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企业行政文书标准化管理工具集

一、适用工作场景

本工具集适用于企业各类行政文书的规范化管理，覆盖日常办公中的高频使用场景，包括但不限于：

事务通知类：如会议安排、放假通知、工作部署等需全员或特定部门知晓的正式文件；

请示报告类：如部门工作计划、预算申请、项目进展汇报等需上级审批或备案的文书；

制度规范类：如办公管理制度、考勤细则、会议管理规范等具有约束力的内部规定；

对外沟通类：如合作函件、邀请函、客户感谢信等涉及外部单位或个人的正式文书；

存档备查类：如会议纪要、年度总结、审计材料等需长期留存的重要文件。

二、标准化管理操作流程

1.文书分类与编号

分类标准：按“性质+层级”双重维度划分，性质分为“事务通知/请示报告/制度规范/对外沟通/存档备查”，层级分为“公司级/部门级/专项级”。

编号规则：采用“分类代码-年份-序号”格式，如“公司级事务通知2024-001”“部门级请示报告2024-015”。

操作步骤：

（1）起草人根据文书内容确定分类层级，填写《文书分类目录表》（见模板1）；

（2）向行政部申请唯一编号，避免重复或遗漏；

（3）编号标注于文书首页右上角，字体为宋体小四加粗。

2.文书起草与审核

起草规范：

（1）内容要素齐全：标题需明确事由（如“关于2024年春节放假安排的通知”），包含背景、事项、要求、联系人及方式，结尾注明发文部门及日期；

（2）格式标准：页边距上下2.5cm、左右3cm，标题二号黑体，三号仿宋，行距28磅，段落首行缩进2字符；

（3）语言简练：避免口语化表达，数据需准确（如“会议时间：2024年3月15日14:00”，非“下周三下午”）。

审核流程：

（1）起草人完成初稿后，进行自审（重点检查内容完整性、格式规范性）；

（2）提交部门负责人审核，侧重事项可行性与部门职责匹配度；

（3）涉及跨部门事项，需会签相关部门负责人（如“办公设备采购”需行政部、财务部会签）；

（4）公司级文书由分管领导*审批，最终由行政部统一核稿。

3.文书签发与登记

签发权限：公司级文书由总经理签发，部门级文书由部门负责人签发，专项级文书由项目负责人*签发，签发人需在文书末尾手写签名并注明日期。

登记备案：签发后1个工作日内，由行政部填写《文书登记台账》（见模板2），记录编号、名称、签发日期、签发人、分发范围及存档位置，保证“一文一档”。

4.文书修订与作废

修订条件：政策变化、内容错误、职责调整等需变更文书时，由原起草部门提交《文书修订申请表》（见模板3），说明修订原因及具体内容。

修订流程：

（1）修订稿经原审批路径审核通过后，更新编号（如“制度规范2024-003修订”）；

（2）新旧版本同步存档，旧版文书标注“作废”并留存1年（涉及法规或重大决策的留存3年）；

（3）分发范围同步更新，保证各部门使用最新版本。

5.文书归档与借阅

归档要求：

（1）月度终了后3个工作日内，各部门将已完成文书的纸质版及电子版提交行政部；

（2）按“年度+分类”整理归档，纸质版装入档案盒并标注“年份-分类-编号”，电子版存储至指定服务器文件夹（路径：\服务器\2024）。

借阅管理：

（1）借阅需填写《文书借阅登记表》（见模板4），注明借阅人、用途、借阅期限（最长不超过7个工作日）；

（2）涉密文书（如未公开制度、财务数据）需经分管领导*批准，借阅时由行政部专人陪同；

（3）归还时检查文书完整性，如有损坏或丢失，按公司规定处理。

三、常用管理模板

模板1：文书分类目录表

分类代码

分类名称

层级

示例文书名称

保管期限

SWTZ

事务通知

公司级

关于2024年春节放假安排的通知

3年

QSBG

请示报告

部门级

行政部2024年第二季度采购计划

5年

ZDGF

制度规范

公司级

企业会议管理办法

长期

DWGT

对外沟通

专项级

关于邀请参加行业峰会的函

3年

CDTC

存档备查

部门级

2024年第一次办公会议纪要

10年

模板2：文书登记台账

编号

文书名称

签发日期

签发人

分发范围

存档位置（纸质/电子）

SWTZ2024-001

关于2024年春节放假安排的通知

2024-01-15

张*

各部门、全体员工

纸质：档案盒1-1；电子：\2024\

QSBG2024-015

行政部2024年第二季度采购计划

2024-03-20

李*

财务部、总经理*

纸质：档案盒2-5；电子：\2024\

模板3：文书修订申请表

修订文书编号

修订文书名称

修订部门

修订申请人

联系方式

ZDGF2023-005

企业会议管理办法

行政部

王*

修订原因

因公司新增“线上会议”形式，原办法未涵盖相关流程，需补充条款。

修订内容摘要

增加“第四章线上会议管理”，明确会议平台、参会要求、纪律等。

审核意见

部门负责人：*（签字