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供应链管理基础工作指南及模板

一、适用场景与工作目标

本指南适用于企业供应链管理部门开展日常基础工作，包括但不限于供应商开发与管理、采购订单处理、库存监控、物流协调等场景。通过标准化操作流程，帮助新入职人员快速掌握供应链核心工作要点，规范跨部门协作（如与采购、仓储、财务、生产等部门的对接），提升供应链响应效率与风险控制能力，保证物料/商品从采购到交付全流程的顺畅与可控。

二、核心工作流程与操作步骤（以“供应商选择与管理”为例）

供应商管理是供应链管理的核心环节，直接影响采购成本、物料质量及交付稳定性。以下为供应商选择与管理的标准化操作步骤：

步骤1：明确采购需求与供应商准入标准

操作说明：

需求确认：由需求部门（如生产部、项目部）提交《采购需求申请表》，明确物料/商品的名称、规格、数量、质量要求、交付时间、预算单价等关键信息，经供应链部门负责人审核确认。

准入标准制定：根据采购需求，结合行业特点与企业质量要求，制定供应商准入标准，包括但不限于：

资质要求：营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、行业生产许可证等）；

能力要求：生产/供应能力、技术研发能力、质量检测能力；

信誉要求：过往合作客户评价、商业信誉记录（如无重大违约、诉讼等）；

其他：企业规模、财务状况、社会责任（如环保、劳动合规）等。

步骤2：供应商寻源与初步筛选

操作说明：

寻源渠道：通过公开招标、行业展会、行业协会推荐、现有供应商推荐、网络平台（如企业采购官网、第三方B2B平台）等多种渠道收集潜在供应商信息。

初步筛选：根据准入标准，对收集到的供应商进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商（如资质不全、产能不足等），形成《潜在供应商名单》，报供应链部门负责人审批。

步骤3：供应商资质审核与背景调查

操作说明：

资质审核：要求《潜在供应商名单》中的供应商提交加盖公章的资质证明文件（营业执照复印件、资质证书复印件、法人授权委托书等），原件由供应链部门专人核对并留存复印件。

背景调查：通过电话访谈、实地走访、客户回访等方式，对供应商的生产规模、技术实力、质量控制体系、过往合作案例（如合作客户名称、合作时长、供货质量）进行调查，重点核实供应商信息的真实性与稳定性。

输出结果：填写《供应商资质审核表》与《供应商背景调查表》，对供应商是否通过资质审核给出明确结论，审核人需签字确认。

步骤4：现场考察与综合评估

操作说明：

现场考察：对通过资质审核的供应商，组织跨部门考察小组（可包含供应链、质量、生产等部门人员）进行实地考察，重点查看：

生产环境与设备状况（是否符合行业标准、设备维护情况）；

质量控制流程（原材料检验、过程检验、成品检验的规范性与记录）；

管理水平（生产计划排程、库存管理、员工培训等）；

交付能力（物流配送方案、应急交付措施）。

综合评估：根据考察结果，结合资质审核、背景调查信息，对供应商进行量化评分（可从质量、成本、交付、服务、合作潜力等维度设置评分标准，总分100分），形成《供应商综合评估报告》。

步骤5：谈判与供应商选定

操作说明：

谈判准备：根据综合评估结果，筛选2-3家候选供应商，制定谈判方案（包括目标价格、付款条件、交期、质量违约责任等），明确谈判分工（如价格由采购专员负责，技术条款由质量工程师负责）。

商务谈判：与候选供应商就合作条款进行谈判，重点确认价格、批量折扣、付款周期、交付周期、质量标准、售后服务等内容，达成一致后形成《供应商谈判纪要》。

选定决策：结合谈判结果与综合评估报告，由供应链部门负责人组织召开供应商评审会，确定最终合作供应商，报企业分管领导审批。

步骤6：供应商签约与档案建立

操作说明：

合同签订：与选定的供应商签订《采购合同》，合同条款需明确双方权利义务、物料规格、价格、交付、验收、质量保证、违约责任、保密协议等内容，合同需经法务部门审核（如企业有法务岗）后，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章。

档案建立：为供应商建立唯一档案编号，收集并归档以下资料：

供应商资质证明文件（营业执照、资质证书等）；

《供应商资质审核表》《供应商背景调查表》《供应商综合评估报告》；

《采购合同》《供应商谈判纪要》；

后续合作中的绩效评估记录、往来函件等。

档案需电子化与纸质化同步管理，定期更新供应商信息（如资质到期提醒、联系人变更等）。

步骤7：供应商绩效评估与持续优化

操作说明：

绩效评估：根据合作情况，定期（如每季度/每半年）对供应商进行绩效评估，评估指标可包括：

质量指标：来料批次合格率、质量问题响应速度；

交付指标：准时交付率、订单满足率；

成本指标：价格稳定性、成本优化配合度；

服务指标：沟通效率、售后支持、技术配合度。

填写《供应商绩效评估表》，评估结果分为优秀、合格、不合格三个等级。

结果应用：

优秀供应商：