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会议纪要编写及行动计划部署模板

一、适用会议类型与场景

项目启动会：明确项目目标、分工及关键里程碑；

周/月度例会：同步工作进展、解决问题、部署下阶段任务；

跨部门协调会：明确协作接口、消除职责壁垒、推动资源对接；

问题复盘会：总结经验教训、制定改进措施、明确责任主体；

专项任务推进会：聚焦具体目标，细化执行路径，保证高效落地。

二、从会前到行动落地的全流程操作

（一）会前准备：奠定高效记录基础

明确会议目标与议程

提前与会议主持人确认会议核心目标（如“确定Q3产品迭代方案”“解决项目进度滞后问题”），获取并熟悉会议议程，明确各议题讨论重点。

收集背景资料

整理与会议议题相关的材料（如项目文档、数据报表、上次会议纪要、待解决问题清单），供记录时参考，保证内容上下文连贯。

准备记录工具

电子化记录：优先使用协作文档（如飞书文档、腾讯文档），支持实时多人编辑、后续版本管理；

纸质记录：备好会议记录本，提前标注议程页码，方便快速定位；

辅助工具：准备录音设备（需提前征得参会人员同意）或智能语音转文字工具，避免遗漏关键信息。

（二）会中记录：精准捕捉核心信息

记录会议基本信息

首段需包含：会议名称、时间（年/月/日上/下午X时-X时）、地点（会议室/线上会议）、主持人、记录人、参会人员（含部门及职务）、缺席人员及原因、列席人员（如有）。

示例：

项目周例会纪要

时间：2023年X月X日14:00-16:00

地点：3楼会议室A/线上会议（腾讯会议X）

主持人：（项目经理）

记录人：（项目助理）

参会人员：（研发部）、赵六（设计部）、孙七（市场部）、周八（运营部）

缺席人员：吴九（财务部，因出差）

区分“讨论”与“决议”，提炼关键结论

按议程顺序记录，每个议题需标注：讨论要点（各方观点、数据支撑、分歧点）、决议结论（最终确定的方案、共识）、待定事项（需进一步调研/决策的内容）。

示例：

议题1：Q3产品迭代优先级排序

讨论要点：

（研发部）：建议优先开发“用户画像优化”功能，因当前系统识别准确率仅65%，影响用户体验；

赵六（设计部）：补充“用户画像优化”需设计端配合，预计需2周，建议同步启动“消息推送模板改版”（研发周期短1周）；

孙七（市场部）：根据用户调研数据，“消息推送模板改版”用户呼声更高，可提升打开率15%。

决议结论：

优先级排序：“消息推送模板改版”“用户画像优化”“支付流程简化”；

研发部本周内提交各功能详细排期（含资源需求）。

逐项梳理行动项，明确“5W1H”

对会议中明确的任务，需记录：任务描述（What）、负责人（Who）、协作人（Supporter）、开始时间（WhenStart）、截止时间（WhenEnd）、交付成果（Deliverable）、所需资源/支持（Resource）。

示例：

行动项1：研发部完成“消息推送模板改版”技术方案，（研发组长）负责，（产品助理）配合提供用户反馈数据，截止时间：X月X日17:00，交付成果：技术方案文档（含排期）。

记录关键数据与待跟进事项

对涉及数据、指标的内容（如“目标用户量提升20%”“预算控制在5万元内”），需准确记录来源及口径；对未当场解决的问题，标注“下次会议需跟进”。

（三）会后整理：保证信息准确完整

24小时内完成初稿

基于会中记录，整理成结构化纪要，重点检查：决议结论是否清晰、行动项是否完整（含5W1H）、人名/部门/数据是否有误。

提交审核与分发

将初稿提交会议主持人（或指定负责人）审核，确认无误后，按参会范围分发（抄送相关人员、部门负责人及存档部门），并标注“请确认收到，如有异议请在X小时内反馈”。

补充遗漏信息

若审核中或反馈后存在信息缺失（如某行动项负责人未明确），及时与相关人员沟通补充，保证无遗漏。

（四）行动计划部署：从任务到落地

录入行动跟踪表

将所有行动项同步至《行动计划跟踪表》（见模板三），明确“当前状态”（未开始/进行中/已完成/延期），并设置关键检查节点（如每周五17:00更新进度）。

推动资源协调

对行动项中涉及的资源需求（如预算、人力、跨部门支持），由记录人/负责人主动对接相关部门，保证资源及时到位。

定期同步进度

通过周报、站会或专项跟进会，同步行动计划执行情况，对延期任务分析原因（资源不足、需求变更等），并调整解决方案。

三、核心模板工具包

模板1：会议基本信息表

项目

内容

会议名称

项目周例会

会议时间

2023年X月X日14:00-16:00

会议地点

3楼会议室A/线上会议（腾讯会议X）

主持人

（项目经理）

记录人

（项目助理）

参会人员

（研发部）、赵六（设计部）、孙七（市场部）、周八（运营部）

缺席人员

吴九（财务部，因出差）

列席人员

无

会议目标

1.同步Q3产品迭代进度；2.确定“