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2026年外贸部管理制度

XX公司外贸部

管理理念“合规经营、高效协同、风险可控、提质增效、客户至上”

一、总则

1.为规范2026年度公司外贸部各项业务运营与管理工作，强化外贸业务全流程管控，防范国际贸易风险，提升部门运营效率与市场竞争力，保障公司外贸业务持续、健康、稳定发展，依据《中华人民共和国对外贸易法》《海关法》《外汇管理条例》《国际贸易术语解释通则（2020）》等国家法律法规及行业规范，结合公司外贸业务布局与经营实际，制定本制度。

2.本制度适用于公司外贸部全体员工（含部门负责人、业务经理、外贸专员、单证员、跟单员、结算员等），涵盖外贸业务全流程，包括客户开发与维护、订单洽谈与签订、合同管理、单证制作、报关报检、物流运输、收汇结算、售后服务、风险防控等各项工作；公司其他相关部门（生产部、财务部、采购部、法务部等）配合外贸部开展工作时，须遵守本制度相关规定。

3.核心原则：坚持合规经营原则，严格遵守国内外贸易监管政策、海关规定、外汇管理要求及行业规范，杜绝违规操作；坚持风险可控原则，建立全流程风险防控体系，防范市场风险、信用风险、汇率风险、政策风险等各类风险；坚持高效协同原则，强化部门内部及与其他部门的协同配合，提升业务办理效率；坚持客户至上原则，规范客户服务流程，提升客户满意度与忠诚度；坚持责任到岗原则，明确各岗位工作职责与权限，确保各项工作有据可依、有责可究。

4.总体目标：建立“流程规范、责任明确、风险可控、效率提升、业绩增长”的外贸部管理体系，2026年度实现外贸业务营收同比增长不低于既定目标、订单履约率100%、收汇及时率≥98%、合规违规事件发生率为0、客户满意度≥95%，有效防范各类国际贸易风险。

5.责任分工：外贸部负责人为部门管理第一责任人，统筹部门整体运营、业务规划、团队管理、风险管控及制度落实工作；各岗位员工按岗位职责开展具体业务工作，对本岗位工作质量、合规性及风险防控承担直接责任；财务部负责外贸业务收汇结算、退税办理、资金管控等工作；生产部负责按订单要求组织生产，保障交货期与产品质量；采购部负责外贸订单所需原材料采购；法务部负责外贸合同审核、法律纠纷处理等合规支持工作。

6.制度优化：本制度将根据国家法律法规、外贸监管政策、行业发展趋势及公司业务拓展需求，适时修订完善。修订流程须经外贸部牵头调研、各相关部门征求意见、外贸部负责人审核、公司总经理审批后，向部门全体员工及相关配合部门公示生效。

二、组织架构与岗位职责

（一）组织架构设置

1.外贸部设部门负责人1名，全面统筹部门工作；根据业务规模设置业务组、单证组、跟单组、结算组等专项工作小组，各小组设组长1名，负责小组日常工作协调与管理。

2.业务组：负责客户开发与维护、市场调研、订单洽谈与签订、报价管理等工作；

3.单证组：负责外贸单据（商业发票、装箱单、提单、报关单、报检单等）的制作、审核、提交与归档，配合报关报检工作；

4.跟单组：负责订单履约跟踪、生产进度对接、货物检验、物流运输协调等工作；

5.结算组：负责收汇跟踪、外汇核销、退税办理、账务核对等工作，配合财务部完成资金结算。

（二）核心岗位职责

1.部门负责人：制定部门年度业务目标与工作计划，组织落实业务任务；统筹客户开发与市场拓展工作；审核外贸合同、重要单证及结算文件；负责部门团队建设、员工培训与绩效考核；协调部门与公司其他部门及外部合作单位（海关、货代、银行等）的工作衔接；及时处理业务运营中的重大问题与风险事项。

2.业务经理/专员：开展市场调研，挖掘潜在客户，建立客户档案并维护客户关系；负责订单洽谈、报价、议价工作，起草外贸合同并按流程提交审核；跟踪订单履约进度，及时与客户沟通业务进展；反馈市场信息与客户需求，协助优化产品与服务。

3.单证员：严格按照合同约定、国际贸易惯例及海关、报检要求制作各类外贸单据，确保单据真实、准确、完整、一致；审核单据信息，规避单证不符风险；及时向货代、海关、客户等提交所需单据，跟踪单据流转情况；完成单据归档工作。

4.跟单员：对接生产部，跟踪订单生产进度，确保产品质量与交货期符合合同要求；组织货物检验（出厂检验、第三方检验等），留存检验报告；协调货代办理物流运输事宜，跟踪货物发运与到港情况；及时处理订单履约过程中的异常问题（如延期交货、质量异议等）。

5.结算员：跟踪订单收汇情况，及时向客户催收款项，确保收汇及时；办理外汇核销、出口退税相关手续，配合财务部完成账务处理；核对收汇金额、退税金额与合同金额，发现差异及时排查整改；留存结算相关凭证与资料，完成归档工作。

三、客户开发与维护管理

（一）客户开发管理

1.客户开发须符合公司业务定位与市场规划，聚焦目标市场（如欧美、东南亚、中东