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团队会议纪要制作标准化模板

一、适用范围

二、操作流程

（一）会前准备：明确会议基础信息与记录框架

获取会议基础信息：提前向会议组织者（如主持人或发起人）确认会议名称、时间、地点（线上/线下）、参会人员（含主持人、记录人）、核心议题及会议目标。

准备记录工具：根据会议性质选择记录方式（电子文档/手写模板），提前创建会议纪要文档包含基础信息模块（如会议名称、时间、参会人等）及议题讨论模块。

梳理背景资料：若会议涉及特定项目或议题，提前查阅相关背景资料（如项目计划、上次会议纪要、待解决问题清单），保证记录时能快速关联上下文。

（二）会中记录：实时捕捉关键信息，区分主次内容

记录基础信息：准确填写会议名称、具体时间（精确到分钟，如“2024年5月20日14:00-16:00”）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人，以及参会人员（含缺席人员及原因，如“（部门）因出差缺席”）。

聚焦议题讨论：按会议议程逐项记录，每个议题需包含：

讨论要点：提炼核心观点，避免逐字记录（如“针对项目进度延迟，（部门）提出资源调配建议，（*部门）补充风险评估”）；

分歧点：客观记录不同意见，不添加主观评价（如“关于方案A/B的选择，（岗位）支持A，（岗位）认为B成本更低”）；

初步结论：若会议达成初步共识，需明确结论内容（如“同意优先推进方案A，由（部门）3日内细化执行计划”）。

标记决议与待办事项：对会议明确的决议和待办事项，单独标注并记录关键要素：

决议：编号（如“决议01”）、内容、达成依据；

待办：任务描述、负责人（用“（部门/岗位）”代替真实姓名）、截止日期、所需资源（如“待办-01：完成用户调研报告，负责人（*市场部），截止2024年5月25日”）。

（三）会后整理：核对信息，补充细节，形成初稿

信息核对与补充：会议结束后2个工作日内，根据记录及会议录音（如有）核对信息准确性，重点确认决议内容、待办事项负责人及时限，若有遗漏及时向参会人核实。

语言精简与规范：将口语化讨论转化为书面语，删除冗余内容，保证语句通顺、逻辑清晰；使用统一术语（如“项目”“待办”“决议”等），避免模糊表述（如“尽快”“可能”）。

形成结构化初稿：按“基础信息-会议议程-讨论情况-决议事项-待办事项-后续安排”顺序整理，附件如有支撑材料（如PPT、数据报表）需在文末列出。

（四）审核与分发：保证内容无误，及时传达

提交审核：初稿完成后提交给主持人（或会议指定审阅人）审核，重点确认决议和待办事项的准确性，根据反馈修改完善。

正式分发：审核通过后，1个工作日内将纪要分发给所有参会人员及相关方，明确“抄送”范围（如需抄送上级部门或协作单位）；同时将电子版归档至团队共享文档库，方便后续查阅。

三、会议纪要模板结构

模块

内容说明

示例

会议基本信息

会议名称、时间、地点、参会人员、缺席人员及原因、主持人、记录人

会议名称：项目周例会时间：2024年5月20日14:00-16:00地点：3楼会议室参会人：（部门）、（部门）、（岗位）缺席人：（部门，出差）主持人：记录人：*

会议议程

按会议顺序列出各议题

1.*项目进度汇报2.方案A/B讨论3.下周工作安排

各议题讨论情况

按议题分点记录讨论要点、分歧点、初步结论

议题1：项目进度汇报讨论要点：（部门）说明当前完成60%，延迟主因是资源未到位；（岗位）建议协调部门支持。分歧点：是否申请外部资源，认为成本过高，认为优先保障内部资源。初步结论：暂不申请外部资源，由（*部门）3日内协调内部资源。

决议事项

编号、决议内容、达成依据

决议01：同意项目按原计划推进，由（部门）负责资源协调，保证5月30日前完成阶段目标。依据：部门提交的资源协调方案可行性评估。

待办事项

任务编号、任务描述、负责人、截止日期、备注（所需资源/关联决议）

待办-01：完成资源协调方案，负责人（部门），截止2024年5月23日。备注：关联决议01。待办-02：整理方案A/B对比报告，负责人（*市场部），截止2024年5月22日。

后续安排

下次会议时间/议题、其他需跟进事项

下次会议：2024年5月27日14:00，议题：项目阶段目标完成情况检查。其他：（*部门）需在下次会议前反馈资源协调结果。

附件列表

列出会议中提及的支撑材料名称及格式

附件1：*项目进度表（Excel）附件2：方案A/B对比报告（PPT）

分发范围

明确纪要的分送对象及抄送对象

分送：、、抄送：（总监）、（*协作部门）

签字确认

记录人签字、审阅人签字（可选）

记录人：__________审阅人：__________

四、使用说明与规范

内容客观性：记录需忠实于会议内容，不添加个人观点或未经确认的信息，对讨