2026年物料编码管理制度.docxVIP

2026年物料编码管理制度

一、总则。为规范企业物料编码全流程管理，建立统一、标准、唯一的物料编码体系，提升物料管理效率，保障物料信息精准可溯，实现采购、仓储、生产、销售等全环节数据协同，防范物料混淆、管理混乱等风险，结合企业生产经营及数字化管理需求，制定本制度。本制度适用于企业所有物料（含原材料、零部件、半成品、成品、辅料、低值易耗品、设备备件等）的编码编制、审核、发布、使用、维护及注销管理，覆盖全体涉及物料管理的部门、岗位及相关人员。生产管理部为物料编码管理牵头部门，统筹编码体系搭建、日常管控及流程落地，信息技术部、采购部、仓储部、质量部协同配合，确保制度有效执行，本制度自2026年1月1日起施行。

二、物料编码编制原则。物料编码编制需遵循标准化、唯一性、规范性、可扩展性及实用性原则，确保编码体系科学合理、适配企业发展需求。唯一性原则：每一种物料对应唯一编码，严禁一物多码、一码多物，相同规格、型号、属性的物料使用同一编码，不同规格、属性的物料分别编码。规范性原则：编码格式、构成规则统一制定，编码字符采用数字、字母组合形式，避免使用特殊字符，长度固定且简洁，便于录入、识别及记忆。可扩展性原则：编码结构预留拓展空间，适配新增物料品类、规格及业务场景，无需重构编码体系即可实现编码新增。实用性原则：编码需贴合物料管理实际，兼顾手工录入与系统操作需求，能够精准反映物料核心属性（如品类、规格、来源等），助力快速检索与分类管理。

三、物料编码结构与规则。物料编码采用分层级结构编制，统一设定编码长度及各层级含义，确保编码逻辑清晰、信息完整。编码结构分为基础层级与属性层级，基础层级含物料大类码、中类码、小类码，属性层级含规格码、特征码，总长度控制在12-18位。大类码（2位）：按物料用途分为原材料（01）、零部件（02）、半成品（03）、成品（04）、辅料（05）、低值易耗品（06）、设备备件（07）等类别，明确区分物料核心用途。中类码（2位）：在大类基础上细分品类，如原材料大类下分金属材料（01）、塑料材料（02）、化工材料（03）等。小类码（2位）：在中类基础上进一步细分，如金属材料中类下分钢材（01）、铝材（02）、铜材（03）等。规格码（4-8位）：反映物料具体规格参数，如尺寸、型号、材质、精度等，按物料品类设定统一录入规则。特征码（2位）：标注物料特殊属性，如进口（01）、国产（02）、定制（03）等，无特殊属性标注为00。

四、物料编码编制与审核流程。物料编码实行“按需申请、分级编制、严格审核”流程，确保编码合规准确。新增物料编码时，由使用部门（采购部、生产部等）提交《物料编码申请单》，注明物料名称、规格、型号、属性、用途、计量单位等详细信息，附物料样品或技术图纸。生产管理部收到申请后，核对物料信息完整性，依据编码规则编制初始编码，录入物料编码管理系统，生成编码草案。编码草案需经生产管理部、信息技术部、质量部联合审核，核查编码唯一性、合规性及信息准确性，审核通过后报企业管理层审批。审批通过的编码由生产管理部正式发布，同步更新至物料编码台账及企业ERP、仓储管理等相关系统，通知各相关部门启用，审核未通过的编码需退回申请部门补充信息，重新编制审核。

五、物料编码发布与使用管理制度。物料编码正式发布后，各部门需严格按规定使用，确保编码应用统一规范。生产管理部建立统一的物料编码台账及数据库，记录编码、物料名称、规格、属性、编制日期、审核人、启用状态等信息，实时更新维护，定期导出备份，确保数据安全。物料编码需同步应用于采购订单、入库单、出库单、生产工单、质检报告等所有物料相关单据，录入系统时需精准录入编码，严禁擅自修改、增减编码字符。仓储部需按编码对物料分类存储、标识张贴，确保物料实物与编码一一对应，便于库存盘点、检索及流转。采购部采购物料时，需在采购合同、订单中明确物料编码，确保到货物料与编码信息一致，避免因编码不符导致物料错收、错发。

六、物料编码维护与更新管理制度。建立常态化物料编码维护机制，确保编码体系与物料管理需求同步更新，保障编码有效性。物料编码信息（如物料名称、规格、属性等）发生变更时，由使用部门提交《物料编码变更申请单》，说明变更原因、变更内容及影响范围，经部门负责人审核后报生产管理部。生产管理部核查变更合理性，确认无需新增编码的，更新编码对应信息，同步修改编码台账及相关系统数据，通知各相关部门执行；确认需新增编码的，按新增编码流程办理，原编码保留并标注变更说明，不得随意注销。生产管理部每季度开展一次编码体系核查，清理冗余编码、修正错误信息，优化编码规则，确保编码体系整洁、准确，核查结果形成报告存档备查。

七、物料编码注销管理制度。物料因淘汰、停产、替代等原因不再使用的，需按规范流程办理编码注销，避免无效编码占用资源。注