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企业发票管理规范(2025版)

一、总则

为规范企业发票管理行为，防范税务风险，保障财务数据真实性与合规性，依据《中华人民共和国发票管理办法》《企业内部控制基本规范》及国家税收政策最新要求，结合企业业务实际，制定本规范。本规范适用于企业及下属全资、控股子公司（以下简称“各单位”）的增值税专用发票、增值税普通发票（含电子普通发票）、全电发票（全面数字化的电子发票）及其他法定有效票据的全生命周期管理，涵盖开具、取得、保管、核销、风险防控等环节。

本规范以“合规优先、全流程管控、业财融合、责任到人”为基本原则：

1.合规优先：严格遵循税收法律法规及税务机关管理要求，确保发票行为合法合规；

2.全流程管控：覆盖发票从开具申请到归档销毁的全业务链条，消除管理盲区；

3.业财融合：强化业务部门与财务部门协同，实现业务流、资金流、发票流“三流一致”；

4.责任到人：明确各环节操作、审核、监督责任主体，建立可追溯的责任体系。

二、组织架构与职责分工

各单位应建立“财务部门主导、业务部门协同、监督部门督导”的发票管理组织体系，确保职责清晰、协作高效。

（一）财务部门

财务部门为发票管理的主责部门，负责制定并完善发票管理制度，统筹发票开具、取得、验真、归档及税务申报等工作，具体职责包括：

1.发票领购、保管（含电子发票号段管理）、核销及缴销；

2.审核业务部门提交的发票开具申请，确保交易真实、合同匹配、金额准确；

3.对取得的发票进行合规性校验（含票面信息、税务系统验真），拒绝接收不合规发票；

4.建立发票管理台账，记录发票开具时间、号码、金额、接收方等关键信息，定期与业务系统数据核对；

5.指导业务部门开展发票取得的前置审核，组织发票管理培训；

6.对接税务机关，处理发票异常事项（如红冲、作废、协查）及税务检查配合工作。

（二）业务部门

业务部门（含销售、采购、项目等部门）为发票业务的发起与协同部门，负责在业务前端把控发票合规性，具体职责包括：

1.销售业务中，按合同约定及时提交发票开具申请，确保申请内容与实际交易一致（含客户名称、税号、金额、服务内容等）；

2.采购业务中，按合同约定向供应商索要合规发票，核对发票信息与采购订单、入库单、付款信息一致；

3.对取得的发票进行初步审核（如票面清晰、信息完整、签章合规），发现异常及时反馈财务部门；

4.配合财务部门完成发票台账核对、异常发票追溯等工作。

（三）监督部门（内审/合规部）

监督部门负责对发票管理流程的合规性进行监督检查，定期抽查发票开具、取得、保管记录，核查“三流一致”执行情况，对违规行为提出整改意见并跟踪落实。

三、发票开具管理

发票开具是企业对外提供交易凭证的核心环节，需严格遵循“交易真实、信息准确、流程规范”的要求，杜绝虚开、代开等违法行为。

（一）开具条件

发票开具须同时满足以下条件：

1.存在真实交易背景，已签订有效合同（或订单），且业务已实际发生（如货物已交付、服务已完成）；

2.交易金额、数量、规格等与合同（或订单）、验收单（或服务确认单）一致；

3.客户信息完整准确（名称、税号、地址、电话、开户行及账号等），电子发票需确认接收邮箱或手机号；

4.已通过财务系统校验（如应收账款已确认、不存在超合同开具风险）。

（二）开具流程

1.申请环节：业务部门通过企业OA系统或发票管理模块提交《发票开具申请表》，需填写客户信息、交易内容（含商品/服务名称、数量、单价）、金额、税率、合同编号等字段，附合同关键页、验收单（或服务确认单）扫描件。

2.审核环节：财务部门需在2个工作日内完成审核，重点核查：

-交易真实性：核对申请内容与合同、业务系统数据是否一致；

-税率合规性：根据业务类型（如销售货物、服务）匹配适用税率（13%、9%、6%或简易计税）；

-信息准确性：客户名称、税号与税务登记信息一致，避免因信息错误导致发票作废或红冲；

-限额控制：单张发票开具金额不超过税务机关核定的最高开票限额（如万元版、十万元版）。

审核不通过的，需注明原因并退回业务部门；审核通过的，系统自动生成发票开具任务。

3.开具环节：财务人员通过税控系统或电子发票服务平台（如增值税发票管理系统2.0版、电子发票服务平台）开具发票，全电发票需按税务机关要求生成XML格式文件及OFD版式文件。开具后，系统自动同步发票号码、代码、金额等信息至发票管理台账。

4.交付环节：纸质发票需通过专递或当面交付，同步登记《发票交付签收表》（客户签收确认）；电子发票通过