办公室日常文书处理流程规范.docxVIP

办公室日常文书处理流程规范

引言

在现代办公环境中，文书处理是维系机构正常运转、保障信息高效流转的基础性工作。规范的文书处理流程，不仅能够提升工作效率、确保信息传递的准确性与安全性，更能体现一个组织的管理水平与专业素养。为进一步优化办公流程，明确各环节职责，减少疏漏，特制定本规范，旨在为办公室日常文书处理提供清晰、可操作的指引。

一、总则

1.1目的与依据

本规范旨在通过明确文书处理的标准步骤和要求，确保各类文书（包括但不限于通知、报告、请示、函件、纪要等）得到及时、准确、规范的处理，保障政令畅通和工作有序进行。制定依据为相关办公管理规定及本单位实际工作需要。

1.2适用范围

本规范适用于本单位及各部门所有以单位名义制发、接收和内部流转的各类正式文书的处理活动。全体办公人员均应严格遵守本规范。

1.3基本原则

文书处理工作应遵循以下原则：

*准确规范：内容真实准确，格式标准规范，符合国家及单位相关规定。

*及时高效：迅速处理，不积压、不延误，确保文书在规定时限内办结。

*安全保密：严格遵守保密纪律，确保涉密及敏感信息的安全，防止失泄密事件发生。

*分级负责：明确各级人员在文书处理中的职责，层层把关，各负其责。

二、文书处理基本流程

2.1收文处理

2.1.1接收与登记

外部来文（包括纸质文件和电子文件）由办公室统一接收。接收人员应仔细核对来文单位、文号、份数、密级等是否清晰、完整。对于纸质文件，应在《收文登记簿》上逐项登记，记录收文日期、来文单位、文号、标题、份数、密级、处理情况等要素；对于电子文件，应统一存储于指定邮箱或共享文件夹，并进行电子登记，确保可追溯。发现文件有误或不全，应及时与来文方联系确认或退回。

2.1.2拟办与批办

办公室收文登记后，根据文件内容和性质，提出初步的拟办意见，包括建议由哪个部门或哪位领导阅办、办理时限等。拟办意见应力求明确、具体，为领导决策提供有价值的参考。拟办完毕后，及时呈送相关领导进行批办。领导根据拟办意见和工作需要，对文件的处理作出明确批示，指明承办部门、承办人、办理要求和时限。

2.1.3承办与催办

承办部门或承办人接到批办文件后，应立即按照批示要求抓紧办理。对于有明确时限要求的，必须在规定时间内完成；对于无明确时限的，应根据工作轻重缓急，合理安排，尽快办结。办公室或相关督办人员应对承办情况进行跟踪，对即将到期或逾期未办的文件，应及时提醒和催办，确保文件得到及时处理，避免延误。

2.1.4办结与归档

文件办理完毕后，承办人应将办理结果（如批复、报告、处理记录等）整理清楚，并在文件处理单上注明办结情况，签字后退回办公室。办公室人员对已办结的文件进行检查，确认相关材料齐全、手续完备后，按照档案管理规定，及时进行分类、整理、编号、装订，移交档案室归档保存。

2.2发文处理

2.2.1起草与核稿

发文应由相关业务部门根据工作需要负责起草。起草人应确保文件内容真实、观点明确、条理清晰、文字简练、格式规范，并符合国家法律法规及单位相关政策。文件初稿完成后，应由部门负责人进行核稿，重点审核内容的准确性、必要性、格式的规范性以及是否符合行文规则。涉及其他部门职责的，应事先进行会签或征求意见。

2.2.2审核与签发

核稿后的文件，连同拟稿说明（如发文理由、主要内容等）一并报送办公室进行审核。办公室主要审核行文格式、文种使用、文字表述、标点符号、附件材料等是否规范、齐全。审核无误后，按照单位公文审批权限，呈送相应领导进行签发。领导签发时，应明确签署意见、姓名和日期。未经签发的文件不得印发。

2.2.3缮印与校对

文件经领导签发后，由办公室负责缮印。缮印应保证印刷质量，做到字迹清晰、版面整洁、无错漏。文件打印完成后，校对工作至关重要。校对人员（一般为拟稿人或指定专人）应认真对照签发稿进行逐字逐句校对，确保内容、格式与签发稿完全一致，杜绝错字、漏字、多字及标点符号使用不当等问题。重要文件应实行“三校”制度。

2.2.4用印与分发

校对无误的文件，由办公室按照规定程序加盖单位公章。用印应规范、清晰、端正。文件用印后，根据发文范围和要求，及时进行分发。分发可采取邮寄、传真、电子传输或专人送达等方式，并做好分发登记，确保送达准确、及时。涉密文件的分发应严格遵守保密规定，采取相应的保密措施。

2.2.5归档

发文工作完成后，办公室应将文件的签发稿、定稿、正本、附件及相关审核、会签材料等收集齐全，按照档案管理要求进行整理、编号，及时归档。

三、责任与监督

3.1责任分工

*办公室：是文书处理的综合管理部门，负责收发文的统一登记、审核、缮印、用印、归档以及流程的监督与协调。

*各业务部门：负责本部门业务范围内相关文书的起草、核稿、会签、承办和催办。

*