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办公设备登记备案管理制度

总则

为加强公司办公设备的管理，确保办公设备的合理配置、安全使用和有效维护，提高办公设备的使用效率，保证公司各项工作的正常开展，特制定本办公设备登记备案管理制度。本制度适用于公司内部所有办公设备的管理，涵盖从采购到报废的全生命周期过程。

办公设备的定义与范围

办公设备是指公司为满足日常办公需要而配备的各种设备及设施。具体范围包括但不限于以下几类：

1.计算机设备：包括台式电脑、笔记本电脑、平板电脑等，以及与之相关的计算机配件，如显示器、键盘、鼠标、硬盘、内存条等。

2.办公电器：如打印机、复印机、传真机、扫描仪、碎纸机、投影仪、空调、饮水机等办公区域使用的电器设备。

3.通讯设备：办公用固定电话、移动电话、对讲机等通讯工具。

4.办公家具：办公桌、办公椅、文件柜、沙发、茶几等办公用家具。

办公设备采购管理

采购申请

各部门根据工作需要，填写《办公设备采购申请表》，详细说明申请采购的办公设备名称、型号、数量、用途、预计金额等信息。采购申请表需经部门负责人审核签字，对于金额较大或特殊规格的办公设备采购申请，还需经过公司主管领导审批。

采购流程

采购部门接到经过审批的采购申请表后，安排专人进行市场调研。通过比较不同供应商的产品质量、价格、售后服务等方面的情况，至少选择三家以上供应商进行询价，按照“性价比最优”的原则确定供应商。采购人员与供应商签订采购合同，明确采购设备的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方的权利和义务得到明确规定。

验收环节

办公设备到货后，采购部门会同使用部门共同进行验收。验收内容包括设备的外观是否完好、配件是否齐全、规格型号是否与合同一致、设备是否能正常运行等。对于需调试的设备，由专业技术人员进行调试，确保设备正常运行。验收合格后，验收人员在《办公设备验收单》上签字确认，设备方可投入使用。

办公设备的登记备案

登记备案主体与要求

办公设备登记备案工作由行政部门负责组织实施。在办公设备验收合格后一周内，行政部门需对每一项办公设备进行详细登记备案。登记备案的信息应准确、完整，确保能够全面反映办公设备的基本情况和使用状态。

登记备案内容

登记备案的内容主要包括：

1.设备基本信息：设备名称、品牌、型号、规格、出厂编号、购置日期、购置价格、供应商等。

2.使用信息：使用部门、使用人、存放地点、使用状态等。

3.维护信息：维护记录，包括维护时间、维护内容、维护人员等；保修信息，如保修期起止时间、保修范围、售后联系方式等。

4.附件信息：设备附带的配件、软件等清单。

登记备案方式

行政部门应建立电子化的办公设备管理台账，利用办公设备管理软件进行登记备案。同时，为每一台办公设备建立纸质档案，档案内容与电子台账信息保持一致。在设备登记备案后，为每台设备贴上专门的标识标签，标签内容包括设备名称、编号、使用部门等信息，便于识别和管理。

办公设备的使用管理

使用规范

使用人员应严格按照办公设备的操作规程使用设备，不得擅自更改设备的设置和参数。对于需要培训才能操作的设备，使用人员必须经过专业培训，考核合格后方可使用。使用人员应爱护办公设备，保持设备的清洁和良好运行状态，不得在设备上堆放杂物，避免设备受到碰撞、挤压、潮湿等损坏。

借用管理

公司内部其他部门或个人因工作需要借用办公设备时，需填写《办公设备借用申请表》，经设备所在部门负责人和行政部门负责人批准后，方可借用。借用期限一般不得超过一周，如需延长借用期限，需重新办理审批手续。借用人员应妥善保管借用的设备，借用期间如发生设备损坏或丢失，应按照相关规定承担赔偿责任。借用期满后，借用人员应及时归还设备，行政部门和设备所在部门应共同对归还设备进行检查，确认设备完好无损后，办理归还手续。

设备调配

行政部门根据公司各部门的工作需求和办公设备的使用情况，有权对办公设备进行合理调配。设备调配时，行政部门应填写《办公设备调配单》，详细说明调配原因、设备信息、调出部门、调入部门等内容。调配单需经调出部门和调入部门负责人签字确认。调出部门在接到调配通知后，应在规定时间内将设备移交至调入部门，并办理相关交接手续。

办公设备的维护与保养

日常维护

使用人员负责办公设备的日常维护工作，包括设备的清洁、检查等。如计算机设备应定期清理灰尘，检查线路连接是否正常；办公电器应定期检查电源插头、开关等是否完好。使用人员在日常使用过程中，如发现设备出现异常情况，应及时向行政部门报告，并填写《办公设备故障报修单》。

定期保养

行政部门应制定办公设备的定期保养计划，根据设备的不同类型和使用频率，确定保养的周期和内容。对于计算机设备，应定期进行系统维护、杀毒软件更新等；对于办公电器，应按照设备说明书的要求进行定期保养和检查。定期保养工作应由专业技术人员或设备