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采购流程管理与控制模板

一、适用范围与典型应用场景

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与确认

操作内容：

需求部门根据业务需求（如生产计划、项目进度、日常运营等），填写《采购需求申请表》，明确物资名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额等关键信息，并附相关技术参数或需求说明文件（如技术图纸、服务方案等）。

需求部门负责人对需求的合理性、必要性及预算匹配度进行审核，保证需求符合企业战略及部门工作计划。

采购部门收到需求后，对需求内容进行复核，重点关注：物资规格是否清晰、数量是否合理、预算是否在部门额度内，如存在疑问需与需求部门沟通确认，避免需求描述模糊导致采购偏差。

责任主体：需求部门发起→需求部门负责人审核→采购部门复核。

（二）采购审批与预算锁定

操作内容：

采购部门根据复核后的需求，按企业《采购审批权限管理办法》提交审批。审批流程根据采购金额、物资类别分级执行，例如：

金额≤5000元：需求部门负责人→采购主管审批；

5000元＜金额≤50000元：需求部门负责人→采购主管→财务部→分管副总审批；

金额＞50000元：需求部门负责人→采购主管→财务部→分管副总→总经理审批。

审批通过后，由财务部锁定对应采购预算，保证预算执行可控；如需调整预算，需按预算变更流程另行审批。

审批未通过时，由采购部门将审批意见反馈至需求部门，根据意见修改需求后重新发起流程。

责任主体：采购部门提交→各层级审批人→财务部预算锁定。

（三）供应商寻源与选择

操作内容：

采购部门根据物资特性，通过公开招标、邀请招标、询比价、单一来源采购等方式确定供应商。其中：

标准化物资（如办公用品、通用耗材）：优先通过询比价方式，选取3家及以上供应商报价，综合价格、交期、服务等因素评估；

定制化物资（如设备、非标件）：需邀请3家及以上合格供应商参与投标，按技术评分（40%）、价格评分（40%）、商务评分（20%）综合打分；

紧急采购（需书面说明紧急原因）：可采用单一来源采购，需经分管副总及以上领导审批。

供应商资质审核：要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等）、过往业绩证明等，保证供应商具备履约能力。

确定供应商后，由采购部门、需求部门、财务部共同组成评审小组，形成《供应商评审记录》，报采购负责人审批。

责任主体：采购部门组织→需求部门/财务部配合→评审小组评估→采购负责人审批。

（四）采购订单与下达

操作内容：

采购部门根据审批通过的供应商及报价信息，制作《采购订单》，明确：订单编号、供应商信息、物资名称规格、数量、单价、总价、交货地点、交货日期、付款方式、质量标准、违约责任等条款，保证与合同内容一致。

采购订单需经采购负责人审核无误后，加盖采购专用章，通过书面、邮件或系统平台正式下达给供应商，并要求供应商在2个工作日内书面确认订单信息。

供应商确认订单后，由采购部门将订单复印件分发至需求部门、仓库、财务部等相关部门，作为后续收货、验收、付款的依据。

责任主体：采购部门制作→采购负责人审核→供应商确认→相关部门备案。

（五）物资交付与验收

操作内容：

供应商按订单约定时间交付物资，提前1个工作日通知采购部门及需求部门。采购部门核对送货单信息（物资名称、数量、订单号等）与订单是否一致。

需求部门组织相关人员（如技术员、质检员、仓库管理员）进行验收，重点检查：

数清点：实际到货数量是否与订单一致；

质量检验：按技术标准或合同约定进行外观检查、功能测试（需出具《检验报告》）；

资料核对：是否附带合格证、说明书、保修卡等随行文件。

验收合格后，需求部门、仓库、采购部门共同在《物资验收单》上签字确认；验收不合格的，由采购部门及时与供应商沟通，根据合同约定处理（如退货、换货、索赔），并记录《不合格品处理报告》。

责任主体：供应商交付→采购部门核对→需求部门主导验收→多方签字确认。

（六）付款结算与档案归档

操作内容：

供应商在交付验收合格后，根据合同约定开具合法合规的票据（如增值税发票），发票抬头、税号等信息需与企业信息一致，发票内容需与订单、验收单一致。

采购部门收到发票后，与订单、验收单、合同等单据进行核对，核对无误后填写《付款申请单》，附相关单据提交财务部。

财务部审核单据无误后，按企业付款流程安排付款（如月结30天、货到付款等），并在付款后3个工作日内将付款凭证反馈至采购部门。

采购部门负责将本次采购全流程资料（需求申请表、审批记录、供应商资料、订单、验收单、发票、付款凭证等）整理归档，保存期限不少于3年，保证可追溯。

责任主体：供应商开票→采购部门核对→财务部审核→财务部付款→采购部门归档。

三、核心工具表单模板

（一）采购需求申请表

序号

物资名称

规格型号

单位

需求数量

期望到货日期

预算金额（元）

需求部门

需求人