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接待管理办法

一、总则

1、为使集团各职能部门接待工作有所遵循，特制定本制度。

2、本制度适用于集团各职能部门接待工作。

二、对外接待原则

1、接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客

人高兴而来、满意而归;

2、对等原则。对来宾无论职务高低,都要有礼相待、落落大方。

一般情况下,级别与权限相等,同级别出面,特殊情况特殊对待；

3、对口原则．各职能部门对口接待。需要其他部门接待时，总裁办

办公室应予以协调，由对口部门承担相应的接待费用;

4、节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简,不铺张浪费，

不重复宴请,主方人数不多于宾客人数；

５、周到原则．接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待,

使客人感到热情、周到;

6、保密原则．向不定期宾客介绍情况,注意保守公司商业秘密。

重要会议要有记录,巧妙回避不宜回答的问题。

三、接待事务分类

Ａ类:ＶIP接待。指正在拓展的品牌开发商、政府部门。

Ｂ类:业务接待。指正在合作的开发商、对等合作单位的接待.

Ｃ类：普通接待。指广告、媒体等服务类合作单位的接待。

四、接待物料准备

1、VIＰ接待：准备鲜花、水果、糕点、咖啡或茶水。

2、业务接待:准备水果、咖啡或茶水。

3、普通接待：准备茶水、咖啡.

五、接待规则

1、接待礼仪要点

（1)接待人员须严格遵守公司相关规定,不准有任何违反公司员工手册之行为发生。

(２)接待人员于接待进行时,须密切注视接待动态，如有情况发生及时汇报上级领导。

（３)接待过程中如有来客提出办理限制事宜,须婉言解释.

2、环境标准

（1)物品摆放整齐,且表面无灰尘;

(2)地面干净无脏物，空气流通清新;

(3）室温适度,灯光合适；

（４)备品齐全．

六、接待内容和程序

1、接待内宾

(1）接受任务。核实来宾的基本情况：单位、姓名、性别、职务和

使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。将来访客人的人数、

时间等要提前通知给接待人员,并根据客人的身份事先确定接待地

点。

(２）布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安

排、费用预算，并报请上级批准。一般客人或业务工作客人到公司后

应由接待人员引领到一般接待室接待;VIP客人应引领到贵宾接待室。

预先通知的接待应由总裁办公室提前做好茶点果盘的准备;临时来访

客人,接待人员应首先给客人倒茶水或咖啡等饮品;接待到公司参观

考察的客人时,接待室内应事先摆放好公司画册及相关的公司资料，

如有需要应提前放置好投影机等设备。

(3）迎接安排.根据来宾身份、人数、性别，预订酒店。

（4）组织活动实施。接参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍

情况,参观现场;对上级检查，安排汇报、座谈会。

(5）送别。总裁办公室统一做好返程送别的安排工作。根据客人意

见,预定车、机票，协助客人结算住宿帐目，视情况而定是否举行送

行餐,派人派车送至车站或机场.

（6)每次较大规模接待完成后进行一次小结,以便总结经验、改进

后续工作.

2、团体访问接待

涉及团体访问的接待，总裁办公室应准确掌握宾客的抵离时间及行程安排，同时根据来访目的安排访问参观项目,确定内容，拟定方案,报公司领导批准.

3、接待外宾

（1)迎送

安排迎送陪同人员和翻译,要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。

对身份较高的外宾,事先应在机场、车站安排贵宾休息室,并备有饮料。

(２)会见会谈

会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方,并尽量不改变计划；会见时,我方主要人员要高于或等于外宾身份;会谈时，身份一般对等。

我方人员应提前到达，并在门口迎送。

对会见会谈场所、座位事先精心安排,留定座位。

会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边.团长安排我方主谈人右手第一位,副团长坐第二位,其他外宾可依次随便落座．

如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。

(３)参观游览

根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目,安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。

七、住宿

1、总裁办应事先根据来访者的身份,预定相应星级的住宿酒店,

并委婉征求对方意见．

2、需公司承担费用的,也应根据客人的不同身份预定不同星级的

酒店。

3、除VＩP客人指定酒店,否则预定酒店应为公司协议酒店。

八、招待

1、招待客人的陪同人员应根据客人身份,确定是否由公司领导陪

同,一般客人由总裁办或相关业务部门领导陪同。

２、总裁办应做好不同级别餐厅的联系工作，并签订就餐和签单结算协议，以便于统一招待安排.

九、礼品

１、公司应确定不同级别的礼品,按照客人的身份,由接待部门在

客人来访结束时代表公司赠送。

2、礼品由总裁办专人领用、保管，礼品应每位来访者一份,随访者礼品相同。

十、接待纪律

１、“接待工作无小事”,总裁办公