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私车公用管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司私车公用行为，保障公司运营效率，明确费用标准，维护公司与员工的合法权益，降低运营成本，依据国家相关法律法规及公司财务制度，特制定本制度。

第二条定义

本制度所称“私车公用”，是指公司员工在执行公司指派的公务活动时，因公司公务车辆资源不足或其他特殊情况，经公司批准后，使用本人私有车辆（以下简称“私车”）办理公务的行为。

第三条适用范围

本制度适用于公司全体在职员工。私车公用的申请、审批、费用报销及相关责任，均须遵循本制度规定。

第四条基本原则

私车公用实行“事前申请、严格审批、实报实销（或按标准补贴）、安全第一”的原则。严禁未经批准擅自以私车公用名义报销费用。

第二章管理职责

第五条行政部（或指定部门）

公司行政部为本制度的归口管理部门，主要职责包括：

1.私车公用制度的解释、修订与宣导；

2.私车公用申请的审核与备案；

3.私车公用相关费用的复核；

4.定期对私车公用情况进行统计与分析，提出优化建议。

第六条财务部

1.根据本制度及审批手续，负责私车公用相关费用的审核与报销；

2.负责私车公用费用的会计核算与账务处理。

第七条各部门

1.严格执行本制度规定，合理安排公务出行；

2.对本部门员工提交的私车公用申请进行初步审核，确保其真实性与必要性。

第八条员工

1.严格遵守本制度及公司其他相关规定；

2.如实申报私车公用情况，提供真实、合法的费用凭证；

3.承担私车公用期间的交通安全责任，确保行车安全。

第三章私车公用的申请与审批

第九条申请条件

符合以下条件之一者，可申请私车公用：

1.公司公务车辆已全部派出或无法满足紧急公务需求；

2.前往偏远地区或交通不便区域执行公务；

3.经部门负责人及行政部评估，使用私车比使用公务车更经济、高效；

4.其他特殊情况，经公司分管领导批准。

第十条申请与审批流程

1.申请：员工需提前通过公司指定的审批系统或书面形式提交《私车公用申请单》，注明用车人、车牌号、车型、申请日期、预计用车时间、起止地点、公务事由、预计行驶里程等信息。如遇紧急公务无法提前申请，须在公务结束后一个工作日内补填申请。

2.审批：

*《私车公用申请单》由部门负责人进行初步审核，确认公务的真实性与必要性。

*部门负责人审核通过后，提交至行政部复核。行政部应对车辆使用的合理性进行评估。

*最终审批权限根据公司层级规定执行，一般情况下，由部门分管领导审批；特殊情况或长途用车（如当日往返超过一定里程）需报请公司主要领导审批。

3.备案：审批通过的《私车公用申请单》由行政部留存备案。

第四章费用报销与补贴标准

第十一条报销范围

私车公用可报销的费用范围包括：

1.燃油费（或按里程补贴）；

2.路桥通行费；

3.停车费。

第十二条燃油费补贴标准

公司采用里程补贴方式核算燃油费用，具体标准如下：

1.车辆排量在1.6升（含）以下的，补贴标准为X元/公里；

2.车辆排量在1.6升以上至2.0升（含）的，补贴标准为Y元/公里；

3.车辆排量在2.0升以上的，补贴标准为Z元/公里。

（注：X、Y、Z为具体金额，公司可根据实际情况及市场油价波动定期调整，并另行通知。）

此补贴已包含燃油费、车辆日常磨损等费用，不再单独报销燃油发票。

第十三条路桥通行费及停车费

路桥通行费及停车费凭有效票据实报实销，但需在票据上注明日期、起止地点及事由，并与《私车公用申请单》及行驶里程记录相符。

第十四条费用报销凭证与时限

1.员工在私车公用公务结束后，应于每月指定的报销日前，凭审批通过的《私车公用申请单》、《私车公用里程及费用明细表》（需注明实际行驶里程、补贴金额、路桥费、停车费等）、以及相关路桥费、停车费票据，到财务部办理报销手续。

2.里程计算以实际行驶里程为准，员工应提供合理的里程计算依据（如导航记录截图等）。

3.所有报销凭证必须真实、合法、有效，票据抬头应为公司全称。

第十五条其他费用

1.私车公用期间，车辆的维修保养费、保险费、年检费、车船使用税、折旧费等固定费用由车主自行承担。

2.因违反交通法规而产生的罚款、滞纳金等，由车主自行承担。

3.如因公务需要产生的特殊费用，需单独书面说明并经公司分管领导批准后方可报销。

第十六条月度限额

为控制费用，公司可根据岗位性质和公务需求，对不同级别员工的月度私车公用里程或补贴金额设定上限。

第五章行车安全与责任

第十七条驾驶员资质与义务

1.私车公用的驾驶员须持有有效的机动车驾驶证，且驾龄满两年以上。

2.驾驶员应严格遵守交通法规，谨慎驾驶，确保人身及车辆安全。严禁