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采购订单与供应商管理标准流程工具

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购部门，用于规范从采购需求发起到供应商全生命周期管理的标准化操作。典型应用场景包括：

企业日常生产/运营所需物料、设备或服务的采购需求处理；

新供应商引入资质审核与合作评估；

现有供应商的订单执行跟踪、绩效评估与关系维护；

跨部门协同采购（如需求部门、采购部、仓库、财务部）的流程衔接。

二、标准操作流程详解

（一）采购需求发起与审核

目标：保证采购需求真实、必要且符合预算，从源头控制采购成本与风险。

操作步骤：

需求部门提报：需求部门根据生产计划、库存情况或业务需要，填写《采购需求申请表》（见模板1），明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、期望交货日期、预算金额、用途说明等信息，经部门负责人*签字确认后提交至采购部。

采购部初审：采购部收到需求后，1个工作日内完成初审，重点核对：

需求描述是否清晰、规格参数是否明确；

预算金额是否符合公司成本控制标准；

是否存在可替代的闲置库存或内部调拨可能。

初审通过后，进入供应商寻源环节；初审不通过，退回需求部门补充说明或调整。

（二）供应商寻源与评估

目标：筛选资质合规、性价比高、服务稳定的优质供应商。

操作步骤：

供应商寻源：采购部根据需求类型，通过以下方式确定候选供应商：

公开市场调研（行业展会、专业平台等）；

现有合格供应商库筛选；

需求部门推荐（需提供供应商基本信息及合作优势说明）。

供应商资质审核：候选供应商需提供以下材料（复印件加盖公章）：

营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001认证、3C认证等，根据行业要求）；

生产/经营许可证（如涉及特殊行业）；

法定代表人证件号码明及授权委托书（如委托他人办理）。

采购部审核资质真实性，1个工作日内反馈审核结果。

供应商现场评估（如需）：对关键物料或新供应商，采购部组织需求部门、质量部组成评估小组，从生产规模、技术能力、品控体系、供货稳定性、售后服务等方面进行现场打分（评分标准见模板2）。

确定合作供应商：综合资质审核与现场评估结果，采购部编制《供应商评估报告》，选择综合得分最高的供应商作为候选对象，报采购经理*审批。审批通过后，纳入《合格供应商名录》。

（三）采购订单创建与审批

目标：明确双方权利义务，保证订单条款清晰、合规。

操作步骤：

订单信息核对：采购部与供应商确认最终价格、交货期、付款方式、质量标准、交付地址等细节，保证与采购需求一致。

创建订单：采购部在ERP系统中录入采购订单（或填写《采购订单模板》，见模板3），唯一订单编号，包含以下核心信息：

供应商全称、联系人、联系方式；

订单日期、期望交货日期、交货地点；

物料/服务名称、规格型号、单位、数量、单价、总金额；

质量验收标准、包装要求、运输方式；

付款条件（如“验收合格后30天付全款”）、违约责任条款。

订单审批：采购订单按审批权限逐级审核（示例）：

金额≤5万元：采购专员创建→采购主管审核→采购经理*审批；

金额＞5万元：采购专员创建→采购主管审核→采购经理审核→分管副总审批。

审批通过后，系统自动正式采购订单，加盖公司公章后通过邮件/书面形式送达供应商，并同步抄送仓库、财务部。

（四）订单执行与交付跟进

目标：保证供应商按时、按质交付，跟踪订单履约进度。

操作步骤：

交付跟进：供应商收到订单后，需在1个工作日内书面确认（如盖章回传）。采购部每周跟进生产/备货进度，对可能延迟的订单，及时与供应商沟通原因并协调解决（如调整交期、分批交付等），同步更新订单状态至ERP系统。

物料到货通知：供应商发货前24小时，需通知采购部发货明细（物流单号、发货数量、预计到货时间）。采购部收到通知后，同步告知仓库准备收货。

（五）物料验收与入库

目标：核对交付物料数量与质量，保证符合订单要求。

操作步骤：

数量验收：仓库根据采购订单核对到货物料名称、规格、数量，确认无误后在送货单上签字确认；如数量不符，当场记录差异并通知采购部与供应商沟通处理。

质量验收：

常规物料：仓库检验外包装完好性、合格证等文件；

关键物料：质量部参与检验，按订单约定的质量标准（如国标、行标或企业标准）进行抽样检测，出具《质量验收报告》。

入库与异常处理：

验收合格：仓库办理入库手续，更新库存信息，将《入库单》同步至采购部、财务部；

验收不合格：仓库标识“不合格品”，质量部出具《不合格品通知单》，采购部在2个工作日内通知供应商退货/换货，并跟踪处理结果，相关记录留存备查。

（六）供应商绩效评估与关系维护

目标：动态管理供应商表现，优化供应商结构，提升合作效率。

操作步骤：

数据收集：每季度/半年度，采购部收集供应商以下数据：

交货准时率（按时交货批次/总订单批次×100%）；

质量合格率（验收