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留学顾问工作制度

一、总则：以责任为底色，架起梦想与现实的桥梁

在留学咨询行业深耕八年，我愈发体会到：留学顾问不仅是信息的传递者，更是学生人生重要阶段的陪伴者。当一个高二的孩子攥着成绩单问“我能去帝国理工吗”，当一位家长深夜发来消息“孩子非要去南半球，我们实在不了解”，这些期待的重量，都落在了顾问的肩头。因此，制定一套科学、人性、可执行的工作制度，绝非冰冷的规则约束，而是为了让每一份信任都能被郑重承接，让每一步选择都有专业护航。

本制度适用于机构全体专职留学顾问，核心遵循三大原则：以学生成长为核心（所有决策优先考虑学生长期发展而非短期业绩）、以专业为根基（拒绝“经验主义”，保持对教育政策、院校动态的持续追踪）、以诚信为底线（不制造焦虑，不夸大承诺，尊重学生与家庭的知情权）。

二、服务全流程规范：从“需求倾听”到“终身联结”的全周期陪伴

2.1初期咨询阶段：穿透“我要留学”的表层，找到藏在背后的真实需求

很多新手顾问常犯的错误，是急着掏出自家的“成功案例”轰炸：“看这个学生GPA3.2去了康奈尔！”“那个双非的同学申到了港大！”但真正专业的咨询，应该从“提问”开始。我们要求顾问在首次沟通时，至少完成6类问题的深度挖掘：

学术背景：除了GPA、语言成绩，更要问“哪门课学得最吃力？有没有特别感兴趣的研究方向？”

职业规划：“五年后你希望自己在做什么？这个专业能帮你靠近目标吗？”

性格特质：“你更喜欢小组合作还是独立研究？适应快节奏的学习环境吗？”

家庭期待：“父母最担心的是什么？你们对留学成本的心理预期是？”

信息认知：“你了解的‘热门专业’是从哪里来的？有没有亲自查过课程设置？”

潜在顾虑：“有没有担心过文化差异？对安全问题有特别关注的点吗？”

曾遇到一个学生说“我要学金融”，但深入沟通发现，他真正热爱的是用数据解决社会问题，最后调整为“金融工程+公共政策双学位”，这样的匹配度远高于单纯追逐“热门”。

2.2背景评估阶段：用“显微镜”看优势，用“清醒剂”讲不足

评估报告必须包含“三维度分析”：

现有竞争力（对标目标院校近3年录取数据，细化到专业小分要求、实习/科研的匹配度）；

提升空间（明确可优化的时间节点——比如大三暑假前补2段相关实习，语言考试建议分阶段冲刺）；

风险提示（如“该专业对跨申请者有先修课要求，目前你缺少2门，需在申请前通过网课补上”）。

特别强调：禁止使用“保录”“100%成功”等绝对化表述。曾有顾问为签单承诺“一定能进TOP30”，结果学生因忽略某专业的写作样本要求被拒，不仅损害信任，更可能引发纠纷。

2.3方案制定阶段：从“模板化推荐”到“定制化拼图”

最终方案须包含“一主两备”：

主方案（与学生核心优势高度匹配，冲刺但非遥不可及的院校组合）；

备选方案（综合排名稍低但专业特色突出，或地理位置更适合学生生活习惯的选项）；

保底方案（确保有学可上的安全垫，避免“全聚德”风险）。

方案中必须明确标注每所院校的“匹配点”：比如“X校教育学院的‘跨文化教学’项目，与你在国际学校做助教的经历高度契合，且该项目就业率连续5年超过90%”。拒绝“因为排名高所以推荐”的笼统表述。

2.4申请执行阶段：细节是成败的分水岭

这一阶段的关键词是“过程管理”：

材料准备：建立“双人核对”机制（顾问+学生），大到PS的核心论点是否跑题，小到推荐信的抬头是否准确；

时间节点：用甘特图明确每个步骤的截止日（如“xx月xx日前完成第一轮文书修改”“xx月xx日前提交3所早申院校”），关键节点提前3天提醒；

突发应对：遇到材料延误（如成绩单邮寄超时），须在24小时内联系院校招生办说明情况，同步向学生提交书面解决方案；

面试辅导：模拟面试后必须录制视频，和学生一起复盘“眼神交流是否自然”“专业问题回答是否深入”，而不是只练“标准答案”。

记得有次帮学生申请艺术类院校，他的作品集提交后显示“未接收”，顾问立即联系院校技术部门，发现是压缩包格式问题，连夜帮他转成指定格式重新上传，最终赶上了截止时间——这样的“生死时速”，靠的就是对细节的极致把控。

2.5行前指导阶段：从“办签证”到“融入当地”的跨越

很多顾问觉得“学生拿到offer就大功告成”，但真正的服务才刚开始。我们要求行前指导至少涵盖：

文化适应：通过“情景模拟”教学生如何与教授沟通（比如“教授，我对您上周讲的XX理论有些疑问，能否约个办公时间？”）、如何参与小组讨论；

生活准备：整理“行前必备清单”（从转换插头到当地电话卡办理流程）、提醒“某些国家处方药需医生证明，别带太多感冒药”；

安全须知：针对留学国家的特殊风险（如某些地区的夜间安全问题、宗教习俗禁忌）做专项提醒；

心理建设：和学生聊“孤独是正常的”“遇到困难不要硬扛，学校有心理咨询中心”，帮助他们建立心理韧性。

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