化妆品经营企业工作制度岗位职责及管理规范.docxVIP

化妆品经营企业工作制度岗位职责及管理规范

一、总则

为规范企业经营行为，保障化妆品质量安全，维护消费者合法权益，依据《化妆品监督管理条例》《化妆品经营质量管理规范》等法律法规，结合企业实际经营特点，制定本制度。本制度适用于企业总部及所有分支机构，涵盖采购、验收、仓储、销售、售后、人员管理、质量安全管理等全流程环节，全体员工须严格遵守。

二、采购管理规范

（一）供应商管理

1.供应商资质审核：采购前须对供应商（包括生产企业、批发企业）进行严格资质审查，留存加盖公章的复印件备查。审核内容包括：

（1）营业执照（经营范围包含化妆品相关内容）；

（2）化妆品生产企业需提供《化妆品生产许可证》（进口化妆品境内责任人需提供相关备案/注册凭证）；

（3）产品质量检验报告（国产普通化妆品提供出厂检验报告，特殊化妆品提供注册或备案检验报告；进口化妆品提供入境货物检验检疫证明或国家相关部门认可的检验报告）；

（4）委托生产的产品需提供委托方与被委托方的委托生产协议及双方资质文件。

2.供应商分级管理：根据供应商资质稳定性、产品质量、供货及时性等指标，每年进行综合评估，划分为A（优先合作）、B（常规合作）、C（限制合作）三级，动态调整合作策略。

（二）采购流程控制

1.采购计划制定：采购部门需结合库存数据、销售趋势及市场需求，每月25日前编制下月采购计划，经质量负责人审核后执行。计划需明确产品名称、规格、数量、预计到货时间及质量要求。

2.采购合同签订：所有采购须签订书面合同，合同内容须包含产品质量标准、包装要求、验收方式、退换货条件（如临期产品、质量问题产品的处理规则）、违约责任等条款。进口化妆品需额外约定中文标签责任、备案/注册凭证提供义务。

3.采购记录管理：每笔采购须完整记录供应商信息、产品名称、规格、数量、生产批号、生产日期、保质期、采购日期、验收状态等内容，电子记录与纸质记录同步留存，保存期限不少于产品使用期限届满后1年，无使用期限的保存3年。

三、验收管理规范

（一）验收人员要求

验收工作由质量管理员与仓储管理员共同负责，质量管理员须具备化妆品相关专业知识或3年以上行业经验，熟悉《化妆品标签管理办法》《化妆品安全技术规范》等法规要求。

（二）验收内容与标准

1.资质文件核对：核对随货同行单与采购订单的一致性，查验产品检验报告、进口化妆品备案/注册凭证（或电子信息）、入境检验检疫证明（如有）等文件是否齐全有效。

2.外观与包装检查：

（1）包装完整性：无破损、变形、渗漏，封口严密；

（2）标签合规性：中文标签须标注产品名称、注册/备案号、生产企业名称及地址、成分表、净含量、生产日期、保质期（或使用期限）、使用方法、贮存条件、警示用语（如“儿童不宜”）等信息，进口化妆品须加贴符合规定的中文标签；

（3）特殊标识：特殊化妆品（如祛斑、防晒类）须标注特殊化妆品注册证号，儿童化妆品须标注“适用于儿童”等提示用语。

3.抽样检验：对首次合作供应商或高风险产品（如功效宣称需验证的产品），按5%比例抽样，重点检查感官指标（颜色、气味）、PH值（如护肤类产品）等，发现异常立即暂停入库并上报质量负责人。

（三）验收结果处理

1.验收合格：签署《入库验收单》，标注“合格品”，转入合格品区；

2.验收不合格：标注“不合格品”，隔离存放于不合格品区，24小时内通知采购部门与供应商协商处理（退货或更换），并记录处理结果；

3.争议处理：对验收结果有异议的，可委托具有资质的第三方检测机构复检，费用由责任方承担。

四、仓储管理规范

（一）仓储环境要求

1.仓库分区管理：设置合格品区、待检区、不合格品区、退货区，区域间有明显标识，避免混放；

2.温湿度控制：根据产品贮存条件分类存放，一般护肤类产品存储温度为10℃-30℃，湿度30%-70%；特殊产品（如需冷藏的面膜）须存放于专用冷藏柜（2℃-8℃），每日上午9:00、下午3:00各记录一次温湿度，异常情况立即调整并上报；

3.卫生管理：仓库每周全面清洁1次，地面无杂物、无积水，货架定期除尘；禁止存放与化妆品无关的物品（如食品、化学品），防虫、防鼠设施完好有效。

（二）库存管理

1.入库管理：合格品按“先进先出”原则摆放，同一产品不同批次分开放置，标识清晰（标注生产批号、生产日期、保质期）；

2.效期管理：建立《效期预警表》，对距保质期届满6个月的产品（或企业自定义的临期标准）进行红色预警，3个月的进行黄色预警；临期产品须集中陈列并标注“临期产品”提示，禁止隐蔽销售；

3.盘点管理：每月28日进行