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办公用品领用管理制度

一、总则

为规范公司办公用品的采购、领用、保管和使用，倡导勤俭节约、杜绝浪费，提高办公资源使用效率，降低行政运营成本，确保公司各项工作有序开展，特制定本制度。

本制度适用于公司全体员工及各部门。所有员工均有责任遵守本制度规定，共同维护公司办公资源的合理配置与有效利用。

办公用品管理遵循“统一管理、按需申领、节约高效、责任到人”的原则。

二、管理部门与职责

公司行政部为本制度的归口管理部门，负责办公用品的统一规划、采购、仓储、发放、监督及制度解释工作。具体职责包括：

1.根据公司实际需求，制定办公用品年度及月度采购计划，并负责组织实施采购。

2.建立办公用品库存台账，定期进行盘点，确保账实相符，防止积压或短缺。

3.负责办公用品的日常发放、登记，并指导各部门正确领用和使用。

4.监督检查各部门办公用品的使用情况，对浪费行为予以纠正，对节约行为予以鼓励。

5.负责供应商的评估、选择与管理，力求获得质优价廉的办公用品。

各部门应指定专人（通常为部门行政联络员或负责人）协助行政部进行本部门办公用品的需求统计、申领协调及分发工作，并教育引导部门员工节约使用办公用品。

员工个人对所领用的办公用品负有妥善保管和合理使用的责任。

三、办公用品的分类与申领

办公用品根据其属性和使用频率，分为常规办公用品和专项办公用品。

1.常规办公用品：指日常工作中普遍使用、消耗较快的物品，如各类书写工具（笔、笔芯）、纸张（复印纸、便签纸）、文件夹、订书机、订书钉、回形针、胶水、修正液等。

2.专项办公用品：指具有特定用途、单位价值相对较高或非日常高频消耗的物品，如计算器、U盘、打印机硒鼓/墨盒、电话机、碎纸机、办公文具套装等，以及部门因专项工作需要申领的特殊物品。

申领流程：

1.常规办公用品申领：各部门应于每月固定日期（如每月最后一个工作周的周三）前，由部门指定人员根据实际需求，填写《办公用品申领单》，经部门负责人审核签字后，提交至行政部。行政部根据库存情况及月度采购计划，统一发放。对于消耗量较大的部门或岗位，行政部可根据历史数据设定合理的月领用限额。

2.专项办公用品申领：申领专项办公用品，需单独填写《办公用品申领单》，详细注明物品名称、规格、数量、用途及预计使用周期，经部门负责人审核签字后，报行政部。行政部根据实际需求及库存情况，必要时上报公司分管领导审批后，进行采购或发放。单价或总价较高的专项物品，可能需要更高级别的审批。

3.紧急申领：因临时性、紧急性工作确需超出常规申领周期或数量领用办公用品的，应由部门负责人在《办公用品申领单》上注明“紧急”字样并签字确认，行政部将视库存情况尽力协调解决，但应严格控制紧急申领的频次。

4.新员工入职领用：新员工入职时，行政部可根据岗位需求，发放一套基础办公用品（如笔、笔记本、文件夹等），具体标准由行政部制定。

《办公用品申领单》应包含申领部门、申领日期、物品名称、规格型号、单位、数量、申领人、部门负责人签字、行政部经办人等信息。

四、发放与保管

行政部在发放办公用品时，应坚持先进先出的原则，确保物品在保质期内得到使用。发放时，领用人需在办公用品发放登记台账上签字确认。

行政部应设立专门的办公用品存放区域，保持环境整洁、干燥、通风，防止物品损坏、变质或遗失。库存办公用品应分类存放，便于清点和取用。

行政部需建立健全办公用品库存管理台账，详细记录物品的入库、出库、库存数量及金额等信息，并定期（如每月月底）进行库存盘点，确保账实相符。对易损耗、易短缺的物品，应保持合理的安全库存量，及时申购补充。

各部门领取办公用品后，应由部门指定人员负责分发和保管，倡导“谁使用、谁负责”的原则。员工应妥善保管个人领用的办公用品，养成节约使用、循环利用的良好习惯。对于可重复使用的办公用品（如计算器、U盘等），员工离职时应按规定交回行政部。

五、成本控制与节约

各部门及全体员工应树立节约意识，从点滴做起，减少办公用品的浪费。例如：推行无纸化办公，充分利用电子文档；打印、复印文件时尽量双面使用；笔、本等消耗品应在确已用尽或无法使用时再行申领；爱护办公设备，减少因人为损坏造成的更换需求。

行政部在采购办公用品时，应遵循性价比原则，多方比价，选择质量可靠、价格合理的供应商。鼓励采购环保、可降解的办公用品。

行政部将定期统计各部门办公用品的消耗量及费用占比，分析使用情况，对明显超出合理范围的部门进行提醒和关注，必要时与部门负责人沟通，共同寻求节约措施。

六、监督与责任

行政部有权对各部门及员工办公用品的领用、使用和保管情况进行不定期检查与监督。

对于违反本制度规定，如虚报冒领、浪费严重、擅自挪用或损坏公共办公用品的行为，行政部将予以口头警告、通报批评，情节严重者，公司将根据相关规定