企业行政工作流程管理工具集.docVIP

企业日常行政工作流程管理工具集

一、会议组织与管理流程

适用工作情境

适用于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、年度总结会等各类企业内部会议的全流程管理，保证会议高效有序、结果可追溯。

操作流程详解

会议发起与申请

发起人根据工作需要确定会议主题、目标、时间（建议时长不超过2小时）、地点（线上/线下）及初步参会人员范围。

填写《会议申请与审批表》，注明会议议程、所需物料（如投影仪、白板笔）及特殊需求（如茶歇、同声传译），提交至部门负责人*审批。

会议准备与通知

审批通过后，行政部根据需求协调会议室（或线上会议工具账号），提前1个工作日发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点/、议程、参会人员及需提前准备的资料（如项目PPT、数据报表）。

若为重要会议，发起人需提前3天将会议资料发至参会人员，保证大家提前熟悉内容。

会议召开与记录

参会人员提前5分钟到场（或提前10分钟加入线上会议），会议主持人开场明确会议目标及时间分配。

指定专人（通常为行政助理或会议发起人助理）负责记录会议要点，包括：讨论决议、待办事项（明确责任人和完成时间）、遗留问题及下一步计划。

会议纪要与跟进

会议结束后24小时内，整理人将会议纪要初稿发给会议主持人审核，确认无误后发送至全体参会人员及相关部门抄送人*。

行政部在每周/每月工作汇总中跟踪待办事项进度，对逾期未完成的及时提醒责任人*。

会议资料归档

会议纪要、审批表、演示文稿等资料统一归档至企业共享服务器“会议档案”文件夹，按“年份-月份-会议类型”分类保存，保存期限不少于2年。

配套工具表单

《会议申请与审批表》

会议主题

会议时间（起止）

地点/线上

会议议程（简述）

参会人员（部门+姓名）

所需物料/支持

部门负责人*审批

行政部协调意见

分管领导*审批

执行要点提示

会议通知需明确“是否需要反馈参会确认”，避免空场；

会议议程需严格控制时间，避免偏离主题；

待办事项必须明确“责任人+完成时间+验收标准”，保证闭环管理；

涉及保密内容的会议，需在通知中标注“保密等级”，资料不得外传。

二、办公用品申领与发放流程

适用工作情境

适用于员工日常办公文具（笔、本、文件夹）、耗材（打印纸、墨盒）、设备配件（键盘、鼠标）等办公用品的申领、发放与库存管理。

操作流程详解

需求统计与申领

每月25日前，各部门助理统计下月部门办公用品需求，填写《办公用品月度申领单》，注明物品名称、规格、数量及用途（区分“常规消耗”与“新增需求”）。

员工个人常规用品（如签字笔、笔记本）可直接通过企业OA系统“用品申领”模块提交，注明申领数量（单次申领不超过1个月用量）。

审批与采购

部门负责人*审核《月度申领单》，确认需求合理性后提交至行政部；行政部汇总各部门需求，核对库存台账，对库存不足或新增需求启动采购流程。

采购金额≤500元，由行政部负责人审批；＞500元需提交分管领导审批，审批通过后联系供应商下单（优先选择定点合作供应商，保证价格与质量）。

入库与登记

物品到货后，行政库管员核对送货单与采购订单，确认数量、规格无误后办理入库，填写《办公用品入库登记表》，更新库存台账（包含物品编号、名称、规格、入库数量、单价、入库日期、保质期）。

发放与签收

常规用品：行政部按《月度申领单》统一发放，部门助理领取时在《办公用品发放登记表》签字确认（注明领取日期、物品明细、领取人）。

急用品：员工可通过OA系统提交“紧急申领”，说明紧急原因，经部门负责人*审批后，行政部优先发放，事后补登记。

库存盘点与优化

每月30日，行政库管员与财务部共同进行库存盘点，保证账实相符，填写《月度库存盘点表》，对积压或临期物品（如墨盒、胶水）提出处理建议（如部门调剂、报废申请）。

配套工具表单

《办公用品月度申领单》

申领部门

申领日期

物品名称

规格

申领数量

用途说明

部门负责人*签字

行政部审核意见

库存数量

审批结果

执行要点提示

申领需遵循“按需申领、杜绝浪费”原则，非消耗性物品（如计算器、U盘）以“旧换新”方式发放；

库存物品需分类存放（如文具区、耗材区、电子配件区），标注清晰，避免受潮、损坏；

供应商信息需定期更新（至少每季度评估一次），保证采购性价比；

盘点差异需在3个工作日内查明原因，责任到人。

三、员工差旅申请与报销流程

适用工作情境

适用于员工因公出差（含客户拜访、项目调研、参加会议等）的交通、住宿、市内交通及伙食补贴的申请与报销管理。

操作流程详解

出差申请与审批

员工提前3个工作日填写《出差申请单》，注明出差事由、时间、地点、行程安排（含往返交通方式）、预计费用（分交通、住宿、伙食、市内交通），提交部门负责人*审批。

出差时间≥3天或单次费用≥5000元，需额外提交分管领导*审批；境外出差还需附上《出国（境）审批表》及邀请函复印件。