合同管理工具合同要素快速审核版.docVIP

合同管理工具——合同要素快速审核指南（通用版）

一、何时需要使用本工具？

本工具适用于以下场景，帮助用户快速识别合同核心风险，保证合同条款合规、完整：

企业法务、合规部门对标准合同（如买卖、服务、租赁类）进行批量初审；

业务部门在合同签订前自查关键条款，避免基础性错误；

财务部门重点审核付款、税费等与资金相关的要素；

个人快速核查非重大合同（如劳务、小额服务合同）的核心条款，保障自身权益；

重大项目合同的多轮交叉审核，保证不同视角下的要素无遗漏。

二、五步完成合同要素快速审核

步骤一：审核前准备

获取完整合同文本：保证包含合同、附件（如技术协议、补充协议）、签字页等全部内容，避免遗漏关键部分。

明确合同类型与审核重点：根据合同性质（如建设工程合同侧重验收标准，服务合同侧重服务期限），确定优先审核的要素（如标的、履约方式、违约责任）。

准备审核工具：参照本指南末尾的“合同要素审核表”，打印或创建电子版清单，逐项核对。

步骤二：核心要素逐项核对

按以下顺序审核合同核心条款，保证信息准确、无歧义：

1.合同主体：签约方是否合法有效

审核要点：

企业：名称、统一社会信用代码、法定代表人是否与营业执照一致；

个人：姓名、证件号码号是否与证件一致，授权代理人需提供授权委托书（载明代理权限、期限）；

特殊主体：如分支机构签约，需确认总公司授权；外资企业需提供批准证书（如需）。

2.合同标的：内容是否明确具体

审核要点：

标的物：名称、规格、型号、数量、质量标准（如国标、行标或双方约定）是否清晰，避免“同类产品”“优质服务”等模糊表述；

服务类：服务范围、交付成果、验收标准是否可量化（如“响应时间≤2小时”“合格率≥95%”）。

3.权利义务：双方责任是否对等

审核要点：

甲方（如买方）：付款时间、验收方式、资料提供义务是否明确；

乙方（如卖方）：交付时间、质量保证、售后服务（如质保期、维修响应）是否具体；

避免单方义务过重（如“乙方需承担所有运输风险，甲方无需配合”）。

4.价款与支付：金额与方式是否清晰

审核要点：

金额：大小写是否一致，是否含税（税率、发票类型如专票/普票）；

支付：分期付款的各期比例、时间节点（如“预付款30%到账后7日内发货”），账户信息（户名、账号、开户行）是否准确；

其他费用：运输费、保险费等由谁承担，是否约定。

5.履行期限与地点：时间节点是否明确

审核要点：

期限：起始时间（如“合同签订后”“收到预付款次日”）、截止时间（如“2024年12月31日前”）具体，避免“尽快”“适时”等模糊表述；

地点：交货/服务地点具体到省、市、区（如“北京市朝阳区仓库”），避免“甲方所在地”等易产生争议的描述。

6.违约责任：赔偿标准是否合理

审核要点：

违约情形：明确哪些行为构成违约（如“逾期付款”“质量不达标”）；

责任承担：违约金计算方式（如“逾期付款按日万分之五计算”）、赔偿范围（直接损失还是间接损失）、是否约定违约金上限（如不超过合同总额的20%）；

免责条款：不可抗力范围（如自然灾害、行为）及后果处理（如延期履行、部分免除责任）是否约定。

7.争议解决：管辖方式是否明确

审核要点：

争议解决方式：诉讼（明确管辖法院，如“甲方所在地人民法院”）或仲裁（明确仲裁机构，如“市仲裁委员会”）；

避免约定“由双方协商解决，协商不成任意一方起诉”（易导致管辖不明）。

8.签字盖章：形式是否合规

审核要点：

签字：法定代表人签字需与营业执照一致，授权代理人签字需附授权委托书；

盖章：合同专用章或公章（财务章无效），多页合同需加盖骑缝章，保证每页均有连续性。

步骤三：风险点专项检查

完成核心要素核对后，重点排查以下高风险条款：

法律合规性：条款是否违反法律法规强制性规定（如“合同签订后无需支付任何费用”“违约金为零”）；

歧义条款：是否存在“合理期限”“适当金额”等模糊表述，需补充明确标准（如“合理期限为15个工作日”）；

附件完整性：附件名称是否与一致（如“附件一：技术规格”），附件内容是否经双方签字确认；

特殊条款：保密条款（保密范围、期限）、知识产权条款（归属、使用权限）、解除权条款（行使条件）是否约定明确。

步骤四：审核结果记录

使用“合同要素审核表”（见下文模板）逐项填写审核结果，标注问题点及修改建议，保证可追溯。例如：

“标的物质量标准：仅约定‘优质’，需补充‘符合GB/T19001-2016标准’”；

“付款节点：未约定逾期付款违约责任，需补充‘按日万分之五支付违约金’”。

步骤五：输出审核报告与跟进

形成审核报告：汇总审核结果，明确“通过”“需修改后再次审核”“不通过”（存在法律风险或条款缺失）的结论，抄送业务部门、签约方（如需）。

跟踪整改：对需修改的合同，督促相关方调整，保证问题闭环；审核通过