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企业及撰写规范手册

一、手册编制说明

（一）目的

为统一企业内部文档格式，规范撰写流程，提升文档专业性与协作效率，保证信息传递准确、完整，特制定本手册。本手册可作为各部门、员工及外部合作方撰写文档的参考依据，助力企业标准化管理。

（二）适用范围

本手册适用于企业内部各类办公文档、项目管理文档、业务往来文档的撰写，涵盖行政部门、项目团队、业务部门等主体，适用于日常工作汇报、会议记录、合同拟定、项目总结等场景。

二、常用办公及规范

（一）会议纪要模板

场景：适用于部门例会、项目推进会、跨部门协调会等需要记录讨论内容、决议事项的正式会议。

1.模板框架（表格形式）

模块

内容说明

示例

会议基本信息

包括会议时间、地点、主持人、参会人员、记录人、缺席人员及原因

时间：2023年10月26日14:00-16:00；地点：3楼会议室A；主持人：某（部门经理）；参会人：某、某、某等

会议主题

简明概括会议核心议题

“Q4市场推广方案讨论会”

议题及讨论内容

分议题记录讨论要点，突出不同观点与共识

议题1：推广渠道选择；某（业务主管）建议优先线上渠道，某（设计主管）补充需结合线下活动；共识：线上线下结合

决议事项

明确会议达成的结论，需具体、可执行

决议1：确定线上渠道以短视频平台为主，线下举办2场地推活动，11月15日前完成方案细化

行动项

列出具体任务，明确负责人、完成时间及交付物

任务1：短视频平台账号搭建；负责人：*某；完成时间：11月5日；交付物：账号注册及基础内容设置

附件

注明会议相关材料（如PPT、方案草案）的名称及获取方式

附件1：《Q4市场推广方案（草案）》，发送至参会人邮箱

分发范围

明确文档需抄送的部门或人员

抄送：总经理办公室、市场部、设计部

2.撰写步骤

（1）会前准备：提前获取会议议程，熟悉议题，记录模板准备就绪；

（2）会中记录：重点记录讨论分歧、关键发言、决议及行动项，避免流水账式记录；

（3）会后整理：24小时内完成初稿，核对参会人员、决议与行动项的准确性，提交主持人审核；

（4）定稿分发：审核通过后，按分发范围发送，同步标注“最终版”及生效日期。

（二）工作请示模板

场景：适用于员工因工作需要向上级或相关部门请求指示、批准资源或协调事项时使用。

1.模板框架

模块

内容说明

请示标题

简明扼要，注明“请示”字样及核心事由

主送部门/领导

明确审批主体，避免多头请示

?事由：简要说明请示背景（如“因部门新增5名员工，现有办公设备不足”）；?具体事项：列明请示内容（如“申请采购笔记本电脑5台，预算合计2.5万元”）；?拟解决方案：提出建议方案（如“品牌联想、型号ThinkPadE14，已询价3家，报价均在预算内”）

附件

如需支撑材料，注明附件名称及数量（如“附件1：办公设备采购报价单”）

请示人

填写姓名及部门

日期

填写提交日期

审批意见栏

预留审批人签字及审批意见位置

2.撰写要点

（1）一事一请示：避免在一个请示中混杂多个不相关事项；

（2）数据支撑：涉及预算、资源申请时，需提供具体数据及对比分析（如市场询价、历史使用记录）；

（3）逻辑清晰：按“背景→事项→方案”顺序展开，突出必要性与可行性。

三、项目管理及规范

（一）项目计划书模板

场景：适用于项目启动阶段，明确项目目标、范围、资源及风险，作为项目执行与考核的依据。

1.模板框架

模块

内容说明

项目名称

统一命名，格式为“[项目类型]-[核心目标]-[年份]”

项目背景

说明项目发起原因（如市场需求、战略规划）

项目目标

分目标列出，需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制）

项目范围

明确包含/不包含的内容，避免范围蔓延

时间计划

以甘特图形式展示里程碑与任务节点（示例表格）

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需求调研

*某

UI设计

*某

开发测试

*某

资源配置

人员：产品经理1名、开发3名、测试2名；预算：总计50万元（含人力、设备、外包）

风险应对

列出潜在风险及应对措施（如“需求变更风险：建立变更评审机制，需双方负责人签字确认”）

2.撰写步骤

（1）需求收集：与项目发起方、用户沟通，明确核心需求；

（2）框架搭建：按模板模块划分内容，填充初步信息；

（3）细节完善：细化时间计划、资源预算，组织团队评审；

（4）审批发布：提交项目管理办公室（PMO）审核，通过后作为项目执行基准。

（二）项目总结报告模板

场景：适用于项目结束后，复盘项目成果、问题与经验，为后续项目提供参考。

1.模板框架

模块

内容说明

项目概况

项目名称、周期、目标、核心团队成员

目标完成情况

对比目标与实际结果，量化完成度

关键成果

列出项目核心产出（如功能模块、文档、专利）

问题与改进

分析项目执行中遇到的问题（如“需求变更频