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企业采购审批流程管理标准手册

一、适用范围与目标

本手册适用于企业各部门在日常运营中发生的各类采购活动，包括但不限于办公物资采购、生产设备采购、服务类采购（如咨询、维修）等。旨在规范采购审批全流程，明确各环节职责分工，保证采购活动合规、高效、透明，有效控制采购成本，保障企业资源合理配置。

二、流程操作步骤详解

（一）采购需求提出

发起主体：各部门员工根据工作需要提出采购需求，或部门负责人根据部门计划统筹提出。

内容要求：填写《采购需求申请表》，需明确以下信息：

采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数（如适用）；

需求数量、预估单价、总价；

采购用途、期望到货日期（如适用）；

预算来源（如部门年度预算、专项预算等）。

提交方式：将《采购需求申请表》提交至部门负责人审核，同时可附上相关支撑材料（如报价单、技术方案等）。

（二）部门负责人审核

审核重点：

采购需求的必要性（是否符合部门工作计划、是否为重复采购等）；

需求数量与规格的合理性（是否存在过度采购、参数冗余等）；

预算是否符合部门预算额度，是否有超预算情况。

审核结果：

通过：签字确认后，将《采购需求申请表》提交至采购部；

不通过：注明原因退回申请人，说明修改建议后重新提交。

时限要求：收到申请后1个工作日内完成审核。

（三）采购部复核与方案制定

复核内容：

需求信息完整性（是否填写关键项、附件是否齐全）；

预算合规性（是否在采购权限范围内，是否需启动特殊审批流程）。

方案制定：

对于常规采购（如办公文具、低值易耗品）：采购部根据历史采购记录或供应商库直接制定采购方案；

对于非常规采购（如大型设备、定制化服务）：采购部需开展市场调研，至少向3家合格供应商询价，形成《采购比价报告》，明确推荐供应商及理由。

输出成果：《采购申请审批表》（含采购方案、比价报告等附件），提交至下一审批环节。

（四）分级审批

根据采购金额及重要性，实行分级审批制度，具体权限

采购金额（人民币）

审批人

5,000元（含）以下

部门经理*

5,001元-50,000元（含）

分管副总*

50,001元-200,000元（含）

总经理*

200,001元以上

总经理*+董事会（如需）

审批要求：

审批人需重点关注采购方案的合理性、预算匹配度及供应商资质；

对超预算采购，需申请人提交《超预算说明》，详细说明超预算原因及成本控制措施，经审批人签字确认后方可推进；

审批时限：收到申请后1-3个工作日内完成（根据审批层级调整）。

（五）供应商选择与合同签订

供应商确定：

审批通过后，采购部根据《采购比价报告》或供应商库确定最终供应商；

对于金额较大或重要采购，需组织使用部门、采购部、财务部共同参与供应商评审。

合同签订：

采购部与供应商拟定采购合同，明确标的物名称、规格、数量、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款；

合同需经法务部门（或指定法务人员）审核无误后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同正本交采购部、财务部、使用部门存档。

（六）订单下达与交付跟踪

订单下达：采购部根据采购合同《采购订单》，加盖采购专用章后发送至供应商，并同步告知使用部门预计到货时间。

交付跟踪：

供应商发货后，采购部需跟踪物流信息，保证按时交付；

如遇延迟交付，采购部需及时与供应商沟通，协调解决方案，并通知使用部门调整计划。

（七）验收与确认

验收组织：

到货后，由使用部门牵头，采购部、财务部（如需）共同参与验收；

对于大型设备或复杂服务，可邀请技术专家参与验收。

验收标准：

核对实物与《采购订单》《合同》约定的规格、数量、质量是否一致；

检查物品外观、功能、合格证明等是否符合要求；

服务类采购需对照服务方案验收服务成果是否达标。

验收结果：

验收合格：填写《采购验收单》，由验收人签字确认，一式三份（采购部、财务部、使用部门各执一份）；

验收不合格：详细记录问题，拍照留存，由采购部联系供应商处理（如退换货、整改等），处理完成后重新验收。

（八）付款结算

付款申请：

采购部凭《采购合同》《采购验收单》《供应商发票》填写《付款申请单》，提交财务部审核。

财务审核：

财务部核对单据完整性（合同、验收单、发票信息是否一致）、付款条件是否达成（如质保金条款）；

审核无误后，按企业财务制度安排付款（如银行转账）。

付款时限：审核通过后，按合同约定付款时间执行（如验收后30日内支付尾款）。

三、常用表单模板

（一）采购需求申请表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

采购类别

□物资类□设备类□服务类

采购名称

规格型号/技术参数

单位

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

预算来源

采购用途

期望到货日期

附件清单

□报价单□技术方案□其他：

部门负责人意见

签字：

日期：

（二）采购验收单

采购编号

供应商