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中小企业员工档案管理制度

第一章总则

1.1为统一规范员工档案的收集、鉴别、整理、保管、借阅、转递、信息化及销毁全过程，确保“一人一档、档随人走、信息完整、利用便捷、安全合规”，特制定本制度。

1.2本制度适用于公司全体签订劳动合同、实习协议、劳务派遣协议及退休返聘协议的人员，含总部、分支机构、项目点、驻外办事处。

1.3档案管理遵循“真实准确、分类科学、流程闭环、权限最小、全程留痕”五大原则，任何部门与个人不得擅自截留、涂改、抽取、伪造、泄露档案材料。

第二章组织与职责

2.1董事会授权综合管理部为档案归口管理部门，设专职档案管理员1名、兼职档案协管员若干；财务部、技术部、生产部、销售部、质量部、安全部、人资分中心指定一名档案联络员，形成“1+N”网络。

2.2档案管理员职责：

a.制定年度档案工作计划、预算、应急预案；

b.建立档案全宗、类目、编号、存储位置四维索引；

c.组织材料收集、真伪鉴别、缺失追补、目录录入、纸质数字化；

d.负责库房“八防”(防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防高温、防污染)日常巡检；

e.每季度出具档案利用统计分析报告，提出优化建议；

f.对接劳动监察、社保、审计、纪检、司法调档，确保依法合规。

2.3部门档案联络员职责：

a.入职三日内收齐本部门新员工原始材料并初审；

b.每月5日前移交上月异动材料