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毕业转化证明模板及流程说明2019版

（一）模板核心要素

毕业转化证明作为学生学籍状态变更的正式文件，其2019版模板在结构和内容上力求规范、清晰，主要包含以下关键要素：

1.标题：明确标注“毕业转化证明”字样，并建议注明“（2019版）”以区分不同时期版本。

2.编号：由学校统一编制，具有唯一性，便于归档和查询。

3.基本信息栏：

*学生姓名：与身份证、学籍卡信息一致。

*学号：准确填写学校发放的唯一学号。

*性别、出生日期：按实际情况填写。

*原就读学校全称：填写学生初始入学或学籍所在学校的法定全称。

*原专业名称：填写学生在原学校所学专业的规范名称。

*原学制、原入学日期、原预计毕业日期：根据原学籍信息填写。

*原学籍状态：如“在读”、“结业”、“肄业”等，需明确。

4.转化事由及依据：详细说明毕业转化的具体原因，例如“完成学业，符合毕业条件”、“达到毕业要求，准予毕业”等，并可简要提及相关的学籍管理规定或学校决议作为依据。

5.转化内容：

*转化后学籍状态：明确为“毕业”。

*毕业日期：通常为学校审核通过，准予毕业的日期，或按规定统一填写的毕业日期。

*（如适用）毕业证书编号：若已生成，可在此处填写。

6.证明效力声明：简要说明本证明的用途，例如“本证明仅作为该生学籍状态由[原状态]转化为毕业状态的证明，不作为毕业证书使用”。

7.学校意见及签章：

*学校（或相关职能部门，如教务处、研究生院）负责人签字。

*学校（或相关职能部门）公章。

8.日期：开具此证明的官方日期。

9.备注（可选）：用于填写其他需要补充说明的事项，如“本证明一式X份，具有同等效力”等。

（二）填写说明

*所有栏目内容均需真实、准确、完整，不得涂改。

*涉及日期、编号等信息应规范填写。

*手写部分应字迹清晰，易于辨认；打印部分应排版整齐。

*学校公章应为学校官方行政章或学籍管理专用章。

二、毕业转化证明办理流程说明（2019版）

2019版毕业转化证明的办理流程旨在保障学生权益，规范管理，通常遵循以下步骤：

（一）学生申请与材料准备

1.了解政策：学生应首先向学校学籍管理部门（如教务处、研究生院）咨询毕业转化的具体条件、所需材料及办理时限，明确自身是否符合转化要求。

2.提交申请：在规定时间内，向学校指定部门提交书面申请。申请书应说明个人基本情况、申请转化毕业的理由，并承诺所提供材料真实有效。

3.准备材料：根据学校要求，提交相关证明材料，可能包括：

*原学籍证明材料（如学生证、成绩单等）。

*符合毕业转化条件的证明文件（如补修合格成绩单、论文答辩通过证明等，具体依转化原因而定）。

*身份证复印件。

*学校要求的其他材料。

（二）学校审核与审批

1.院系初审：学生所在院系对其提交的申请及材料进行初步审核，核实其是否符合毕业转化的基本条件，材料是否齐全、真实。初审通过后，签署意见并报学校相关职能部门。

2.职能部门复核与审批：学校教务处、研究生院等主管学籍的职能部门对院系上报的材料进行再次复核，重点审查其是否满足学校规定的毕业标准和转化程序。必要时，可能会进行进一步的调查或核实。复核通过后，按学校审批权限进行审批。

（三）证明制作与发放

1.制作证明：审批通过后，由学校相关职能部门按照2019版模板统一格式制作毕业转化证明。

2.加盖印章：证明制作完成后，加盖学校或相关职能部门的公章，确保其正式性和法律效力。

3.通知领取/发放：通知学生本人凭有效身份证件到指定地点领取，或通过学校规定的方式（如挂号信）寄送。学生领取时需签字确认。

（四）档案归档

学校相关部门会将毕业转化证明的存根或复印件与学生的申请材料、审批记录等一同整理归档，存入学生学籍档案，以备后续查阅。

三、注意事项

1.时效性：毕业转化证明的办理通常有特定的时间窗口，学生应密切关注学校通知，在规定期限内办理，以免延误。2019版模板及流程适用于对应年度及后续未作调整前的时期，若学校政策有更新，需以最新通知为准。

2.材料真实性：学生提交的所有材料必须真实有效，如有弄虚作假，将承担相应后果。

3.证明用途：毕业转化证明主要用于证明学籍状态的变更，具体使用场景需根据接收单位的要求确定，不能完全替代毕业证书。

4.遗失补办：若证明不慎遗失，学生应及时向学校申请补办，补办流程可能与初次办理类似或简化。

5.咨询途径：办理过程中如有任何疑问，应及时与学校学籍管理部门沟通咨询，获取准确信息。

以上即为2019版毕业转化证明的模板核心要素及办理流程说明。各校在具体执行过程中可能会结合自身实际情况略作