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机关单位财务档案管理规范

引言

机关单位财务档案是机关单位在履行职能、开展经济活动过程中形成的，具有保存价值的各种形式的会计核算专业材料。它不仅是记录机关单位经济业务的原始凭证，更是反映单位财务状况、经济决策和管理水平的重要历史资料，对于加强内部管理、防范财务风险、保障国有资产安全、提供历史借鉴以及接受监督检查等均具有不可替代的重要作用。因此，建立健全并严格执行财务档案管理规范，是机关单位财务管理工作中一项基础性、长期性且至关重要的任务。本规范旨在系统梳理机关单位财务档案管理的各个环节，明确管理要求，以期提升财务档案管理的规范化、精细化水平。

一、财务档案管理的基本原则

机关单位财务档案管理工作应遵循以下基本原则，确保管理工作的有序、高效与安全：

（一）统一领导，分级负责

财务档案管理工作需在单位统一领导下进行，明确分管领导和牵头管理部门，通常为单位财务部门或档案管理部门。各相关业务部门应积极配合，按照职责分工，共同做好财务档案的形成、收集、整理和移交工作，形成一级抓一级、层层抓落实的管理格局。

（二）完整准确，真实可靠

财务档案必须真实反映机关单位经济业务的本来面貌，做到内容完整、数据准确、手续齐全。任何单位和个人不得伪造、变造、篡改或擅自销毁财务档案，确保档案的原始性和凭证性。

（三）规范有序，安全保密

财务档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等各个环节，都必须严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，做到操作规范、流程清晰。同时，鉴于财务档案的敏感性和保密性，必须采取严格的安全保密措施，严防失泄密事件发生。

（四）依法管理，便于利用

财务档案管理必须以国家相关法律法规为依据，确保各项管理行为合法合规。在安全保密的前提下，应建立健全档案利用制度，简化利用手续，为单位内部管理、决策参考、审计监督以及历史研究等工作提供便捷、高效的档案服务。

二、财务档案的收集与整理

财务档案的收集与整理是档案管理的基础环节，直接影响后续工作的质量。

（一）收集范围

财务档案的收集范围应全面覆盖机关单位所有经济活动所产生的会计核算材料，主要包括：

1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。

2.会计账簿类：总账、明细账、日记账（如现金日记账、银行存款日记账）、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿。

3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，以及其他财务报告。

4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书，以及其他具有保存价值的会计核算专业资料。

（二）收集要求

财务部门应指定专人负责财务档案的日常收集工作。各项经济业务处理完毕后，相关人员应及时将形成的会计资料整理齐全，移交档案管理人员。档案管理人员对接收的材料要认真核对，确保其完整、准确、规范。对于不符合要求的，应退回相关人员补充完善。

（三）整理与装订

1.分类：按照会计凭证、会计账簿、财务报告和其他类别的顺序进行分类。

2.编号：在分类的基础上，对每一类档案进行系统编号，以便于管理和查找。编号方法应保持统一和连贯。

3.装订：

*会计凭证应按照编号顺序，连同所附原始凭证，加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫号码等要素，并由装订人、会计主管人员签名或盖章。

*会计账簿在启用和结转下年时，应按规定办理相关手续。活页式账簿应撤出空白页，装订成册；订本式账簿不得任意撕毁。

*财务报告及其他资料，应按月度、季度、年度分别整理，加具封面，装订成册。

4.填写备考表：对于装订成册的档案，应在其备考表中注明本卷档案的份数、页数、起止日期、保管期限、已存档案号等信息，并由整理人、审核人签名。

三、财务档案的鉴定与归档

（一）鉴定

机关单位应定期（一般为每年或每一定周期）组织财务、档案管理等相关部门人员，对已形成的财务档案进行鉴定，主要确定其保管期限和是否具有继续保存的价值。保管期限应按照国家统一规定的会计档案保管期限标准执行，分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为不同档次，机关单位应根据档案的具体内容和重要程度准确划分。

（二）归档

经过鉴定整理完毕的财务档案，应及时向单位档案管理部门或指定的档案保管机构移交归档。移交时，双方应办理严格的交接手续，填写《会计档案移交清册》，详细列明移交档案的名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容，由交接双方经办人、部门负责人及单位分管领导签名或盖章，并加盖单位公章，双方各执一份备查。

未设立专门档案管理部门的机关单位，财务档案可暂由财务部门指定专人保管，但必须符合档案保管条件，并明确保管责任。

四、财务档案的保