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合同管理与合同条款标准范本工具指南

一、适用场景与业务价值

合同是企业经营活动中明确权利义务、防范法律风险的核心工具。本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同管理场景，具体包括但不限于：

日常业务合作：如采购、销售、服务外包、技术开发等常规交易；

项目专项合作：如工程建设、联合研发、长期供应等周期性项目；

内部管理协议：如劳动合同、保密协议、岗位责任书等内部约定；

外部战略合作：如合资经营、品牌授权、渠道共建等深度合作。

通过标准化合同管理流程及范本应用，可显著提升合同拟定效率、降低沟通成本、减少条款歧义，同时保证合同内容符合法律法规要求，有效规避履约风险，保障企业合法权益。

二、合同管理全流程操作指南

（一）需求发起与前期准备

明确合作需求

业务部门根据实际合作需求，填写《合同需求申请表》（详见模板1），明确合作方基本信息、合作标的、核心诉求（如价格、交付时间、质量标准等）及特殊要求。

示例：采购部门需采购一批办公设备，需在表中列明设备型号、数量、预算金额、到货时间等。

合作方资质审核

法务或风控部门通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道，核查合作方是否为合法存续的企业，经营范围是否涵盖合作内容，有无经营异常、严重违法失信等记录。必要时可要求合作方提供营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明书等文件。

（二）标准范本选择与适配

匹配范本类型

根据合作性质（如买卖、服务、租赁等），从《合同条款标准范本库》（详见模板2）中选择最基础的范本。例如：

采购办公设备适用《买卖合同标准范本》；

委托第三方开发软件适用《技术开发合同标准范本》。

个性化条款调整

若范本条款无法完全覆盖业务需求，可在范本基础上进行补充或修改，但需遵循“不抵触法律、不显失公平”原则。修改内容需经业务部门负责人及法务部门双重确认，避免增加法律风险。

（三）合同条款拟定与审核

填写核心条款

按照标准范本格式，逐项填写合同主体信息、标的描述、权利义务、违约责任等核心条款（详见模板3《合同条款填写说明》），保证内容完整、表述清晰。

主体信息：填写合作方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系人及联系方式（联系方式可填写“*先生/女士，电话：”）；

标的描述：明确产品名称、规格型号、数量、质量标准（如“符合国家GB/T19001-2016标准”）；

权利义务：清晰约定双方的权利（如“甲方按时付款、乙方按时交货”）和义务（如“乙方提供质保期1年”）；

违约责任：明确违约情形及对应的违约金计算方式（如“逾期交货每日按合同总额的0.05%支付违约金”）。

多级审核流程

拟定完成后，按以下流程进行审核：

业务部门初审：审核条款是否符合业务需求，数据是否准确；

法务部门复审：审核条款合法性、合规性，排查法律风险点（如格式条款是否无效、争议解决方式是否约定明确）；

财务部门会签：审核付款方式、税务处理等财务相关条款；

分管领导审批：对重大合同（如金额超50万元或涉及核心业务）进行最终审批。

（四）合同签署与用印管理

文本定稿与打印

审核通过后，由行政或文秘部门打印正式合同文本（一式三份或按合作方要求份数），保证文本与审核版本一致，无涂改、增删（若有修改需加盖骑缝章）。

签署与用印

双方法定代表人或授权代表人签字（需提供授权委托书）；

加盖合同专用章或公章（严禁以部门章代替）；

签署日期填写实际签字日期，不得早于审核日期。

（五）合同履行与归档管理

履行跟踪

业务部门作为合同履行主体，需跟踪合作方履约情况（如交货时间、质量验收等），发觉问题及时与对方沟通，并留存沟通记录（邮件、函件等）。

归档保存

合同签署完成后，由行政或档案管理部门统一归档，建立《合同台账》（详见模板4），记录合同编号、名称、签署日期、金额、履行状态等信息。电子版备份需加密存储，纸质版保存期限不少于合同履行期满后5年。

三、核心工具模板清单及填写说明

模板1：合同需求申请表

项目

内容说明

需求部门

填写发起需求的部门名称，如“采购部”

需求描述

简要说明合作背景及目的，如“因业务扩展，需采购服务器10台”

合作方信息

名称、统一社会信用代码、联系人、联系方式（联系方式可匿名化处理）

核心诉求

明确标的、数量、价格、交付时间、质量标准等关键要素

附件清单

列示相关技术参数、报价单等支持文件

申请人

需求部门负责人签字（可签“*经理”）

申请日期

年月日

模板2：合同条款标准范本（节选-买卖合同）

合同编号：_________

甲方（买方）：____________________

统一社会信用代码：____________________

法定代表人：____________________

地址：____________________

联系人：*先生/女士，电话：

乙方（