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档案工作自检自查报告(共3篇)

档案工作自检自查报告（一）

——××市城建档案馆2023年度实体档案与数字化双轨检查

一、检查背景与目的

2023年，市住建局对城建档案监管实行“双随机＋信用分级”新模式，我馆被列为首批高频抽查单位。为提前堵塞风险、降低行政处罚概率，馆班子决定以《城市建设档案管理规定》（住建部令第47号）和《湖北省档案条例》为硬杠杠，对馆藏全部18.3万卷档案开展一次“起底式”自检自查，目标是在省级飞行检查前消除A类缺陷100%、B类缺陷90%以上，确保“零整改、零扣分”。

二、检查范围与周期

1.实体档案：1998—2022年城建竣工档案、市政管线工程档案、危改及征收档案，共18.3万卷、2.4万件。

2.数字副本：对应馆藏已全部完成数字化，数据量约12.7TB，存储于本地SAN及省政务云“异地容灾库”。

3.周期：2023年3月1日至5月31日，共13周，分为“准备—普查—整改—复核”四段式。

三、组织与分工

1.成立“自检专班”：馆长任组长，副馆长任副组长，下设实体组、数字组、法规组、后勤组。

2.抽调骨干：打破科室壁垒，从管理科、技术科、接待科抽调14名中级以上职称人员，外聘2名省级档案专家作为独立复核人。

3.责任到卷：采用“一卷一表”追溯制，每卷档案同时绑定“检查人、复核人、整改人”三方电子签名，终身可追溯。

四、检查标准与量化指标

1.实体档案：执行《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）与《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2019），细化出3级、88项指标，满分1000分，≥900分为“优良”。

2.数字档案：执行《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）与《电子文件归档与电子档案管理规范》（DA/T92-2022），设定分辨率、OCR识别率、目录挂接准确率、病毒检出率等12项硬指标。

3.缺陷分级：A类为“直接否决项”，如“缺立项批复原件”；B类为“扣分项”，如“案卷题名不准确”；C类为“提示项”，如“纸质略发黄但可抢救”。

五、实施流程

1.准备阶段（第1周）

①制定“三单一表”：检查清单、工具清单、责任清单、进度表；

②完成培训：邀请省馆专家授课4小时，现场示范“拆卷—抽检—复原”全流程；

③工具到位：购置无酸纸、PE手套、不锈钢起钉器、便携式吸尘器、高精度扫描仪(A0幅面)各1套。

2.普查阶段（第2—8周）

①实体组：按“10%抽检＋100%重点”原则，对1998—2003年早期案卷100%开卷检查，其余年度随机抽检10%；

②数字组：使用Python自编脚本，批量核对目录数据库与PDF文件名一致性，脚本跑通后2小时完成12.7TB全量比对；

③法规组：逐条对照《湖北省档案行政处罚裁量基准（2022版）》，对可能触碰处罚条款的隐患拍照、截图、固化证据；

④每日“晚例会”：17:30—18:00，专班成员在档案库房交接区站立开会，只通报三类事——新发现A类缺陷、整改超时、需要跨组协调。

3.整改阶段（第9—11周）

①建立“红黄牌”制度：A类缺陷挂红牌，限48小时内整改；B类缺陷挂黄牌，限5日内整改；

②纸质修复：与市图书馆文献保护中心签订三方协议，对108卷酸化图纸进行脱酸处理，成本控制在38元/张；

③数字返工：对扫描分辨率不足300dpi的2.3万页全部重扫，使用“扫描—质检—上传”闭环APP，质检不通过自动退回；

④补件：向市发改委、自然资源和规划局发函14份，成功补回立项批复2件、用地许可证1件、竣工备案表3件，补回率100%。

4.复核与固化阶段（第12—13周）

①独立复核：外聘专家采用“盲抽”方式，随机抽取已整改卷宗300卷，对A类缺陷再确认，结果零复发；

②建章立制：出台《××市城建档案馆馆藏质量管理办法》（城档〔2023〕15号），把自检周期、抽检比例、缺陷分级、整改时限全部写进制度；

③数据固化：将整改后电子档案生成SHA-256哈希，写入区块链存证平台“鄂档链”，确保日后任何字节变动均可被发现。

六、检查结果

1.实体档案：共发现A类缺陷21项、B类缺陷437项，整改后分别降至0项、18项，优良率99.2%。

2.数字档案：目录挂接准确率由98.11%提升到99.98%，OCR可用率由92.4%提升到98.7%，病毒检出率保持0。

3.行政处罚风险：经法规组评估，原有6项可能面临2—5万元罚款的隐患全部消除，预计避免经济损失18万元。

七、经验与不足

1.经验：

①“一卷一表”追溯制让责任压得更实，后期复核零争议；

②区块链存证给电子档案加了“时间戳”，日后审计不再靠人工解释。

2.不足：

①早期市政管线电子文件来源混乱，CAD版本过多，导致部分图层丢失；