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办公室文件档案管理规范指引

前言

在现代办公环境中，文件与档案作为信息传递、决策依据和历史记录的载体，其规范化管理对于保障组织运营效率、维护合法权益、促进知识传承具有不可替代的作用。本指引旨在为办公室文件档案管理工作提供一套系统、实用的操作规范，帮助各部门及相关人员明确职责、掌握方法，确保文件档案的完整、准确、安全和有效利用。

一、文件的形成与办理

文件的生命始于其形成，规范的产生过程是确保文件质量的第一道关口。

1.1文件拟制

文件拟制应遵循准确、简洁、规范的原则。内容需真实反映客观情况，观点明确，逻辑清晰，语言得体。涉及数据、政策引用的，务必核对无误。格式上应符合本单位公文处理规定，使用标准的字体、字号、行距及页面设置。

1.2审核与签发

建立健全文件审核机制。拟制完成的文件，需经部门负责人或指定人员对其内容的合规性、准确性、完整性及格式规范性进行审核。重要文件或涉及全局性的文件，应按层级报请相关领导审定签发。未经审核签发的文件，不得对外发出或作为正式依据执行。

1.3编号与用印

正式文件应按照本单位文件编号规则进行统一编号，确保唯一性和可追溯性。文件用印需严格遵守用印管理规定，由专人负责，对用印文件的内容与审批手续进行复核，确认无误后方可用印。

二、文件的分类与编号

科学的分类与清晰的编号是实现文件系统化管理、提高检索效率的基础。

2.1分类原则

文件分类应遵循“年度为主、机构（问题）为辅”的基本原则，并结合本单位业务特点和管理需求进行细化。分类体系应具有相对稳定性和可扩展性，便于新增文件的归类和未来管理的延续。常见的分类维度可包括：行政管理类、业务运营类、人力资源类、财务审计类、对外交往类等。

2.2编号规则

文件编号应能直观反映文件的类别、年度等关键信息。编号结构可由单位代字、部门代字、类别代字、年度、顺序号等要素组合而成。编号规则一旦确定，应保持相对稳定，确需调整的，需提前通知并做好历史文件的对应转换说明。

2.3电子文件命名

电子文件的命名应与纸质文件编号相对应或保持一致的命名逻辑，包含关键识别信息，如“年份-类别-事由-顺序号”等，避免使用模糊、随意的名称，确保在电子存储系统中易于识别和查找。

三、文件的归档

文件办理完毕后，应及时进行归档，将具有查考利用价值的文件材料转化为档案。

3.1归档范围

明确归档文件的范围，包括本单位在各项工作中形成的、反映工作活动、具有查考保存价值的各种形式和载体的文件材料，如正式发文、重要收文、会议纪要、合同协议、项目资料、统计报表、重要会议材料等。

3.2归档要求

归档的文件材料应齐全完整、字迹清楚、格式规范。复印件作为归档材料时，需注明原件保管处或加盖“复印件与原件核对无异”印章及核对人签字。电子文件归档应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件建立关联。

3.3归档时限

办理完毕的文件，一般应在次年内完成归档整理工作。对于项目性文件，应在项目结束后及时归档。对于一些时效性强或特殊管理要求的文件，可根据实际情况确定归档时限。

3.4归档手续

文件归档时，归档人员与档案管理部门（或档案员）应办理交接手续，填写《文件归档交接登记表》，明确归档文件的数量、类别等信息，双方签字确认，以明确责任。

四、档案的日常管理

档案的日常管理是维护档案安全、延长档案寿命、保障档案有效利用的关键环节。

4.1库房与装具

档案库房应选择干燥、通风、避光、防火、防潮、防虫、防盗的场所。配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒、卷皮等，确保档案存放有序、取用方便。档案柜应远离水源、电源及易燃易爆物品。

4.2排列与保管

档案应按照年度、类别、保管期限等顺序进行系统排列。不同保管期限的档案应分开存放。档案盒内文件应编写页号或件号，并填写卷内文件目录。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理，确保账物相符。

4.3借阅与利用

建立严格的档案借阅制度。明确借阅权限、借阅程序和借阅期限。借阅档案需履行审批手续，由相关负责人签字同意。档案借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄、摘录。涉密档案的借阅和利用，需严格遵守国家及本单位保密规定。

4.4保密管理

高度重视档案保密工作。明确涉密档案的范围和密级，采取严格的保密措施。涉密档案应单独存放，专人管理。传递、使用涉密档案必须通过符合保密要求的渠道和方式。定期进行保密检查和教育，增强档案管理人员和使用人员的保密意识。

4.5鉴定与销毁

对于已到保管期限的档案，应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行价值鉴定。经鉴定确无继续保存价值的档案，应按照规定的程序报经批准后进行销毁。档案销毁应有专人负责监销，并做好销毁记录，确保销毁过程安全、合规，严禁个人私自销毁档案材料。

五、电子档案管