财务凭证审核与归档流程表.docVIP

财务凭证审核与归档流程工具模板

一、适用业务场景

本工具模板适用于企业日常财务处理中各类经济业务凭证的规范化审核与归档管理，具体场景包括但不限于：日常费用报销、采购付款、销售收款、成本核算、固定资产增减、往来款项结算等经济业务产生的纸质及电子凭证。适用于财务部门专职人员（如会计、出纳、财务主管）对凭证的审核流程把控，以及档案管理人员对已审核凭证的系统化归档存储，保证财务数据真实、完整、可追溯，满足内部审计、税务检查及财务合规管理需求。

二、操作流程详解

（一）凭证接收与初步整理

凭证接收：财务人员（如接收员）从业务部门（如采购部、销售部、行政部）或外部单位接收原始凭证（如合同、银行回单、费用单据等），核对凭证数量是否与交接清单一致，检查凭证是否为原件（电子凭证需确认来源合法及完整性），避免遗漏或重复接收。

分类整理：按照经济业务类型（如费用类、收款类、付款类、资产类）对凭证进行初步分类，对同一业务的多张凭证（如报销单及附件）用回形针或夹子固定，并附上凭证交接清单，注明接收日期、凭证起止编号、交接人（如业务经办人、接收员）。

（二）凭证规范性审核

由审核岗会计（如审核员）负责对凭证的合规性、完整性、准确性进行逐项审核，具体步骤

单据完整性检查：

核对凭证是否包含必备要素（如日期、业务摘要、金额、附件数量、经办人签字、审批人签字等）；

检查附件是否齐全（如报销需附发票、行程单、验收单等，付款需附合同、付款申请单等），附件内容与凭证摘要是否一致。

合规性审查：

审核经济业务是否符合国家财经法规、企业财务制度及内部审批流程（如大额资金支付是否需总经理审批，费用报销是否符合标准）；

检查原始凭证是否真实、合法（如发票抬头、税号、印章是否正确，电子凭证是否通过官方渠道查验）。

准确性核对：

核对凭证金额大小写是否一致，计算过程是否正确（如报销总额、分项金额）；

检查会计科目使用是否准确，是否符合企业会计准则（如管理费用、销售费用、主营业务成本等科目核算范围）。

审批流程核查：

确认凭证是否按企业规定的审批权限逐级签字（如部门经理初审、财务经理复核、总经理终审），签字是否清晰、完整，避免代签或漏签。

（三）复核与问题处理

交叉复核：由财务主管（如复核主管）对审核通过的凭证进行抽查或全面复核，重点检查审核环节是否遗漏关键问题、金额计算是否准确、审批流程是否合规，保证审核结果客观公正。

问题凭证处理：

对审核中发觉的不合规、不完整凭证（如附件缺失、审批手续不全、科目使用错误），由审核员及时联系业务经办人（如业务员）补充或修正，并要求在规定时限内（如1个工作日）反馈整改结果；

对无法补充或修正的不合规凭证，由审核员标记“作废”字样，说明作废原因，并按企业规定流程登记备查，不得进入后续归档环节。

（四）凭证录入与账务处理

系统录入：复核无误后，由录入员（可由审核岗兼任）在企业财务软件中录入凭证信息，包括凭证日期、摘要、会计科目、借贷方金额、附件数量等，保证电子数据与原始凭证一致。

账务：录入完成后，财务软件自动记账凭证及会计账簿，录入员需核对系统的账务数据是否准确，如发觉错误及时冲销或红字修正，并保留修改痕迹。

（五）归档分类与存储

分类编号：档案管理员（如档案员）对已审核、已入账的凭证按年度、月份及业务类型进行分类，采用“年-月-凭证类别-流水号”方式编号（如“2024-08-费用-001”），保证每张凭证唯一编号。

装订成册：

纸质凭证：每月末将同月凭证按编号顺序整理，去除金属夹子，加装凭证封面（注明凭证期间、数量、编号、装订人、财务负责人），使用凭证装订机在左侧装订，保证牢固、平整；

电子凭证：将电子凭证（如扫描件、电子发票）按分类编号命名，存储于企业指定服务器或云盘，建立电子档案目录，定期备份（如每日增量备份、每周全量备份）。

入库登记：装订好的纸质凭证交由档案员登记《财务档案台账》，记录凭证编号、归档日期、存放位置（如档案柜编号-层-格）、保管期限等信息；电子凭证需在档案管理系统中登记存储路径及备份情况，保证可快速检索。

（六）后续管理与调阅

保管期限：根据《会计档案管理办法》及企业规定，确定凭证保管期限（如原始凭证、记账凭证保管期限一般为30年，涉及事项的永久保管），到期前由财务部门会同档案部门鉴定，对需销毁的凭证编制销毁清单，经审批后按规定销毁，并销毁记录存档。

调阅流程：内部人员因工作需要调阅凭证时，需提交《财务档案调阅申请单》，经部门负责人及财务负责人审批后，由档案员负责调阅，调阅后及时归还并登记调阅记录；外部单位（如审计、税务）调阅需持单位介绍信及有效证件，经企业分管领导批准，档案员全程陪同调阅，禁止原件外借。

三、凭证管理表格模板

表1：财务凭证交接清单

交接日期

凭证类别

凭证起止编号

数量（张）

附件数量（张）

交接人（业