行政采购申请与审批流程标准化手册.docVIP

行政采购申请与审批流程标准化手册

前言

为规范公司行政采购行为，保证采购过程合规、高效、透明，明确各环节职责分工，降低运营成本，特制定本手册。本手册旨在为各部门提供统一的采购申请与审批指引，保障采购物资满足工作需求，同时强化风险管控，提升行政管理水平。

一、适用范围与业务场景

（一）适用范围

本手册适用于公司各部门（含分支机构）所有行政类采购活动，包括但不限于：日常办公用品采购、办公设备采购、后勤服务采购（如保洁、绿植）、会议物资采购、固定资产采购（单价2000元以上且使用期限1年以上的物品）等。

（二）业务场景

日常办公需求：如纸张、笔、文件夹等易耗品补充，或打印机墨盒、硒鼓等耗材更换。

设备更新与新增：因部门扩张或设备老化，需采购电脑、打印机、办公家具等。

活动与会议支持：公司年会、培训、客户接待等活动所需物资或服务采购。

后勤保障需求：办公区域清洁、绿植养护、饮用水供应等持续服务采购。

二、采购申请与审批全流程详解

（一）第一步：需求提出与申请

责任人：部门需求申请人（一般为部门员工或行政对接人）

操作说明：

明确采购需求：根据实际工作需要，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、用途及期望交付时间。

填写《行政采购申请单》（模板见第三章）：需完整填写以下信息——

申请人基本信息（姓名、部门、联系方式）

采购物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、预算）

采购事由及用途说明

供应商建议（如有，需提供至少3家比价信息，单价2000元以上必填）

附件（如技术参数要求、报价单等）

提交申请：将填写完整的《行政采购申请单》及附件提交至部门负责人进行初审。

输出物：《行政采购申请单》（含附件）

（二）第二步：部门初审

责任人：部门负责人

操作说明：

核查需求合理性：确认采购需求是否符合部门工作计划，是否存在重复采购或可替代方案（如内部调配、维修等）。

审核预算准确性：核对采购预算是否在部门年度预算额度内，超预算采购需额外说明理由。

审批意见：在《行政采购申请单》“部门初审意见”栏签署意见（同意/不同意/需调整），并签字确认。如不同意，需注明原因并退回申请人；如需调整，明确调整要求后交申请人修改。

输出物：部门负责人签署意见的《行政采购申请单》

（三）第三步：采购部审核

责任人：采购部专员

操作说明：

形式审查：检查申请单填写是否完整、附件是否齐全（如报价单、技术参数等），初审流程是否合规。

需求与预算复核：确认采购物品/服务的规格、数量与部门需求匹配，预算符合公司采购管理规定。

供应商合规性核查（如适用）：

单次采购金额5000元以下：建议从公司合格供应商库中选择供应商；

单次采购金额5000元以上：必须从合格供应商库中选取，或组织公开询价（至少3家供应商报价），比价结果需作为附件提交。

审批意见：在《行政采购申请单》“采购部审核意见”栏签署意见（同意/补充说明/驳回），并签字确认。如需补充材料，通知申请人提供；如驳回，说明原因并退回原部门。

输出物：采购部签署审核意见的《行政采购申请单》及比价材料（如有）

（四）第四步：财务复核

责任人：财务部专员

操作说明：

预算额度核查：确认采购预算是否在部门剩余可用预算范围内，跨部门或新增预算是否已履行预算调整审批流程。

价格合理性审核：参考历史采购价格、市场均价，审核预估单价及总价是否合理，是否存在虚高报价。

资金来源确认：确认采购资金来源（部门预算、专项基金等）是否符合公司财务规定。

复核意见：在《行政采购申请单》“财务复核意见”栏签署意见（通过/不通过），并签字确认。如不通过，注明原因（如超预算、价格不合理等）并退回采购部。

输出物：财务部签署复核意见的《行政采购申请单》

（五）第五步：领导审批

责任人：按采购金额划分审批权限

操作说明：

审批权限划分：

采购金额2000元以下：由采购部负责人审批；

采购金额2000-10000元：由行政总监审批；

采购金额10000-50000元：由分管副总审批；

采购金额50000元以上：由总经理审批。

审批内容：重点核查采购必要性、预算合规性、审批流程完整性。

审批意见：在《行政采购申请单》“领导审批意见”栏签署最终意见（批准/不批准），并签字确认。如不批准，注明原因并退回采购部。

输出物：最终领导审批通过的《行政采购申请单》

（六）第六步：采购执行

责任人：采购部专员

操作说明：

制定采购方案：根据审批通过的申请单，明确采购方式（如直接采购、询价采购、招标采购）、供应商选择标准、交付时间节点。

下达采购订单：与选定的供应商签订采购合同或下达订单，明确物品/服务规格、数量、价格、交付日期、质量标准、付款方式等条款。

跟踪交付进度：定期与供应商沟通，保证物品/服务按时交付，如遇延迟需及时通知需求部门及相关部门。

输出物：采购