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采购流程标准化操作手册（采购管理优化版）

一、适用范围与应用场景

本手册适用于企业各类采购业务的全流程管理，涵盖生产原料、办公用品、设备采购、服务外包等场景。特别适用于以下情况：

企业采购部门规范化操作指引，保证流程统一；

跨部门（需求部门、采购部、财务部、法务部）协作场景，明确职责分工；

新入职采购人员培训，快速掌握标准操作要求；

采购流程优化复盘，识别风险点并持续改进。

二、标准化操作流程与步骤详解

（一）需求提报与初审

操作目标：保证采购需求真实、必要，且符合预算要求。

责任主体：需求部门申请人、需求部门负责人、采购专员。

操作内容：

需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》（见表1），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期、预算金额及资金来源。

需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交至采购部。

采购专员收到申请后，重点核对：

需求描述是否清晰，规格参数是否明确；

预算金额是否符合公司预算管理规定；

是否存在替代方案（如现有库存是否满足、是否有更经济的采购方式）。

审核通过后，进入下一环节；审核不通过的，退回需求部门并说明理由。

输出成果：《采购需求申请表》（审批版）。

（二）采购计划与审批

操作目标：根据需求优先级和预算，制定采购计划，完成多级审批。

责任主体：采购部、财务部、分管副总、总经理（根据采购金额分级）。

操作内容：

采购专员汇总审核通过的《采购需求申请表》，结合库存情况、市场供应周期，制定《采购计划表》，明确采购方式（公开招标、询比价、单一来源等）、预计采购时间、供应商范围。

财务部审核采购计划的预算匹配度，保证资金安排合理。

根据采购金额分级审批（示例）：

金额≤1万元：采购部负责人审批；

1万元＜金额≤5万元：分管副总审批；

金额＞5万元：总经理审批。

审批通过后，启动采购执行环节。

输出成果：《采购计划表》（审批版）。

（三）供应商寻源与选择

操作目标：通过合规方式筛选优质供应商，保证采购性价比。

责任主体：采购专员、采购部负责人、需求部门代表。

操作内容：

寻源方式：

公开招标：适用于金额较大（＞10万元）或标准化产品，通过公司官网、采购平台发布招标公告；

询比价：适用于1万元＜金额≤10万元，向至少3家合格供应商发出询价单，要求提供报价单、产品资质、供货周期等；

单一来源：仅适用于唯一供应商或紧急情况，需提交《单一来源采购申请表》，说明理由并经分管副总审批。

供应商资质审核：核查供应商营业执照、相关行业资质（如ISO认证、3C认证等）、过往合作业绩（如需），排除存在不良记录的供应商。

综合评估：组织需求部门、采购部、质量部（如需）成立评估小组，从价格（权重30%）、质量（权重30%）、交期（权重20%）、服务（权重15%）、资质（权重5%）等维度评分，形成《供应商评估表》（见表2）。

确定中标/成交供应商，结果公示（如需）后，通知供应商洽谈合同。

输出成果：《供应商评估表》《采购结果确认表》。

（四）合同签订与交底

操作目标：明确双方权利义务，规避合同风险。

责任主体：采购专员、法务部、财务部、供应商。

操作内容：

采购专员根据谈判结果，拟定《采购合同》（模板见表3），条款需包括：标的物名称规格、数量价格、质量标准、交付时间地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等。

法务部审核合同条款的合规性、完整性，重点排查法律风险（如付款节点、违约责任是否明确）；财务部审核付款方式是否符合公司财务制度。

审核通过后，由双方授权代表签字盖章（合同章/公章），合同生效。

采购部向需求部门、仓库、财务部同步合同关键信息（如交付时间、验收标准、付款节点），保证各部门协同。

输出成果：《采购合同》（正本+副本）。

（五）订单执行与交付跟踪

操作目标：保证供应商按时按质交付，全程可控。

责任主体：采购专员、供应商、需求部门、仓库管理员。

操作内容：

采购专员根据合同签订结果，向供应商发出《采购订单》，明确交付时间、地点、数量及包装要求。

供应商按订单备货，发货前通知采购专员，提供发货清单（含物流单号）。

采购专员实时跟踪物流状态，如遇延迟（如天气、交通等不可抗力），及时与供应商沟通并协调解决方案，同步告知需求部门调整计划。

货物送达后，仓库管理员核对《发货清单》与实际到货情况（数量、外包装完整性），如有差异当场记录并反馈采购专员。

输出成果：《采购订单》《物流跟踪记录》。

（六）验收与入库

操作目标：保证交付物品符合合同约定的质量、数量要求。

责任主体：需求部门、仓库管理员、质量检验员（如需）、采购专员。

操作内容：

数量验收：仓库管理员清点实物数量，与《发货清单》《采购订单》核对，保证一致。

质量验收：

标准化产品（如办公用品）：需求部门根据规格型号进行外观