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采购管理流程及选型工具集

一、适用范围与典型场景

本工具集适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）的日常采购管理活动，覆盖从需求提报到采购执行的全流程管控。典型场景包括：

新建项目采购：如生产线扩建、IT系统升级等项目中的设备、材料采购；

日常运营采购：如办公用品、生产辅料、服务类（咨询、维护）等常规采购；

紧急采购：如设备突发故障需立即更换、生产急需原材料补充等应急场景；

战略供应商合作：如年度框架协议采购、长期供应链建设等合作型采购。

二、采购全流程操作指南

（一）需求提报与审批

目标：明确采购需求，保证需求合理、预算可控，避免盲目采购。

责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）、采购部、财务部、管理层。

操作步骤：

需求发起

需求部门根据业务计划或实际需要，填写《采购需求申请表》（模板见第三章），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间、预算金额（含明细构成）及紧急程度（普通/紧急）。

若涉及技术参数，需附技术规格书或图纸（由需求部门负责人签字确认）。

部门审核

需求部门负责人审核需求的必要性、合理性（如数量是否匹配实际消耗、规格是否符合使用标准），签字确认后提交至采购部。

采购部复核

采购部重点审核：需求是否符合采购政策（如是否属于集中采购目录）、预算是否在部门额度内、技术参数是否清晰可执行（避免模糊描述如“高功能”“优质”）。

对需求不明确或预算超标的，退回需求部门补充完善；对紧急采购（如影响生产安全或客户交付的），启动紧急审批流程。

财务部与管理层审批

财务部审核预算准确性（是否与年度预算匹配、资金是否落实），签字确认后提交至对应层级管理层（如部门总监分管采购审批，总经理审批大额采购）。

审批权限示例：单笔采购金额≤5万元，由部门总监审批；5万＜金额≤20万元，由分管副总审批；金额＞20万元，由总经理审批。

（二）供应商寻源与筛选

目标：通过多渠道寻源，筛选出符合资质、性价比优的供应商，保证采购来源合规可靠。

责任主体：采购部、需求部门、质量部（如涉及产品质检）。

操作步骤：

制定寻源策略

根据采购物品/服务的类型（标准品/非标品、通用类/定制类），确定寻源方式：

标准品（如办公用品）：优先从合格供应商库中筛选，或通过电商平台（如企业采购平台）、行业目录公开寻源；

非标品/定制类（如设备定制）：需定向邀请3家以上潜在供应商，或通过行业展会、专业招标平台发布需求。

供应商信息收集

采购部通过寻源渠道收集供应商资料，包括：营业执照（经营范围覆盖采购品类）、相关资质证书（如ISO9001、行业生产许可证）、过往合作案例、报价单（需注明含税价、运费、交付周期等）。

资格预审

采购部联合质量部、需求部对供应商进行资格预审，核心指标：

合法合规：无经营异常、严重违法失信记录（通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核查）；

履约能力：生产/服务能力是否匹配需求（如产能、技术团队、售后服务响应速度）；

财务状况：资产负债率是否过高（避免供应商履约中途资金断裂）。

预审不合格的供应商终止合作，合格的进入下一轮评估。

（三）供应商评估与选型

目标：通过量化评估，选择最优供应商，平衡价格、质量、交付、服务四大核心要素。

责任主体：采购部、需求部门、质量部、财务部。

操作步骤：

制定评估指标

根据采购品类特点设置权重，示例：

价格（30%）：报价是否合理（对比市场均价、历史采购价）；

质量（25%）：产品合格率、质量认证、质量异议处理时效；

交付（20%）：准时交付率、应急补货能力；

服务（15%）：售后响应速度（如24小时内故障处理）、技术培训支持；

合作潜力（10%）：长期合作意愿、创新配合度（如联合降本）。

量化评分与谈判

采购部组织评估小组（含需求、质量、财务代表），对通过资格预审的供应商打分（满分100分，≥80分为合格）。

选取得分最高的2-3家供应商进行商务谈判，重点谈价格、付款周期、交付条款、违约责任等，形成最终报价方案。

确定中标供应商

评估小组综合评分与谈判结果，确定推荐供应商，填写《供应商评估报告》（模板见第三章），按审批权限报批（如金额较大需管理层集体决策）。

审批通过后，向中标供应商发出《中标通知书》，同步向未中标供应商反馈结果（可简要说明落选原因）。

（四）合同签订与执行

目标：通过合同明确双方权责，降低履约风险，保证采购过程合规。

责任主体：采购部、法务部（如需）、需求部门、供应商。

操作步骤：

合同拟定

采购部根据谈判结果，使用《采购合同模板》（模板见第三章）拟定合同，核心条款包括：

标的物名称、规格型号、数量、单价及总价；

质量标准（需引用国标/行标或技术规格书）；

交付时间、地点、方式（如送货上门、现场验收）；

付款方式（如预付款30%、到货验收合格后付60%、质保期满