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档案安全管理流程及规范

引言

档案作为组织历史记忆的载体，承载着不可再生的信息资源，其安全与否直接关系到组织的切身利益、历史传承乃至核心竞争力。在信息时代背景下，档案形式日趋多样，管理环境更为复杂，档案安全所面临的挑战也愈发严峻。构建一套科学、严谨且具操作性的档案安全管理流程与规范，不仅是保障档案实体与信息完整、准确、可用的基础，更是实现档案工作可持续发展的关键。本文旨在结合档案管理实践，系统梳理档案安全管理的核心环节与关键控制点，以期为相关从业人员提供具有实践指导意义的参考。

一、档案安全管理的核心要素

档案安全管理是一项系统工程，其核心在于围绕档案的“生命周期”，构建人防、物防、技防“三位一体”的安全防线。这要求我们不仅要关注档案实体的物理安全，更要重视档案信息的逻辑安全；不仅要健全制度规范，更要强化执行与监督。

（一）人员安全意识与能力

人是档案管理中最活跃的因素，也是安全管理的首要环节。提升全员档案安全意识，使其充分认识到档案安全的重要性与失泄密风险的严重性，是做好档案安全工作的思想基础。同时，档案管理人员需具备相应的专业素养，熟悉档案法律法规，掌握档案保护技术和安全管理技能，能够识别并应对潜在的安全隐患。

（二）物理环境安全保障

档案存放与处理的物理环境是档案安全的第一道屏障。这包括符合标准的档案库房建设，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等基本条件。对于电子档案存储介质，还需考虑其特有的存放环境要求，如防磁、防静电等。此外，办公区域与档案库房的合理分区，以及出入管理，也是物理环境安全的重要组成部分。

（三）技术手段支撑

随着信息技术的广泛应用，技术手段已成为档案安全管理不可或缺的支撑。这涵盖了电子档案的加密存储、访问控制、病毒防护、入侵检测、容灾备份与恢复等技术。同时，对于传统载体档案，也需要运用现代preservation技术进行修复与保护，延缓其老化进程。

二、档案安全管理基本流程

档案安全管理流程应贯穿于档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计和销毁（或移交）等各个环节，形成一个闭环管理体系。

（一）档案形成与收集阶段的安全管理

在此阶段，需确保收集的档案材料真实、完整、准确。明确归档范围和要求，对接收的档案进行初步的质量检查和安全筛查，防止不合格或存在安全隐患的材料进入档案管理体系。对于电子文件，要关注其格式的规范性、元数据的完整性以及来源的可靠性，避免引入带毒文件或恶意程序。

（二）档案整理与著录阶段的安全管理

整理过程中，应遵循档案整理规则，保持档案之间的有机联系。操作时需轻拿轻放，避免对档案实体造成物理损坏。著录信息应准确规范，涉及敏感信息的著录项需按照保密规定进行处理。电子档案的著录应确保数据录入的准确性和系统操作的安全性，防止信息泄露或丢失。

（三）档案鉴定阶段的安全管理

档案鉴定工作（包括价值鉴定和密级鉴定）需由指定的专业人员或小组进行，严格按照鉴定标准和程序执行。对涉密档案的鉴定，必须遵守国家保密法律法规，准确划定密级和保密期限。鉴定过程中的记录和结果应妥善保存，鉴定为销毁的档案，其销毁清册需严格管理。

（四）档案保管阶段的安全管理

这是档案安全管理的核心环节。档案库房应具备完善的“九防”措施（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁）。建立严格的库房出入制度，非管理人员未经许可不得进入。定期对档案进行检查、清点和维护，做好温湿度调控和环境监测。对于电子档案，要选择安全可靠的存储介质，实施定期备份和迁移策略，确保数据的可读性和完整性。

（五）档案利用阶段的安全管理

（六）档案处置阶段的安全管理

档案处置包括销毁和移交。对于已超过保管期限且无保存价值的档案，需按照规定的程序进行销毁，确保销毁过程安全、彻底，并有专人监销，防止档案信息外泄。档案移交（包括向档案馆或其他单位移交）时，需办理严格的交接手续，明确双方责任，确保档案在移交过程中的安全与完整。

三、档案安全管理关键规范

为确保各项安全管理流程落到实处，必须建立和完善相应的规范与制度。

（一）建立健全安全管理制度体系

制定涵盖档案全生命周期的安全管理规章制度，包括档案安全保密制度、库房管理制度、档案利用制度、档案销毁制度、电子档案管理办法、应急预案等。制度应具有可操作性，并根据实际情况适时修订。

（二）明确安全管理职责分工

在组织内部建立健全档案安全管理责任制，明确相关领导、档案管理部门以及各岗位人员的安全职责，将档案安全工作纳入岗位考核，确保责任到人、层层落实。

（三）强化档案库房日常管理规范

严格执行库房温湿度控制标准，每日记录；定期进行安全巡查，检查消防设施、安防系统、空调除湿设备等是否完好有效；保持库房内整洁有序，严禁存放易燃易爆物品及与档案无关的杂物。

（四）规范档案信息系统安全管理

对于档案管理信息系