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行政文件归档与管理制度模板文件分类与存储规范

一、制度概述与适用范围

本规范旨在规范各类行政文件的分类、整理、存储及管理工作，保证文件的完整性、安全性和可追溯性，适用于企业、事业单位、社会团体等组织在日常运营中产生的各类行政文件，包括但不限于公文、合同、会议纪要、人事档案、财务凭证、项目资料等。通过标准化管理流程，提升文件利用效率，降低信息管理风险，满足合规审计及日常办公需求。

二、行政文件归档管理全流程操作指南

（一）文件产生与初步收集

文件形成责任：各部门在文件产生后（如发文、合同签署、会议结束等），需指定专人（部门文员或*负责人）作为文件第一责任人，保证文件内容完整、格式规范（如公文需包含文号、标题、落款等要素）。

初步筛选：对产生的文件进行初步筛选，区分“需归档文件”与“暂存文件”。需归档文件指具有长期保存价值的文件（如年度工作计划、重要合同、审计报告等）；暂存文件指短期使用（如临时通知、草稿文件）且无需长期保存的文件，使用后由部门自行销毁。

临时保管：初步筛选后的需归档文件，需按时间顺序暂存于部门文件盒中，标注“待归档”字样，避免与其他文件混淆。

（二）科学分类与编码规则

分类标准：采用“年度-部门-文件类型”三级分类法，保证分类逻辑清晰、层级分明。

一级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2024年”“2023-2025年”（跨年度项目文件）。

二级分类（部门）：按文件形成部门划分，如“行政部”“财务部”“人力资源部”，使用部门全称或标准化简称（需提前在《部门名称对照表》中明确）。

三级分类（文件类型）：按文件性质与用途划分，通用类型包括：

公文类：通知、报告、请示、批复等；

合同类：采购合同、服务协议、劳动合同等；

会议类：会议纪要、会议议程、参会人员名单等；

人事类：员工简历、考核记录、奖惩文件等；

财务类：凭证、账簿、报表、审计报告等；

项目类：立项文件、进度报告、验收报告等；

其他：证照复印件、外部函件等。

编码规则：每份归档文件需赋予唯一编码，格式为“-YYYY-X-NNN”，示例：“XZ-2024-001-015”（含义：行政部-2024年-公文类-第15份）。编码规则需提前在《文件编码对照表》中明确，避免重复或混乱。

（三）规范整理与装订要求

文件排序：同类别文件按“时间先后顺序”或“文件重要程度”排序，如年度文件按1-12月顺序，会议文件按召开日期顺序。

编页与备考：

页数较多的文件（如合同、报告），需用铅笔在右上角编写页码（“-1-”“-2-”等）；

填写《文件备考表》，说明文件特殊情况（如原件缺失、附件说明等），置于文件首页后。

装订规范：

纸质文件采用“三孔一线”装订法，使用档案专用装订线，避免使用金属夹（防止锈蚀）；

单页文件或图纸需使用档案夹封装，标注文件编码与标题；

电子文件需转换为PDF格式（避免格式兼容问题），每份文件独立命名，命名规则与纸质编码一致（如“XZ-2024-001-015.pdf”）。

（四）存储管理（物理与电子双轨制）

物理存储：

档案柜需统一编号（如“A区-01柜”“B区-03柜”），每层标注分类标签（如“2024年-行政部-公文类”）；

文件盒使用无酸档案盒，尺寸统一（如A4竖版），正面标注“年度-部门-文件类型”，侧面标注文件编码范围（如“XZ-2024-001-001至XZ-2024-001-020”）；

存储环境需满足“防火、防潮、防虫、防鼠、防盗”要求，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，定期检查档案柜状态（如锁具完好性、柜体稳定性）。

电子存储：

建立专用电子档案管理系统（或使用加密云盘），按物理分类结构创建文件夹（如“2024年/行政部/公文类”）；

电子文件需定期备份（每周增量备份+每月全量备份），备份介质包括移动硬盘、离线服务器，异地备份至少保存2份；

电子文件访问权限实行分级管理，普通员工仅可查看本部门文件，*负责人及档案管理员拥有最高权限，操作日志需记录访问时间、用户、文件名称等信息。

（五）借阅与利用管理

借阅申请：员工因工作需要借阅文件时，需填写《文件借阅申请表》，注明借阅人信息、文件编码、借阅事由、预计归还日期，经部门负责人审批后，提交档案管理员。

借阅流程：

档案管理员核对申请表与文件信息，确认无误后登记《文件借阅登记表》，记录借阅时间、文件状态（如“完好”“有附件”）；

纸质文件原则上借阅期限不超过3个工作日，电子文件需通过系统在线查看，禁止（特殊情况需经*负责人审批）；

涉密文件（如未公开合同、高管人事文件）需经分管领导审批，借阅时需有专人陪同，阅后立即归还。

归还与检查：借阅人需在到期后归还文件，档案管理员检查文件完整性（如无涂改、无缺失、附件齐全），确认无误后注销借阅记录。

（六）定期清理与销毁管理

鉴定与期限：