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机动车检测站日常记录管理办法

引言

机动车检测站的日常记录是检测工作的原始凭证，是保障检测质量、追溯检测过程、明确责任界限、实现科学管理的基础。规范、详实、准确的记录管理，不仅是检测站自身质量管理体系有效运行的体现，也是应对行业监管、处理客户异议、参与事故调查的重要依据。为确保本站各项记录工作的有序开展，特制定本办法。

一、总则

1.目的与依据：本办法旨在规范机动车检测站（以下简称“本站”）各类记录的形成、填写、审核、归档、保管、查阅及销毁等环节，确保记录的真实性、准确性、完整性、及时性和安全性。依据国家相关法律法规、行业标准及本站质量管理体系文件制定。

2.适用范围：本办法适用于本站内所有与机动车检测业务相关的记录，包括但不限于业务受理、车辆信息核查、各检测项目原始数据、设备运行与维护、人员操作、不合格项处理、客户投诉等。

3.基本原则：

*真实性：记录内容必须反映检测活动的真实情况，严禁虚构、篡改或隐瞒。

*准确性：数据录入、文字描述必须准确无误，计量单位、符号使用规范。

*完整性：记录的要素应齐全，过程应连续，不得有遗漏。

*及时性：记录应在检测活动发生时或完成后立即形成，避免事后补记。

*规范性：记录格式应统一（若有规定），填写字迹清晰，签署完整，修改规范。

*安全性：记录属于检测站重要资料，应采取有效措施防止丢失、损坏、泄露或被不当使用。

二、记录的分类与内容要求

本站记录根据其性质和用途，主要分为以下几类：

1.业务受理与委托记录：

*内容：包括但不限于《机动车安全技术检验委托单》、《机动车排放检验委托单》等。应包含车辆基本信息（号牌号码、车辆类型、厂牌型号、VIN码、发动机号、注册日期、使用性质等）、送检人信息、送检日期、检测类型、检验项目等。

*要求：信息采集完整，委托单填写规范，客户确认签字清晰。

2.车辆信息核查记录：

*内容：对送检车辆唯一性、特征参数、外观、警示标识等项目的核查情况记录。

*要求：逐项核查，如实记录，对发现的异常情况（如改装、与行驶证不符等）应有详细描述及处理意见。

3.检测过程原始记录：

*内容：各检测工位（如外观检查、底盘动态检验、制动性能、灯光性能、车速表、喇叭声级、排气污染物、前照灯远光光束发光强度等）的原始检测数据、判定结果、检测设备编号、检测时间、环境条件（如温度、湿度，必要时）、检测员签名等。

*要求：数据真实，字迹清晰（手写时），不得随意涂改。如需修改，应采用杠改方式，修改人签名并注明日期。电子记录应确保其生成、存储、传输的安全性和不可篡改性。

4.设备管理记录：

*内容：包括检测设备的日常维护保养记录、校准/检定记录（含校准/检定证书编号、日期、结果）、故障维修记录、期间核查记录、标准物质/标准样品使用记录等。

*要求：记录应及时、准确，与设备档案相对应，确保设备处于良好工作状态。

5.人员管理记录：

*内容：检测人员培训记录、考核记录、授权记录、健康监护记录（如涉及）等。

*要求：记录培训内容、时间、考核结果，确保检测人员具备相应资质和能力。

6.环境控制记录：

*内容：如检测车间温度、湿度、光照度（特定检测项目要求时）、通风状况等影响检测结果的环境条件监测记录。

*要求：按规定频次监测并记录，超出规定范围时应有处理措施记录。

7.质量控制与质量保证记录：

*内容：包括内部审核记录、管理评审记录、期间核查记录、客户投诉处理记录、不合格项控制与纠正预防措施记录、比对试验/能力验证记录等。

*要求：记录问题描述、原因分析、处理过程、验证结果，确保质量管理体系持续改进。

8.档案管理相关记录：

*内容：检测报告发放登记、记录借阅登记、档案销毁记录等。

*要求：记录完整，有据可查。

9.其他重要记录：根据法律法规要求及本站实际运营需要确定的其他记录，如应急预案演练记录、安全管理记录等。

三、记录的形成与填写规范

1.记录工具：应使用不易褪色的书写工具（如钢笔、签字笔）填写纸质记录。电子记录应使用经授权的专用软件和设备。

2.填写要求：

*真实准确：记录的内容必须与实际情况完全相符，数据精确到规定单位。

*内容完整：记录的各项要素（如日期、时间、地点、人物、事件、数据、结论、签名等）应填写齐全，不得有缺项、漏项。

*字迹清晰：手写记录应字迹工整、易于辨认，避免潦草和使用不规范简化字。

*及时有效：记录应在活动发生时或完成后立即形成，避免事后回忆补记，确保记录的时效性。

*规范修改：纸质记录如需修改，应在错误处划一条横线，保持原内容清晰可辨，然后在其上方或旁边填写正