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公文写作常用格式与规范

公文，作为党政机关、企事业单位实施领导、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、协调工作的重要工具。其写作质量直接关系到工作效率与决策效果，因此，熟练掌握并严格遵循公文写作的常用格式与规范，是每一位职场人士，特别是从事文字工作和管理岗位人员的基本素养。本文旨在系统梳理公文写作的核心要素，为规范行文提供实用指引。

一、公文的基本构成要素

一份规范的公文，通常由版头、主体、版记三大部分构成，其中主体部分是核心。在日常工作中，我们接触最多、撰写最多的是主体部分的内容及其规范。

（一）标题

标题是公文的“眼睛”，必须准确、简明、扼要地概括公文的核心内容。其规范写法通常由“发文机关名称+事由+文种”三要素组成，例如“XX公司关于加强安全生产管理的通知”。拟制标题时，应避免使用标点符号（除法规、规章名称加书名号外），力求字数精简，避免冗长和歧义。事由部分应清晰揭示公文的主要意图或事项，文种则必须根据公文的实际功能准确选用。

（二）主送机关

主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其位置在标题之下，正文之上，顶格书写，后加冒号。选择主送机关时需注意，请示类公文一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

（三）正文

正文是公文的核心部分，用来表达公文的具体内容。其撰写要求逻辑清晰、条理分明、语言准确、表述简洁。

1.开头部分：通常简明扼要地说明发文的依据、目的、原因或背景等。例如，“根据XX会议精神”、“为贯彻落实XX文件要求”等。

2.主体部分：这是公文的核心内容所在，应围绕发文事由，将需要传达的政策、部署的工作、提出的要求、说明的情况等，分点分层阐述清楚。内容较多时，可使用序数词（如“一、”“（一）”“1.”“（1）”）来组织段落，使结构清晰，易于阅读和理解。

3.结尾部分：根据文种特点和实际需要，常用的结尾方式有：提出希望和要求、发出号召、请求批示、请予函复、特此通知、特此报告等。例如，请示的结尾通常用“妥否，请批示”或“以上请示，请予审批”。

（四）附件说明

公文如有附件，应当在正文之后、发文机关署名之前，注明附件的顺序和名称。写法为“附件：1.XXXXX”，附件名称后不加标点符号。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

（五）发文机关署名、成文日期和印章

1.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。

2.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期通常用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。

3.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。联合上报的公文，可以由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（六）抄送机关

抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关标注在版记部分。

二、常用公文种类及其写作要点

公文种类繁多，以下简要介绍几种最常用公文的写作要点：

1.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。写作时要明确告知事项、执行要求和时限，内容具体明确，便于遵照执行。

2.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告要如实反映情况，不夹带请示事项，结尾常用“特此报告”。

3.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。必须一文一事，内容明确具体，理由充分，请求清晰，结尾用请求性语言。

4.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的写作要一事一函，态度诚恳，语言得体，注意区分商洽函、询问函、请批函、答复函的不同语气和侧重点。

5.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。纪要应如实反映会议内容，突出重点，条理清晰，参会人员、会议时间、地点等要素要齐全。

三、其他注意事项

1.语言规范：公文语言应当准确、庄重、朴实、精炼、严谨、规范。避免使用口语化、随意化的词语，慎用模糊不清、模棱两可的表述。要恰当使用专业术语，避免生造词语。

2.逻辑层次：公文的结构应遵循一定的逻辑顺序，如时间顺序、空间顺序、逻辑顺序（总分、并列、递进等），确保文章条理清晰，论证严密。

3.篇幅控制：在能够清晰表达内容的前提下，力求简短精炼，避免冗长空洞。

4.校对审核：公文在发出前，必须经过严格的校对和审核程序，确保内容准确无误、格式规范、文字通顺、无错别字和语病。这是保证公文质量的关键环节。

总之，公文写作是一项严肃的工作，其格式与规范是长