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电子元器件采购流程标准化手册

前言

本手册旨在规范公司电子元器件采购行为，明确各环节职责与操作要求，确保采购过程的高效、合规与成本优化，保障公司产品研发与生产的顺利进行。本手册适用于公司所有涉及电子元器件采购的部门及相关人员，并作为采购活动的指导性文件。

一、采购需求管理

1.1需求提出

需求部门根据产品研发计划、生产计划或库存补充需要，填写《采购需求单》。需求单应清晰、准确地列明所需电子元器件的以下信息：

*物料名称及规格型号（需包含关键参数，如型号、封装、精度、温度范围、电压等级等）

*需求数量（明确单位）

*期望交付日期

*用途（如研发打样、小批量试产、大批量生产）

*特殊要求（如品牌偏好、认证要求、环保要求等）

*需求部门负责人签字确认

1.2需求审核与汇总

*部门审核：需求部门负责人对《采购需求单》的必要性、合理性及准确性进行审核。

*采购初审：采购部门接收需求单后，对需求的完整性、规格型号的清晰度进行初步审核，对不明确之处及时与需求部门沟通确认。

*汇总与优先级排序：采购部门根据需求紧急程度、物料通用性等因素，对需求进行汇总，并协助相关部门进行优先级排序，为后续采购策略制定提供依据。

1.3物料编码申请与维护

对于新物料，需求部门或采购部门应按照公司物料编码规则，申请唯一的物料编码。已编码物料的规格型号若发生变更，应及时更新物料主数据信息，确保物料信息的准确性与唯一性。

二、供应商管理

2.1供应商寻源与开发

*信息收集：采购部门通过行业展会、专业期刊、网络平台、同行推荐等多种渠道收集潜在供应商信息。

*初步筛选：根据供应商的资质、产品线、市场口碑、供货能力等初步筛选，形成潜在供应商名单。

*供应商调研：对重点潜在供应商进行深入调研，包括但不限于企业背景、生产能力、质量体系、研发能力、财务状况、商业信誉及社会责任表现。

2.2供应商评估与认证

*评估内容：从质量、成本、交付、服务、技术能力、合规性（如环保、冲突矿产）等维度对供应商进行综合评估。

*样品验证：对于关键物料或新供应商，应索取样品进行测试验证，确保符合技术要求。

*认证决策：根据评估结果及样品验证情况，由采购部门组织相关部门（如研发、质量、生产）进行评审，确定合格供应商名录。

2.3供应商日常管理与优化

*供应商信息维护：建立并动态维护供应商档案，包括基本信息、合作历史、评估记录等。

*绩效评估：定期（如季度或半年）对合格供应商的综合表现进行评估，评估结果作为订单分配、合作调整及淘汰的依据。

*沟通与合作：与核心供应商建立定期沟通机制，共同解决合作中出现的问题，推动供应商持续改进。

*供应商优化：根据绩效评估结果及市场变化，适时引入新的合格供应商，淘汰表现不佳的供应商，保持供应商队伍的活力与竞争力。

三、采购执行

3.1询价与比价

*询价：采购部门根据经审核的采购需求，向至少两家及以上合格供应商发出询价单，明确物料规格、数量、交付要求等。

*比价分析：对供应商的报价、付款条件、交付周期、售后服务等进行综合比较分析，不仅关注价格，更要考虑综合成本与风险。

3.2采购决策与合同签订

*采购决策：根据比价分析结果，结合供应商绩效、合作历史等因素，确定最终供应商及采购价格。对于大额或关键物料采购，可组织专题评审。

*合同签订：与选定供应商签订采购合同，合同内容应包括物料信息、数量、价格、交付时间与地点、质量标准、验收条款、付款方式、违约责任、知识产权、保密条款等。合同需经法务部门审核（如适用）。

3.3采购订单下达

*采购部门根据签订的合同或框架协议，向供应商下达正式的《采购订单》。订单信息必须与合同及需求保持一致。

*确保供应商已确认接收采购订单，并对订单内容无异议。

3.4订单跟踪与协调

*采购专员负责对采购订单的执行情况进行全程跟踪，包括供应商的生产进度、备料情况、物流安排等。

*主动与供应商沟通，及时掌握物料交付动态。对可能出现的交付延迟或质量风险，提前预警并协调解决。

四、入库检验与接收

4.1到货通知与准备

供应商发货后应及时通知采购部门及仓库。仓库根据采购订单信息，做好收货准备。

4.2外观与数量检验

*仓库人员核对到货物料的外包装是否完好，有无破损、受潮等情况。

*根据采购订单及送货单，核对物料的型号、规格、数量是否一致。

4.3质量检验

*IQC检验：仓库将物料送检，质量检验部门（IQC）依据相关检验标准（如AQL、规格书要求）对物料进行检验。

*检验结果处理：

*合格：检验合格物料，仓库办理入库手续。

*不合格：检验不合格