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企业物料采购及管理流程规范

一、总则

物料采购及管理是企业生产经营活动的重要组成部分，直接关系到企业的生产成本控制、产品质量保障和运营效率。为规范公司物料采购及管理行为，确保采购过程的合规性、经济性与高效性，保障物料的及时供应与合理库存，特制定本规范。本规范适用于公司所有与生产经营相关的物料采购及后续的存储、领用、盘点等管理活动。全体相关部门及人员均需严格遵照执行。

二、基本原则

1.合规性原则：采购行为必须遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保程序合法、透明，杜绝任何形式的舞弊行为。

2.经济性原则：在保证物料质量和供应及时性的前提下，通过比价、议价等方式，力求以最合理的成本获取所需物料，实现性价比最优。

3.及时性与准确性原则：确保物料在正确的时间、以正确的数量、符合质量要求地供应到指定地点，满足生产经营计划的需求。

4.制衡性原则：采购及管理各环节应职责分明，相互监督，形成有效的内控机制，防范采购风险。

5.持续改进原则：定期对采购及管理流程进行评估与优化，引入先进的管理方法和技术，提升整体管理水平。

三、管理流程

（一）需求提出与审批

1.需求提报：使用部门根据生产计划、库存状况及实际经营需求，填写《物料采购申请单》，明确物料名称、规格型号、数量、质量要求、建议供应商（如有）、期望到货日期等信息，并经部门负责人签字确认。

2.需求审核：采购部门（或指定的需求管理部门）对《物料采购申请单》的合理性、必要性进行审核。重点审核物料规格的准确性、数量的合理性、是否存在库存积压或替代物料等情况。

3.需求审批：审核通过的《物料采购申请单》按照公司授权审批权限逐级报批。对于大额、关键物料的采购申请，需经更高层级管理人员审批。

（二）供应商寻源与评估

1.供应商信息收集：采购部门负责广泛收集潜在供应商的信息，包括其资质、生产能力、质量体系、价格水平、供货周期、售后服务及商业信誉等。

2.供应商初步筛选：根据物料特性和采购需求，对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商。

3.供应商实地考察与评估：对于重要物料或新的供应商，采购部门应组织相关部门（如质量、技术、生产）进行实地考察。评估内容包括生产环境、设备状况、工艺流程、质量控制体系、管理水平等，并形成《供应商评估报告》。

4.合格供应商名录建立：通过评估的供应商纳入《合格供应商名录》进行管理。名录应定期更新，并对合格供应商进行动态考核。

（三）采购计划制定

1.采购计划编制：采购部门根据审批通过的《物料采购申请单》、库存情况以及供应商的供货周期，汇总编制《物料采购计划》，明确采购物料的批次、数量、预计采购时间和到货时间。

2.采购计划审批：《物料采购计划》需经采购部门负责人审核，并按权限报相关领导审批后执行。

（四）采购执行

1.询价/招标/谈判：

*询价：对于常规、小额物料，可向至少三家及以上合格供应商发出询价单，获取报价信息。

*招标：对于大额、重要或长期合作的物料采购，应按照公司招标管理规定组织公开招标或邀请招标，确保采购过程的公平、公正、公开。

*谈判：对于技术复杂、专业性强或单一来源的物料，可与供应商进行一对一或多对一的商务谈判，争取有利的采购条件。

2.合同签订：根据询价、招标结果或谈判达成的一致意见，采购部门与选定的供应商签订书面采购合同。合同内容应包括物料名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交付方式、交货期、付款方式、违约责任、争议解决方式等关键条款，并经法务部门（或指定人员）审核。

3.订单下达：合同签订后，采购部门向供应商下达正式的《采购订单》，作为合同履行的具体指令。

（五）订单跟踪与交付

1.订单跟踪：采购人员负责对采购订单的执行情况进行跟踪，及时与供应商沟通生产进度、发货安排等信息，确保物料按期交付。

2.异常处理：如遇供应商可能延迟交货或出现其他异常情况，采购人员应立即向部门负责人汇报，并积极与供应商协商解决，同时将情况通知需求部门，共同制定应对措施。

（六）来料检验与入库

1.到货通知与报验：物料到达后，供应商应提供送货单、材质证明、检验报告等相关资料。采购部门通知仓库和质量检验部门进行到货检验。

2.来料检验：质量检验部门（或IQC）根据采购合同、图纸、标准等要求，对物料的数量、外观、规格及内在质量进行检验或验证，并出具《来料检验报告》。

3.入库：经检验合格的物料，仓库管理员根据《来料检验报告》和送货单办理入库手续，登记物料台账，建立库存记录。不合格物料由采购部门负责与供应商协商处理（如退货、换货、让步接收等）。

（七）库存管理

1.物料存储：仓库应根据物料的特性（如温度、湿度、腐蚀性等）进行分区、分类存放，做到标识清