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基层医疗机构档案管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范基层医疗机构档案管理工作，提高档案管理科学化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，更好地服务于医疗卫生事业发展、医疗服务质量提升及医患双方合法权益保障，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《医疗机构管理条例》等国家有关法律法规和政策规定，结合基层医疗机构实际，制定本办法。

第二条定义与适用范围

本办法所称基层医疗机构档案，是指基层医疗机构在医疗、预防、保健、教学、科研、行政管理等各项工作中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

本办法适用于全国范围内的社区卫生服务中心（站）、乡镇卫生院、村卫生室、个体诊所及其他小型医疗机构（以下统称“基层医疗机构”）的档案管理工作。

第三条管理原则

基层医疗机构档案管理工作遵循统一领导、分级负责、科学规范、安全保密、依法利用的原则。档案工作应纳入医疗机构整体发展规划和年度工作计划，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。

第四条组织领导

基层医疗机构负责人是本单位档案工作的第一责任人，对档案工作负总责。应明确分管档案工作的领导，并根据单位规模和工作需要，设立档案管理部门或指定专人（档案员）负责本单位档案的统一管理工作。档案管理人员应保持相对稳定，具备专业知识和技能，并享受相应的专业技术待遇。

第二章档案的收集与归档

第五条归档范围

基层医疗机构在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，均应列入归档范围。主要包括：

1.文书档案：各类决议、决定、命令、指示、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、总结、规章制度、人事任免、奖惩、统计报表等。

2.医疗业务档案：病历（电子病历）、处方、检查检验报告、诊疗记录、疫苗接种记录、健康档案、传染病报告卡、妇幼保健记录等。

3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、预决算报告等。

4.基建档案：建筑物、构筑物的设计、施工、竣工图纸及相关文件材料。

5.设备档案：医疗仪器设备、办公设备的购置合同、说明书、安装调试记录、维修保养记录等。

6.科研教学档案：科研项目申报、成果鉴定、学术论文、教学计划、讲义、学生名册等。

7.声像档案：反映本单位重要活动的照片、录音带、录像带、光盘等。

8.实物档案：奖牌、奖状、印章、题词等。

9.其他具有保存价值的文件材料。

第六条归档要求

1.及时性：各项工作中形成的文件材料，应在办理完毕后及时收集、整理，并向档案管理部门或档案员移交归档。一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。

2.真实性与完整性：归档的文件材料必须真实反映各项工作的实际情况，做到齐全完整、准确无误。手续不完备的文件材料，应补办齐全后再行归档。

3.规范性：归档的文件材料应符合国家和行业有关技术标准和规范。纸张规格一般为A4，书写材料应符合耐久性要求，字迹清晰、工整。电子文件的形成、积累、归档应符合电子档案管理的相关规定。

4.系统性：归档的文件材料应按照其自然形成规律和内在联系，进行系统整理、分类组卷。

第七条归档手续

文件材料归档时，移交部门或个人与档案管理部门或档案员应办理交接手续，填写《档案交接登记表》，双方签字确认，明确责任。

第三章档案的整理与保管

第八条档案整理

1.分类：档案应按照其内容和形成特点进行科学分类。可参照国家有关档案分类标准，结合本单位实际情况，制定具体的分类方案。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据档案类型选择适用。

2.编号：档案应按照分类方案进行系统编号，编制档号。档号应具有唯一性和稳定性，便于检索和管理。

3.排列：案卷内文件材料应按照一定的顺序排列，一般可按时间顺序、重要程度或问题进行排列。

4.编目：档案应编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具。目录信息应准确、规范，包括档号、案卷题名、责任者、形成时间、页数、保管期限等。

第九条档案保管

1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘（即“八防”）。应保持适宜的温度（14-24℃）和相对湿度（45-60%）。

2.装具要求：档案应存放在符合国家标准的档案柜、档案盒内。不同载体的档案应分别存放，特殊载体档案应有专门的保护措施。

3.设备配置：根据需要配备必要的温湿度调控设备、消防器材、防虫防鼠药剂、去湿机、吸尘器等。有条件的单位可配备监控设备和档案管理系统。

4.日常管理：

*建立健全档案库房管理制度，严格执行入库、出库登记手续。

*定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。

*档案管理人员应熟悉档案业务知识，掌