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行政后勤管理标准工具包

一、办公环境日常维护与管理

适用情境与触发条件

适用于企业/机构办公区域的环境维护，包括新办公室启用后的标准化配置、日常清洁监督、办公设施故障报修等场景，触发条件为：新员工入职区域调整、办公设备损坏、清洁质量不达标等。

标准化操作流程

环境配置与验收

新办公室启用前，行政部根据部门人数及需求，规划工位布局、设备摆放位置，填写《办公区域配置清单》，报部门负责人审批。

配置完成后，组织部门代表进行现场验收，确认设施完好、布局合理，三方签字确认。

日常清洁监督

每日下班前30分钟，保洁人员按《办公区域清洁标准表》完成地面清扫、桌面擦拭、垃圾清理等工作。

行政专员每周抽查2次清洁质量，重点检查卫生间、茶水间、公共区域，记录问题并要求保洁方2小时内整改。

设施故障报修

员工发觉办公设施（如空调、灯具、打印机）故障时，通过企业/OA系统提交《设施报修单》，注明故障位置、问题描述及紧急程度。

行政部收到报修单后，1小时内响应：紧急故障（如停电、水管爆裂）联系维修人员30分钟内到场；一般故障24小时内修复。

维修完成后，报修人确认签字，行政部更新《设施维护台账》。

配套表单模板

办公区域清洁标准表

清洁区域

每日清洁要求

检查标准

责任人

公共走廊

地面无杂物、光洁，扶手无灰尘

目视无明显污渍

保洁人员*

员工工位

桌面整洁，线缆收纳有序

无堆积物品、无卫生死角

保洁人员*

茶水间

台面洁净，微波炉/冰箱无污渍

无异味、物品归位

保洁人员*

卫生间

便池无污垢、洗手台无积水

镜面光洁、纸巾/洗手液充足

保洁人员*

执行要点与风险提示

清洁用品需选用环保无刺激型，避免影响员工健康；

高层办公区域窗户清洁需安排专业人员佩戴安全带，严禁高空违规作业；

设施维修需保留凭证，维修费用每季度汇总报财务部审核。

二、行政物资采购与库存管控

适用情境与触发条件

适用于办公文具、耗材、劳保用品等行政物资的采购需求，触发条件为：库存低于安全库存量、新部门设立、特殊活动物资需求（如年会、团建）。

标准化操作流程

需求提报与审批

各部门每月25日前提交《月度物资需求计划》，注明品名、规格、数量、用途，部门负责人签字确认。

行政部汇总需求，核对《库存台账》，制定《采购申请单》，报行政总监审批（单次采购金额超5000元需总经理审批）。

供应商选择与采购

优先选择定点合作供应商，比价后填写《供应商比价表》，保证价格不高于市场均价10%。

签订采购合同，明确物资质量标准、交付时间、验收方式及违约责任。

入库与领用管理

物资送达后，行政部联合需求部门共同验收，核对数量、质量，填写《物资入库验收单》，不合格品当场拒收并联系退换。

入库后更新《库存物资台账》，按“先进先出”原则存放；领用时填写《物资领用登记表》，领用人签字确认。

配套表单模板

库存物资台账表

物资名称

规格

安全库存量

上次入库量

当前库存

领用部门

领用人

领用日期

备注

A4打印纸

80g/500张

10包

30包

15包

市场部

*

2023-10-08

日常办公

圆珠笔

0.5mm/盒

5盒

20盒

12盒

行政部

*

2023-10-10

会议使用

马克笔

12色/套

2套

5套

3套

设计部

*

2023-10-12

设计稿

执行要点与风险提示

库存物资需每季度盘点一次，保证账实相符，盘盈盘亏需书面说明原因；

采购过程中严禁收取回扣，供应商选择需遵循公开、公平原则；

易耗品（如硒鼓、墨水）需单独存放，避免阳光直射或受潮。

三、固定资产全生命周期管理

适用情境与触发条件

适用于电脑、打印机、办公家具等固定资产的购置、登记、调拨、报废等全流程管理，触发条件为：新员工入职配置资产、部门间资产调配、资产达到使用年限或损坏无法修复。

标准化操作流程

资产购置与入库

资产购置需填写《固定资产申购单》，注明用途、预算、规格，经部门负责人、行政部、财务部审批后执行采购。

资产到货后，行政部粘贴“资产标签”（含编号、名称、购置日期、使用人），录入《固定资产总台账》，一式两份（行政部、财务部各存一份）。

日常使用与维护

使用人负责资产的日常保管，严禁私自拆卸、外借或挪作他用；资产出现故障时，及时报行政部维修，维修费用计入部门成本。

部门间调拨需填写《资产调拨单》，双方负责人签字确认，行政部更新台账。

报废与处置

资产达到使用年限（如电脑5年、办公桌8年）或损坏无法修复时，使用人提交《资产报废申请单》，附鉴定意见。

行政部复核后，按公司流程处置：可回收资产由行政部统一变卖，收入上缴财务；不可回收资产交专业机构环保处理。

配套表单模板

固定资产总台账

资产编号

名称

规格型号

购置日期

原值（元）

使用部门

使用人

存放位置

折旧年限

当前状态

ZC-2023001

笔记本电脑

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