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建筑集团材料采购流程工作指引

一、引言

为规范集团及下属各单位工程项目材料采购行为，确保采购材料的质量可靠、价格合理、供应及时，降低采购成本，提高资金使用效益，防范采购过程中的各类风险，特制定本工作指引。本指引适用于集团范围内所有新建、改建、扩建工程项目的材料采购管理工作。各单位在执行过程中，应结合自身实际情况及项目特点，细化具体操作细则，但不得违背本指引的基本原则和核心流程。

二、采购需求的提出与确认

材料采购活动的起点是明确的需求。工程项目部作为材料的直接使用部门，是采购需求的提出主体。

（一）需求提出

项目工程师或预算员应根据经审批的施工图纸、施工组织设计、施工进度计划以及相关技术规范，编制详细的《材料需用计划》。该计划应清晰列明所需材料的名称、规格型号、材质要求、技术参数、预估数量、质量标准、计划进场时间、使用部位及特殊要求等关键信息。对于有特殊质量要求或新型材料，应附上必要的技术资料或样品标准。

（二）需求审核与确认

《材料需用计划》编制完成后，需经项目技术负责人审核其技术参数和质量标准的准确性，项目负责人（项目经理）对需求的必要性、及时性和整体合理性进行复核。复核通过后，提交至公司相关职能部门（通常为物资管理部或采购部）进行进一步的合规性审查与汇总。

三、采购计划的编制与审批

采购需求确认后，进入采购计划编制阶段，这是确保采购工作有序进行的重要环节。

（一）库存与资源核查

采购部门在接到经确认的《材料需用计划》后，首先应会同仓库管理部门对现有库存物资进行核查，确认是否有可利用的库存或可调剂的资源，以避免重复采购和资源浪费。

（二）采购计划编制

对于确需外部采购的物资，采购部门应根据《材料需用计划》、项目施工进度、市场供应情况、资金状况以及集团采购策略（如集中采购或分散采购），编制《材料采购计划》。采购计划应明确采购材料的具体信息（与需用计划对应）、采购方式（招标采购、询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等）、预估单价、采购金额、计划采购时间、预计到货时间、负责部门及人员等。

（三）采购计划审批

《材料采购计划》需按集团规定的审批权限逐级报批。审批过程中，重点审查采购的必要性、采购方式的合规性、预算控制、以及是否符合集团集中采购目录等。对于大额或重要材料的采购计划，可能需要经过更高层级的决策会议审议。

四、供应商的选择与管理

合格的供应商是保障材料质量和供应的基础。供应商的选择与管理应遵循公平、公正、公开及择优录用的原则。

（一）供应商信息库建立与维护

集团应建立统一的合格供应商信息库，对供应商进行分类管理。供应商的准入需经过严格的资格审查，审查内容包括但不限于营业执照、生产许可证、产品合格证、质量体系认证、财务状况、生产能力、供货业绩、信誉状况及售后服务能力等。信息库应定期更新，确保供应商信息的准确性和时效性。

（二）供应商选择方式

根据采购金额、材料特性、市场竞争程度及集团规定，选择适宜的供应商选择方式：

1.招标采购：适用于采购金额较大、市场竞争充分的主要材料。应严格按照集团招标管理办法执行，确保过程公开透明。

2.询价采购：适用于采购金额较小、技术规格相对简单、市场价格透明的材料。通常向不少于三家合格供应商发出询价单，比较价格、质量、服务后择优确定。

3.竞争性谈判/单一来源采购：适用于特殊材料、紧急采购或只能从唯一供应商处采购的情况，需履行严格的审批程序，说明理由。

4.战略采购/框架协议采购：对于长期大量使用的通用材料，可与优质供应商签订年度或项目周期的框架协议，约定价格、供应条件等，以获取更优采购条件。

（三）供应商评估与动态管理

建立供应商绩效评估机制，定期从质量、价格、交期、服务、配合度等方面对供应商进行综合评价。评估结果作为后续合作、供应商分级及淘汰的重要依据，形成良性竞争机制。

五、采购执行与合同管理

采购计划获批、供应商选定后，即进入采购合同签订与执行阶段。

（一）采购合同的签订

采购部门应根据确定的采购方式和供应商，依据国家法律法规及集团合同管理规定，与供应商签订书面采购合同。合同条款应严谨、明确，主要包括：合同标的（材料名称、规格、型号、数量等）、质量标准与验收要求、价格与结算方式、交货时间、交货地点、运输方式与费用承担、包装要求、违约责任、争议解决方式、双方权利义务等。合同文本应优先采用集团标准合同范本。

（二）合同审批与履行

采购合同签订前需履行集团规定的合同审批流程。合同生效后，采购部门应跟踪合同履行情况，及时与供应商沟通，确保材料按约定时间、地点、数量和质量标准供应。对于重要材料或大额合同，可根据需要进行生产过程或出厂前检验。

（三）采购订单管理

对于框架协议采购或分批供货的情况，应根据实际需求向供应商下达具体的采购订单，明确每批货物的详细信息和交付要求，并作为合同履