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采购与供应商管理标准化工具

一、适用业务范围

本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购与供应商管理全流程，覆盖供应商生命周期管理（准入、评估、优化、淘汰）、采购执行（需求提报、询比价、合同签订、订单跟踪、交付验收）及供应商关系维护等核心场景。特别适用于需规范采购行为、降低采购成本、提升供应链稳定性的企业，可支持企业内部采购部门、财务部门、使用部门及供应商协同工作。

二、标准化操作流程

（一）供应商准入管理

目的：规范供应商引入标准，保证合作供应商具备履约能力，从源头控制采购风险。

操作步骤：

供应商信息收集：采购部门通过公开渠道（行业展会、招标平台、主动寻源等）收集潜在供应商信息，初步筛选符合基本资质（如经营范围、生产规模、行业口碑）的供应商名单。

资质文件审核：向供应商发送《供应商准入申请表》（含附件：营业执照、相关资质证书、质量体系认证、生产许可证、过往合作案例等），采购部门联合质量、技术部门审核文件真实性、有效性，重点核查资质是否在有效期内、经营范围与采购需求是否匹配。

现场考察（必要时）：对关键物料或高价值采购品类供应商，组织跨部门（采购、质量、技术）现场考察，评估其生产环境、工艺流程、质量控制体系、产能及交付能力，填写《供应商现场考察记录表》。

样品测试（必要时）：需提供样品的品类，由质量部门组织样品测试，出具《样品测试报告》，确认产品是否符合技术要求。

准入评审决议：采购部门汇总审核结果、考察记录、测试报告，组织供应商评审会议（参会人员：采购经理、质量经理、技术负责人、使用部门代表），形成《供应商准入评审决议》，明确“通过”“暂缓通过”（需整改）或“不通过”结论。

供应商信息建档：对准入通过的供应商，纳入《合格供应商名录》，在ERP系统中创建供应商档案，记录基本信息、资质文件、评估结果等，并分配唯一供应商编码。

（二）采购需求提报与审批

目的：规范采购需求提报流程，保证采购内容合理、预算可控，避免盲目采购。

操作步骤：

需求发起：使用部门根据生产/运营计划，填写《采购需求申请表》，注明物料/服务名称、规格型号、需求数量、用途、期望交付日期、预算金额（如有），部门负责人审核需求必要性。

技术参数确认：技术部门对需求中的技术参数（如质量标准、功能指标）进行审核，保证参数清晰、可执行，避免后续争议。

预算审核：财务部门审核采购预算是否在部门预算范围内，超预算需求需提交分管领导审批。

采购方式确定：采购部门根据采购金额、品类特性（如是否为独家物料）、市场供应情况，确定采购方式（公开招标、邀请招标、询比价、单一来源采购等），并按权限审批（如金额≥10万元需总经理审批）。

需求下达：审批通过后，采购部门在ERP系统中创建采购申请，转至采购执行环节。

（三）询比价与供应商选择

目的：通过公平竞争获取最优采购价格与条件，保证采购性价比。

操作步骤：

编制询价文件：采购部门根据采购需求，编制《询价单》（含物料规格、数量、交付要求、付款条件、报价截止时间等），明确供应商需提供报价单（含单价、总价、报价有效期）、产品样本（如有）、资质证明（如需）。

供应商邀请：从《合格供应商名录》中筛选至少3家符合资质的供应商发出询价单（特殊情况下可邀请名录外供应商，但需完成临时准入流程）。

报价收集与整理：在截止时间前收集供应商报价，填写《询比价记录表》，对比不同供应商的价格、质量承诺、交付周期、付款条件、售后保障等维度，形成《询比价分析报告》。

供应商选择与审批：根据“性价比最优”原则（综合评估价格、质量、服务等，非单纯最低价），确定候选供应商，按采购金额权限审批（如5万-20万元由采购经理审批，≥20万元由总经理审批）。

结果通知：向中选供应商发出《成交通知书》，向未中选供应商发送《结果告知书》（说明未中选原因，如需）。

（四）合同签订与执行

目的：明确双方权利义务，规避合同风险，保障采购顺利执行。

操作步骤：

合同起草：采购部门根据《成交通知书》及谈判结果，起草《采购合同》，重点约定标的物（名称、规格、数量、质量标准）、价格与支付方式（如预付款比例、到货款、质保金比例）、交付（时间、地点、运输方式）、验收（标准、流程、异议处理）、违约责任、争议解决条款等，保证条款清晰、无歧义。

合同评审：法务部门审核合同合法性、合规性，财务部门审核付款条款，质量/技术部门审核质量标准条款，使用部门确认需求匹配性，形成《合同评审记录表》。

合同审批与签订：按合同金额权限逐级审批（如10万元以下由采购经理审批，10万-50万元由分管领导审批，≥50万元由总经理审批），审批通过后，双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同生效。

订单下达：采购部门根据合同在ERP系统中创建采购订单，发送给供应商，明确交货批次、时间、地点。

（五）交付验收与结算

目的