料。

（五）档案归档与调阅

归档范围：

在用供应商档案：实时更新，保存于系统“在用档案库”；

历史供应商档案：合作终止后（如合同到期未续签、终止合作），移至“历史档案库”，标注终止日期及终止原因。

归档要求：

电子档案：每月末由档案管理员某将当月新增/变更的档案信息备份至企业服务器，保存期限不少于10年（根据《档案法》及企业规定）；

纸质档案：供应